Comptabilité automatisée et approbation des factures

Processus de facturation

Un modèle de service complet couvrant toutes les étapes du processus de traitement des factures (workflow d'approbation des factures), y compris les applications et les services comptables d'arrière-guichet.

easyap fournit à ses clients les outils d'automatisation easyapIP pour toutes les étapes du processus de facturation, de la réception de la facture à l'enregistrement automatique dans le système de gestion de l'entreprise, en optimisant le processus de résolution des exceptions et la vérification des factures grâce à la synchronisation en temps voulu de tous les acteurs du processus (fournisseur, acheteur, entrepôt, finance et approbateur).

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Avantages du flux de travail des factures

Transformation des coûts fixes en coûts variables
La catégorisation des exceptions permet d'identifier clairement les points à améliorer dans les processus associés.
Augmentation de la productivité des acteurs du processus, ce qui permet de réaliser des économies.
Enregistrement électronique de toutes les actions du processus, favorisant le contrôle interne.
Réduction des délais de résolution des exceptions et du processus d'approbation
Facilite la planification de la trésorerie
Visibilité du statut de chaque facture. Attribution automatique des tâches aux responsables sur la base de règles de gestion.

Qu'est-ce qu'easyap Invoices ?

Une plateforme en ligne pour l'automatisation du traitement des factures, complétée par des services comptables experts.

Cycles de factures commandées et non commandées, automatisant les tâches de mise en correspondance/formation des factures, de résolution des exceptions, de codage, d'approbation et de comptabilisation.

À qui s'adresse-t-il ?

Les entreprises de toutes tailles qui souhaitent augmenter la productivité de leurs services de comptabilité fournisseurs et améliorer et optimiser leurs processus de comptabilité fournisseurs.

Pourquoi l'utiliser ?

Des économies pouvant aller jusqu'à 45 %.
Pas d'investissement initial.
Coût variable par nombre de factures traitées.
Aucun développement interne n'est nécessaire.

Principales caractéristiques du flux de travail pour l'approbation des factures

Réception dans différents formats.

Possibilité d'avoir un seul canal d'entrée pour les factures, quel que soit le format de chacune d'entre elles. Les factures peuvent être reçues par voie électronique, par courrier électronique, sur papier... elles auront toutes le même canal d'entrée. Numérisation certifiée qui permet la destruction des factures papier.

Différents formats de sortie, en fonction de la destination des factures.

Les factures peuvent être envoyées à un système comptable avec un certain fichier ou à un système d'exploitation avec un autre fichier. Flexibilité dans l'adaptation du format de sortie.

Flux de travail pour l'approbation des factures.

Extensible et avec un large éventail de statuts, du traitement simple au traitement plus complexe, avec des fonctionnalités pour : la codification comptable, les circuits de vérification des factures, la conformation/équilibrage automatique et la résolution des exceptions. Si vous le souhaitez, les données peuvent être intégrées dans un fichier comptable destiné à l'ERP.

Accès au web.

Aucun système n'est requis et il n'est pas nécessaire d'acheter des éléments matériels ou logiciels. Un navigateur et une connexion internet suffisent.

Moteur d'équarrissage puissant et automatique.

L'utilisation de différents critères permet d'obtenir des pourcentages de conformation automatique supérieurs à 90 %.

Visibilité totale de la zone financière.

Vous pouvez à tout moment consulter en ligne le statut et la personne responsable de chacune de vos factures.

Enregistrement de tous les événements avec l'utilisateur.

Date et heure, commentaire et type d'action. Ces informations sont très utiles pour l'audit et le contrôle des actions.

Archivage en ligne pendant la période convenue.

Accès aux images/données de toutes les factures archivées.

Comment se déroule le processus d'automatisation des factures fournisseurs ?

Le portail de facturation électronique easyapIP dispose de workflows spécifiquement conçus pour automatiser les factures fournisseurs et pour couvrir la particularité du traitement de la réception des factures de tiers. Les circuits habituels de facturation, avec ou sans bon de commande, sont présentés ci-dessous.

1. réception des factures :

Réception des factures : tout format

2. la validation des factures :

Validations : de nature différente, formelle, duplicité, données...

3. Identification de la facture :

Identification automatisée du type de facture : avec ou sans commande / autres circuits propres logique mise en œuvre sur la base des informations de la facture, attributs dans le fournisseur

4. Factures avec bon de commande :

Factures avec commande: correspondance automatique

4. Factures sans ordre :

Factures sans bon de commande: codification et approbation

Comparaison avec la commande (comparaison du numéro de commande et des montants).

Comparaison avec la commande et le bon de livraison : numéro de commande, numéro de bon de livraison, nombre de pièces, prix unitaire et tout autre élément.

Codification :
imputation comptable, compte et éléments de comptabilité analytique (jusqu'à 5 niveaux) :
Automatique sur la base des informations contenues dans la facture, fournisseur
Manuel, avec téléchargement à partir de xls.

Approbation : affectation automatique à un ou plusieurs utilisateurs (séquence) pour la signature électronique, sur la base de règles d'entreprise facilement paramétrables par fournisseur, montant, centre de coûts, compte comptable...

5. Résolution des incidents

Catégorisation détaillée du type de problème et affectation automatique à la personne responsable de sa résolution. Options d'action en fonction du type de problème

6. Affichage

Création automatique d'une ligne d'écriture adaptée aux caractéristiques de l'erp

Flux de travail avancé pour les factures

Codification des factures sans ordre

L'absence de bon de commande/ordre d'achat nécessite une approbation a posteriori de la dépense. L'obtention de cette approbation implique beaucoup d'efforts et de temps. Ce phénomène est très fréquent dans les "situations d'urgence", ce qui sape les fondements du contrôle interne. L'absence de bon de commande favorise l'ignorance de la survenance de la dépense, ce qui entraîne des surprises.

Il s'agit, à un niveau très élevé, des étapes d'information dans le processus de traitement des factures non commandées, depuis la saisie et la vérification des factures jusqu'aux informations relatives aux paiements ultérieurs.

Correspondance entre la facture et la commande

En moyenne, 15 % des factures traitées comportent des exceptions. Le coût de traitement d'une facture comportant une exception est 20 fois plus élevé que le coût de traitement d'une facture sans problème. Dans la plupart des cas, c'est la comptabilité fournisseurs qui est responsable du traitement de l'exception alors qu'elle n'est pas habilitée à la résoudre.

Il s'agit, en gros, des étapes d'information dans le processus de traitement des factures liées à une commande, depuis l'entrée et la vérification de la facture jusqu'aux informations relatives au paiement ultérieur.

Numérisation certifiée et saisie des factures

La réalité actuelle

En règle générale, le traitement des factures est lent, inefficace et coûteux.

En raison de la grande variété de formats de factures et de la mauvaise prédiction de la structure des lignes de détail, même la technologie automatisée de capture de factures par OCR (reconnaissance optique de caractères) ne permet pas encore de répondre de manière adéquate à cette activité.

Notre proposition de numérisation certifiée

easyap propose une solution basée sur un juste équilibre entre la technologie et le dévouement d'un personnel spécialisé. Nous fournissons l'image numérique et les données de facturation.

easyap est agréé par l'Agence fiscale pour la numérisation certifiée des factures. Grâce à ce nouveau processus, l'obligation d'archivage physique des factures est supprimée, car les documents numériques générés sont conformes à toutes les exigences fiscales/légales.