Automatisierte Buchhaltung und Rechnungsfreigabe

Rechnungs-Workflow

Ein umfassendes Servicemodell, das alle Schritte des Rechnungsbearbeitungsprozesses (Workflow zur Rechnungsfreigabe) abdeckt, einschließlich Anwendungen und Verwaltungsdienstleistungen im Bereich Rechnungswesen.

easyap stellt seinen Kunden alle Werkzeuge für die easyapIP-Automatisierung aller Schritte des Rechnungsprozesses zur Verfügung. Dies geht vom Rechnungseingang bis zur automatischen Verbuchung im betriebswirtschaftlichen System. Dabei optimiert es den Prozess der Lösung von Reklamationen und Rechnungsprüfung durch zeitnahe Synchronisation aller Prozessbeteiligten (Lieferant, Käufer, Lager, Finanzen und Genehmigender).

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Vorteile des Rechnungsworkflows

Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten
Die Kategorisierung von Ausnahmen ermöglicht eine Identifizierung von klaren Verbesserungspunkten in den zugehörigen Prozessen
Steigerung der Produktivität der am Prozess beteiligten Akteure, was zu Kosteneinsparungen führt
Elektronische Buchung aller Prozessvorgänge, wodurch die interne Kontrolle begünstigt wird
Verkürzte Bearbeitungszeit von Reklamationen und verkürzter Genehmigungsprozess
Erleichtert die Finanzplanung
Sichtbarkeit des Status jeder einzelnen Rechnung. Automatische Zuweisung von Aufgaben an Manager gemäß der festgelegten Unternehmensrichtlinien.

Was ist easyap Rechnungen?

Eine Online-Plattform für die Automatisierung des Rechnungsprozesses, ergänzt durch fachkundige Buchhaltungsdienste.

Rechnungszyklen mit und ohne Bestellauftrag, Automatisierung von Aufgaben zur Überprüfung der Korrektheit, Bearbeitung von Reklamationen, Kodierung, Genehmigung und Buchung von Rechnungen

An wen ist das gerichtet?

Für Unternehmen jeder Größe, die die Produktivität ihrer Kreditorenbuchhaltung steigern und ihre Prozesse in der Lieferantenbuchhaltung verbessern und optimieren wollen.

Warum sollte man das nutzen?

Kosteneinsparungen von bis zu 45%.
Keine Erstinvestition.
Variable Kosten je nach Anzahl der verarbeiteten Rechnungen.
Keine interne Entwicklung erforderlich.

Wichtige Funktionen des Workflows zur Rechnungsfreigabe

Empfang in verschiedenen Formaten.

Hiermit bekommen Sie die Möglichkeit über nur einen einzigen Kanal alle Rechnungen unabhängig von ihrem Format empfangen zu können. Es ist möglich die elektronische Rechnungen zu erhalten, per E-Mail oder auch in Papierform. Es wird für alles nur ein Kanal benötigt. Zertifizierte Digitalisierung, die die Vernichtung von Papierrechnungen ermöglicht.

Unterschiedliche Ausgabeformate, je nach Empfänger der Rechnungen

Rechnungen können an ein Buchhaltungssystem mit einer bestimmten Datei oder an ein Betriebssystem mit einer anderen Datei gesendet werden. Flexibilität bei der Anpassung an das Ausgabeformat

Workflow zur Rechnungsfreigabe.

Erweiterbar und mit sehr unterschiedlichen Zuständen, die von einer einfachen bis zu einer komplexeren Verarbeitung mit Funktionen für: Buchhaltungskodifizierung, Rechnungsprüfungsschaltungen, automatische Anpassung/Rahmung und Ausnahmeauflösung ermöglichen. Auf Wunsch zu einer Buchhaltungsdatei für das ERP führen

Zugang über Webanwendung.

Keine Systemvoraussetzungen oder Notwendigkeit, irgendeine Art von Hardware- oder Software-Komponenete zu kaufen. Ein Browser und eine Internetverbindung sind alles, was benötigt wird.

Leistungsstarkes System zur Überprüfung der Konformität von Rechnungen.

Durch die Verwendung verschiedener Kriterein wird ein Niveau von über 90% an konformen Rechnungen erreicht.

Vollständige Sichtbarkeit für den Finanzbereich.

Online und jederzeit den Status und die verantwortliche Person für jede einzelne Rechnungen einsehen können.

Registrierung aller Veranstaltungen mit Benutzer.

Datum und Uhrzeit, Kommentar und Art der Aktion. Sehr nützliche Informationen für die Rechnungsprüfung und Kontrolle von Aktionen.

Online-Archivierung für die vereinbarte Zeit.

Zugriff auf Bilder/Daten aller archivierten Rechnungen.

Wie läuft der Prozess der Automatisierung von Lieferantenrechnungen ab?

Das Portal für elektronische Rechnungen easyapIP verfügt über speziell entwickelte Workflows für die Automatisierung von Lieferantenrechnungen und die besonderen Fälle bei der Bearbeitung von Rechnungen von Dritten. Nachfolgend stellen wir die üblichen Rechnungsabläufe mit oder ohne Bestellung grafisch dar.

1. die Entgegennahme von Rechnungen:

Rechnungseingang: beliebiges Format

2. die Validierung der Rechnung:

Validierungen: unterschiedlicher Art, formal, doppelt empfangen, Daten...

3. Rechnungsidentifikation:

Automatisierte Identifizierung des Rechnungstyps: mit oder ohne Bestellauftrag/ andere proprietäre Schaltungslogiken, die auf der Grundlage von Rechnungsinformationen und Lieferantenattributen implementiert werden

4. Rechnungen mit Bestellauftrag:

Rechnungen mit Bestellung: automatischer Abgleich

4. Rechnungen ohne Bestellauftrag:

Rechnungen ohne Bestellung: Kodierung und Genehmigung

Vergleich mit Kaufauftrag (Vergleich von Bestellnummer und Beträgen)

Vergleich mit Kaufauftrag und Lieferschein: Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Einheiten, Einzelpreis und jedes andere Element.

Codierung:
Buchhaltungszuweisung, Konten- und analytische Buchhaltungselemente (bis zu 5 Ebenen):
Automatisch basierend auf den Informationen in der Rechnung, Lieferant
Manuell, mit Bezug aus xls.

Genehmigung: automatische Zuordnung zu einem oder mehreren Benutzern (Reihenfolge) für die elektronische Unterschrift, basierend auf Unternehmensrichtlinien, die leicht nach Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Buchhaltungskonto parametrisiert werden können...

5. Bearbeitung von Reklamationen

Detaillierte Kategorisierung der Art des Problems und automatische Zuweisung an die richtige Person, die für dessen Lösung verantwortlich ist. Handlungsoptionen je nach Art des Problems

6. Buchhaltung

Automatische Erstellung einer Buchungszeile, die den Eigenschaften des ERP-Systems entspricht

Erweiterter Rechnungsworkflow

Kodierung von Rechnungen ohne Bestellung

Das Fehlen einer Bestellung/eines Kaufauftrags erfordert eine nachträgliche Genehmigung der Ausgabe. Diese Genehmigung zu erhalten, ist mit viel Aufwand und Zeit verbunden. Dieses Phänomen tritt häufig in „Notfällen” auf und untergräbt die Grundlagen der internen Kontrolle. Das Fehlen einer Bestellung fördert die Unkenntnis über das Entstehen von Ausgaben und führt zu Überraschungen.

Dies sind, auf sehr hoher Ebene, die Schritte, die die Informationen im Prozess der Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellung durchlaufen, vom Eingang und der Überprüfung der Rechnungen bis hin zur anschließenden Zahlungsinformation.

Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen

Im Durchschnitt gibt es bei 15% der bearbeiteten Rechnungen Ausnahmen. Die Kosten für die Bearbeitung einerRechnung mit einer Ausnahme sind 20 Mal höher als die Kosten für die Bearbeitung einer Standardrechnung. In den meisten Fällen ist es die Kreditorenbuchhaltung, die für die Bearbeitung der Ausnahmen verantwortlich ist, wenn sie nicht die Befugnis hat, sich damit zu befassen.

Dies sind, grob gesagt, die Schritte, die die Informationen im Prozess der Bearbeitung von Rechnungen mit Bestellung durchlaufen, vom Eingang und der Überprüfung der Rechnungen bis hin zur anschließenden Zahlungsinformation.

Zertifiziertes Scannen und Erfassen von Rechnungen

Aktuelle Situation

Normalerweise ist die Bearbeitung von Rechnungen langsam, ineffizient und teuer.

Motiviert durch die große Vielfalt an Rechnungsformaten und die schlechte Auswertung von Informationen in detaillreichen Zeilen, einschließlich der automatisierten OCR- (Optical Character Recognition) Rechnungserfassungstechnologie, wird dieser Aktivität noch immer nicht ausreichend Rechnung getragen.

Unser Angebot für zertifizierte Digitalisierung

easyap schlägt eine Lösung vor, die auf einem angemessenen Gleichgewicht zwischen Technologie und dem Einsatz von Fachpersonal basiert. Wir stellen das digitale Bild und die Daten der Rechnung zur Verfügung.

easyap ist vom spanischen Finanzamt für die zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen zugelassen. Mit diesem neuen Verfahren entfällt die Verpflichtung zur physischen Archivierung von Rechnungen, da die erzeugten digitalen Dokumente alle steuerlich/rechtlichen Anforderungen erfüllen.