Réception des factures - Portail des fournisseurs de factures électroniques
Réalité actuelle - Réception des factures électroniques
Le simple fait d'utiliser des factures papier entraîne des surcoûts importants inhérents au traitement du document, tant du point de vue du client que du fournisseur, ce qui limite la capacité d'optimisation et de réduction des cycles de traitement.
Comment recevoir des factures électroniques, comment numériser les factures et les documents, comment organiser les factures des fournisseurs, comment organiser les factures des fournisseurs, etc.
Notre proposition - Portail de réception des factures
easyap met à la disposition de ses clients le portail de réception des factures fournisseurs easyei, où toutes les factures sont reçues dans une boîte aux lettres centralisée, quel que soit leur format : facture électronique, e-invoice, pdf, edi, papier .....
L'idée est qu'en un seul point, vous ayez une visibilité sur toutes les factures reçues, quel que soit le format dans lequel le fournisseur les a envoyées. Les factures papier / pdf passeront par un processus de numérisation et d'ocr, et seront envoyées à la boîte aux lettres centralisée déjà numérisées.
Les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures à un point central dans différents formats : pdf, e-invoice, edi, facturae... De telle sorte que, quels que soient l'origine et le format, le service de comptabilité des fournisseurs disposera des factures (avec l'image et les données) en un seul endroit pour les traiter.
L'utilisation de multiples L'utilisation de multiples canaux d'interconnexion facilite la connexion à la "boîte aux lettres" de la facture centralisée, au courrier électronique, au ftp, aux réseaux à valeur ajoutée tels que Peppol... rend le client indépendant des différents protocoles et formats de facturation. Le téléchargement manuel des factures, soit par le biais d'une facture Web, soit à partir de fichiers structurés, fait également partie du champ d'application fonctionnel du portail du fournisseur.
À partir de ce point commun, il sera possible de relier, si on le souhaite, des flux de traitement en fonction du type de facture : avec ou sans commande,factures en attente d'approbation pour accélérer les tâches de conformation, d'approbation, de codification, de résolution d'incidents...
Avantages - easyei invoice receipt provider portal
- Visibilité immédiate des factures, qui ne sont plus perdues entre les services
- Transformation des coûts fixes en coûts variables
- Augmentation de la productivité des acteurs du processus, ce qui se traduit par des économies pour le client et le fournisseur.
- Enregistrement électronique de toutes les actions du processus, favorisant le contrôle interne.
- Réduction du temps consacré par le client à l'approbation des factures et à la résolution des exceptions.
- Améliorer la relation client/fournisseur
- Enregistrement automatique des factures
- Acquisition effective des dépenses
- Facilite la planification de la trésorerie
Comment easyei fonctionne-t-il avec la réception des factures ?
Processus
easyei est un portail de facturation électronique basé sur le web qui vous permet d'avoir un point d'entrée unique pour toutes les factures reçues des fournisseurs, quel que soit leur format, et de les transférer vers le système comptable. Vous travaillez avec des images et des données, sans papier ni format électronique ininterprétable.
1) Adresse d'expédition :
Les factures papier peuvent être collectées par un service de messagerie ou dans une boîte postale centralisée desservie par easyap.
easyap vous attribue une adresse centralisée MI_Empresa@factura.es ou MY_Company@invoic.es pour vos factures en pdf, xml, e-invoice, EDI... Si le client dispose d'une boîte aux lettres centralisée, aucun changement n'est nécessaire.
2. Envoi des factures :
Les fournisseurs envoient leurs factures sur papier ou en format électronique (pdf, xml, EDI,...) aux adresses assignées. Possibilité de personnaliser les formats par fournisseur.
Si vous le souhaitez, vos fournisseurs peuvent créer leurs factures directement sur le portail web ou les télécharger via des fichiers structurés dans un format standard.
Pour les factures papier, lafonctionnalité de numérisation est directement intégrée au portail. Pour les factures papier / pdf, les procédures OCR sont intégrées dans le portail, et la numérisation certifiée et les signatures électroniques sont utilisées pour générer des factures électroniques ayant une validité juridique totale.
3. Réception des factures :
Les factures sont reçues, quel que soit leur format, sur le portail de facturation électronique easyap easyei.
4. Signature électronique :
Les factures sont signées électroniquement pour garantir leur validité juridique.
5. Acceptation des factures :
Les factures, une fois acceptées, sont téléchargées et/ou envoyées à votre système comptable dans le format convenu.
Flux de travail :
L'intégration de flux de travail de mise en correspondance et d'approbation fait également partie des services offerts par easyap.
Pour plus d'informations, cliquez ici.
6. Informations électroniques sur la garde et le statut :
Les factures stockées sur le portail easyei pourront être consultées ultérieurement pendant la période convenue.
L'indication du statut de la facture en tant qu'information sur le paiement fait partie des informations de base à fournir au fournisseur.
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Bénéfice mutuel : le fournisseur est satisfait et les ressources sont libérées.
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