Rechnungsempfang | Portal für elektronische Rechnungen von Lieferanten
Aktuelle Realität – Elektronische Rechnungen empfangen
Die Verwendung von Papierrechnungen führt zu erheblichen Mehrkosten bei der Bearbeitung der Dokumente sowohl aus Sicht des Kunden als auch aus Sicht des Lieferanten und schränkt potentielle Optimierungsmöglichkeiten der Prozesszyklen ein.
Wie empfängt man elektronische Rechnungen? Wie digitalisiert man Rechnungen und Dokumente? Wie organisiert man Rechnungen von Lieferanten?
Unser Angebot – Portal für den Empfang von Rechnungen
easyap stellt seinen Kunden das Portal easyei für den Empfang von Lieferantenrechnungen zur Verfügung, in dem alle Rechnungen unabhängig von ihrem Format – elektronische Rechnung, E-Rechnung, PDF, EDI, Papier – in einem zentralen Postfach empfangen werden.
Die Idee dahinter ist, dass alle eingegangenen Rechnungen an einem einzigen Ort einsehbar sind, unabhängig davon, in welchem Format sie vom Lieferanten versandt wurden. Papierrechnungen/PDF-Rechnungen werden gescannt und per OCR erfasst und anschließend digitalisiert in den zentralen Posteingang übertragen.
Die Lieferanten können ihre Rechnungen in verschiedenen Formaten an eine zentrale Stelle senden: PDF, E-Rechnung, EDI, Facturae... Auf diese Weise verfügt die Buchhaltung der Lieferanten unabhängig von Herkunft und Format an einem einzigen Ort über die Rechnungen (mit Bild und Daten) für deren Bearbeitung.
Die Verwendung von mehrerer Verbindungskanäle erleichtern die Verbindung zum zentralen „Postfach” für Rechnungen, E-Mails, FTP, Mehrwertnetze wie Peppol... macht den Kunden unabhängig von den verschiedenen Protokollen und Rechnungsformaten. Das manuelle Hochladen von Rechnungen, sei es über die Webrechnung oder aus strukturierten Dateien, ist ebenfalls Teil des Funktionsumfangs des Lieferantenportals.
Von diesem gemeinsamen Punkt aus können Sie, falls gewünscht, je nach Art der Rechnung Workflows zur Bearbeitung verknüpfen: mit oder ohne Bestellung,zur Genehmigung ausstehende Rechnungen, um Aufgaben wie Konformitätsprüfung, Genehmigung, Kodifizierung, Behebung von Vorfällen usw. zu beschleunigen.
Vorteile – Portal des Rechnungsempfangsanbieters easyei
- Sofortige Einsicht in Rechnungen, die nicht mehr zwischen den unterschiedlichen Abteilungen verloren gehen können
- Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten
- Erhöhte Produktivität der Prozessakteure, was zu Kosteneinsparungen sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten führt
- Elektronische Buchung aller Prozessvorgänge, wodurch die interne Kontrolle begünstigt wird
- Geringerer Zeitaufwand der Kunden für die Rechnungsgenehmigung und die Lösung von Ausnahmen
- Verbesserung der Beziehung Kunde/Lieferant
- Automatische Rechnungsbuchung
- Ermittlung tatsächlicher Ausgaben
- Erleichtert die Finanzplanung
Wie funktioniert easyei beim Empfang von Rechnungen?
Prozess
easyei ist ein Portal des Anbieters für elektronische Rechnungsstellung, das einen einzigen Zugangspunkt für alle von Lieferanten erhaltenen Rechnungen unabhängig von ihrem Format bietet und diese an das Buchhaltungssystem weiterleitet. Es arbeitet mit Bildern und Daten, es gibt weder Papier noch nicht interpretierbare elektronische Formate.
1. Lieferadresse:
Papierrechnungen können per Paketdienst abgeholt werden oder an ein zentrales Postfach von easyap geschickt werden.
easyap weist Ihnen eine zentrale Adresse MI_Empresa@factura.es oder MY_Company@invoic.es für Ihre Rechnungen im PDF-, XML-, E-Rechnungs- oder EDI-Format zu. Wenn der Kunde über einen zentralen Posteingang verfügt, sind keine Änderungen erforderlich.
2. Rechnungsstellung:
Die Lieferanten senden ihre Rechnungen in Papierform oder in elektronischem Format (pdf, xml, EDI,...) an die zugeordneten Adressen. Möglichkeit zur Anpassung der Formate pro Lieferant.
Auf Wunsch können Ihre Lieferanten ihre Rechnungen direkt über das Webportal erstellen oder sie über strukturierte Dateien im Standardformat hochladen.
Für Papierrechnungen steht eine direkt in das Portal integrierte Scanfunktion zur Verfügung . Papierrechnungen/PDF-Rechnungen verwenden im Portal integrierte OCR-Verfahren sowie zertifizierte Digitalisierung und elektronische Signatur, um rechtsgültige elektronische Rechnungen zu erstellen.
3. Eingang von Rechnungen:
Rechnungen werden unabhängig vom Format im E-Invoicing-Portal easyei von easyap empfangen.
4. Elektronische Unterschrift:
Rechnungen werden elektronisch signiert, um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
5. Annahme von Rechnungen:
Sobald die Rechnungen akzeptiert wurden, werden sie heruntergeladen und/oder in dem vereinbarten Format an Ihr Buchhaltungssystem gesendet.
Workflow:
Die Einbindung von Abstimmungs- und Genehmigungs-Workflows in den Serviceumfang von easyap ist ebenfalls möglich.
Weitere Informationen finden Sie hier.
6. Elektronische Verwahrung und Statusinformationen:
Rechnungen, die im easyei-Portal gespeichert sind, stehen während eines vereinbarten Zeitraums zur späteren Einsichtnahme zur Verfügung.
Die Rückmeldung des Rechnungsstatus als Zahlungsinformation gehört zu den grundlegenden Informationen, die dem Lieferanten angezeigt werden müssen.
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Gegenseitiger Nutzen: zufriedener Lieferant und freigesetzte Ressourcen.
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