Foire aux questions sur Easyap

Easyap est spécialisé dans la gestion du processus de facturation avec des tiers. Depuis plus de 25 ans, il propose des services visant à améliorer les processus d'envoi et de réception des factures. À l'aide d'outils développés en interne, easyap aide les entreprises à automatiser et à optimiser leurs flux de travail liés à la facturation électronique.

Oui, easyapIP est compatible avec tous les systèmes comptables ou ERP. Il s'agit d'une application externe qui s'adapte au format de fichier nécessaire pour s'intégrer aux systèmes du client. Elle peut recevoir des données (entrées) et envoyer des informations traitées (sorties), en se connectant à la fois aux systèmes comptables et opérationnels. Easyap fonctionne avec les principaux ERP du marché, tels que SAP, PeopleSoft, Navision, JD Edwards, Contaplus, ainsi qu'avec les développements internes de chaque entreprise.

Non, easyap ne vend pas de logiciels. Il s'agit d'une entreprise de services spécialisée dans l'amélioration des processus de comptabilité fournisseurs et de facturation électronique. Elle propose ses propres outils à ses clients dans le cadre de ses services et apporte également son aide dans les tâches administratives et comptables, selon le contrat conclu.

Par exemple, easyap peut se charger de la numérisation, de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de la gestion documentaire des factures, ainsi que de leur codification et de leur conformité. Cependant, il n'effectue pas les tâches d'approbation des factures.

Easyap est une entreprise pionnière qui compte plus de 25 ans d'expérience dans les services gérés de comptabilité fournisseurs et de facturation électronique. Elle a travaillé avec des entreprises de différentes tailles et de différents secteurs, les aidant à optimiser leurs processus de traitement des factures. Grâce à son approche axée sur l'efficacité et les résultats, ses clients ont réalisé des améliorations significatives et des économies durables, dans le cadre de relations de collaboration à long terme.

Les services d'easyap sont commercialisés selon un modèle flexible et adaptable. Il n'y a pas de licence par nombre d'utilisateurs ni de frais de maintenance. Le prix varie en fonction du volume de documents traités et des tâches externalisées que vous souhaitez déléguer. Cela permet au client de ne payer que pour l'utilisation réelle de la plateforme et les services souscrits.

La plateforme easyapIP se distingue sur le marché par :

• avoir plus de 20 ans d'expérience
• spécialisation en finance avec des profils d'experts
• économies de coûts
• amélioration continue des processus
• visibilité totale
• opération sans frontières physiques
• libération de ressources internes.

Easyap offre ses services en Europe, y compris dans les pays scandinaves, ainsi qu'en Amérique du Nord et en Amérique latine.

Dans chaque pays, elle adapte ses processus à la législation en vigueur et respecte les protocoles homologués.

La solution easyap s'adresse à tous les secteurs d'activité disposant d'un service financier, car elle peut aider toutes les entreprises à optimiser leurs processus financiers.

Easyap est une plateforme modulaire qui comprend plusieurs modules :

• émission et réception de factures électroniques
• gestion des dépenses des employés
• traitement des factures via des workflows.

EasyEI est une plateforme de facturation électronique qui permet d'émettre des factures à des clients et de recevoir des factures de fournisseurs.
Principales caractéristiques :

• Aucune installation de logiciel n'est nécessaire.
• Coût 100 % variable, payable uniquement sur facture émise ou reçue.
• Prise en charge multiformat : permet d'émettre et de recevoir des factures dans des formats tels que facturae, XML, EDI, facture web et même papier.
• Inscription en ligne en 5 minutes.

La plateforme permet d'émettre des factures électroniques à tous vos clients, en s'adaptant au format que chaque client peut recevoir. De plus, elle offre une valeur ajoutée en joignant un fichier comptable à la facture, ce qui facilite la comptabilisation automatique dans l'ERP du destinataire. La plateforme gère ce processus, libérant ainsi l'émetteur et le destinataire de développements supplémentaires.

La facturation électronique offre de nombreux avantages :

• la génération, l'envoi et la réception des factures sont immédiats, ce qui réduit au maximum les délais
• supprime les frais d'expédition tels que les enveloppes et les timbres
• garantit la réception fiable des factures et évite les pertes en les stockant sur le portail easyapIP. De plus, grâce à des modules de workflow, il permet d'automatiser les processus de rapprochement et d'approbation, facilitant ainsi la comptabilisation automatique sans intervention humaine.

Le portail de facturation électronique d'easyap permet d'émettre des factures de deux manières :

1. en saisissant manuellement les données dans une interface web
2. grâce au téléchargement automatique des fichiers depuis l'ERP de l'utilisateur. La plateforme est compatible avec tous les formats de fichiers, ce qui facilite l'émission et la réception, quel que soit le système utilisé.

La plateforme easyapIP gère toutes les factures d'un utilisateur, tant celles reçues des fournisseurs que celles émises aux clients. Elle complète le cycle de la facture jusqu'à sa comptabilisation dans l'ERP, envoie les factures par voie électronique dans le format que chaque client peut recevoir et les stocke afin de respecter les exigences légales.

Le processus de mise en œuvre d'easyapEI est simple et rapide. Il s'effectue entièrement en ligne et ne nécessite qu'un paramétrage personnalisé en fonction des besoins spécifiques de chaque client pour être opérationnel en peu de temps.

Sur le portail easyapEI, vous pouvez recevoir des factures dans n'importe quel format, qu'il s'agisse d'un format électronique (Facturae, XML, EDI, etc.) ou PDF.

Il dispose également d'une fonctionnalité OCR et de validation pour traiter les factures au format PDF et papier (après numérisation). Easyap propose également un service de numérisation des factures papier.

Le portail easyapEI permet de recevoir tout type de facture, que ce soit au format électronique (Facturae, XML, EDI, entre autres) ou PDF, quel que soit le format. Il dispose également d'une technologie OCR et de validation pour traiter les factures au format PDF et papier (une fois numérisées). Easyap propose également un service de numérisation des factures papier.

Oui, vous pouvez essayer sans engagement les fonctionnalités du portail de facturation électronique easyei pour émettre et recevoir des factures. Consultez notre site web : https://www.easyap.com/e-factura-emision/

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Oui, les fournisseurs peuvent accéder au portail easyei pour consulter le statut de leurs factures envoyées, ce qui réduit considérablement les appels de suivi. Cet accès peut être configuré pour être limité si le client le souhaite.

Les clients reçoivent une notification par e-mail dès que la facture est envoyée.

La réception des factures des fournisseurs peut se faire par e-mail ou FTP. Lors de l'inscription sur le portail easyei, des comptes de messagerie spécifiques (par exemple, Mi_Empresa@factura.es ou Mi_Empresa@einvoic.es) et des accès FTP sont créés pour recevoir les factures directement sur le portail. S'il existe déjà des adresses internes pour recevoir les factures, le portail peut également lire ces comptes de messagerie.

Le processus de configuration pour recevoir des factures électroniques est très rapide et ne prend que quelques minutes. Si vous disposez d'un certificat numérique pour signer les factures, cela ne devrait pas vous prendre plus de 10 minutes. L'inscription comprend la création de comptes de messagerie (par exemple, Mi_Empresa@factura.es ou Mi_Empresa@einvoic.es) et un accès FTP pour recevoir les factures des fournisseurs directement sur le portail.

La configuration pour envoyer des factures électroniques à vos clients est rapide et s'effectue en ligne en quelques minutes. Si vous disposez d'un certificat numérique pour signer les factures, le processus ne devrait pas prendre plus de 5 minutes.

Oui, le portail easyei fournit un accusé de réception pour chaque facture envoyée et enregistre les événements de refus ou les erreurs d'envoi de la part du client. Il offre également un accusé de réception pour les factures papier.

Le portail easyei prend en charge les principaux formats de facturation électronique, tels que facturae, edi, xml, brl, pdf, entre autres. Il permet également l'envoi au format papier. De plus, il est possible de mettre en place des formats spécifiques pour chaque client, en personnalisant le format d'envoi en fonction de ses besoins.

Oui, easyap permet une interconnexion directe avec les principaux systèmes comptables et ERP pour l'émission de factures. De plus, il prend en charge le chargement massif de fichiers de factures émises afin de faciliter le processus.

Oui, le portail easyei permet d'émettre des factures électroniques valides dans les formats exigés par l'administration, tels que facturae et XML. L'inscription sur le portail est gratuite et vous ne payez que pour les factures émises.

Pour traiter automatiquement une facture reçue au format PDF, il est nécessaire d'extraire les données à l'aide d'outils OCR (reconnaissance optique de caractères) et de valider les informations extraites pour leur comptabilisation automatique.

Le portail easyei offre plusieurs avantages pour le traitement des factures PDF reçues, notamment :

• Comptabilisation automatique grâce à l'extraction des données à l'aide d'outils OCR.
• Accès en ligne à l'image numérisée de la facture.
• Plateforme unique pour gérer toutes les factures, quel que soit leur format : papier, XML, PDF, EDI, etc.

La facture au format PDF sans signature numérique est légalement valable si elle remplit les conditions suivantes :

• Elle est conservée dans le même support que celui dans lequel elle a été reçue, par exemple, un courrier électronique.
• Un accès rapide et en ligne est garanti pour les éventuelles demandes de l'administration fiscale.

Une facture au format PDF n'est considérée comme une facture électronique que si elle est signée numériquement. Cependant, elle n'offre pas le principal avantage d'une facture électronique au format XML ou en données structurées, qui permet un traitement automatique sans avoir recours à des outils OCR.

La facture électronique est l'équivalent numérique de la facture papier, avec la même valeur légale et une sécurité accrue. Il s'agit d'un document légal ayant des implications fiscales qui doit remplir certaines conditions :

• Il doit être dans un format électronique reconnu (EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12, etc.).
• Sa transmission doit être télématique.
• Le document doit rester inchangé afin de garantir son intégrité et son authenticité.

easyapIP Gastos de Empleado est un module de la plateforme easyapIP conçu pour gérer les notes de frais des employés. Cette application web facilite le traitement, la comptabilisation et le paiement des dépenses engagées par les employés au nom de l'entreprise dans le cadre de leur activité professionnelle. Pour plus d'informations, rendez-vous sur gastosempleado.es et consultez la foire aux questions.

La plateforme easyapIP est conçue pour être très intuitive. La formation se divise en deux niveaux :

1. cours destinés aux utilisateurs intensifs, axés sur la paramétrisation des règles et la gestion de la sécurité
2. un module avec des vidéos explicatives pour que chaque employé puisse apprendre à utiliser la plateforme de manière autonome, sans avoir besoin de personnel dédié.

Une note de frais indique deux montants différents :

1. Montant total, correspondant à la somme de toutes les lignes, quel que soit le mode de paiement.
2. Montant à payer, qui comprend uniquement les lignes devant être remboursées à l'employé, à l'exclusion des dépenses payées par carte d'entreprise ou par d'autres moyens ne donnant pas lieu à remboursement.

Le circuit des notes de frais est configuré en fonction des besoins de chaque client. Il peut être lancé à tout moment, avant ou après la dépense. Il comprend les étapes suivantes :

• autorisation préalable pour les voyages (dates, destination, coûts)
• connexion avec les agences de voyage
• demande d'avances ou de fonds
• la prise en charge des frais sur place (taxi, repas, etc.).

easyapIP est un outil de workflow qui permet à l'employé de connaître en temps réel l'état de chaque note de frais et qui est responsable de la tâche correspondante. L'employé peut savoir si sa note est en cours d'approbation, qui doit l'approuver, si elle est en cours de révision, d'audit ou dans le service comptable. Tous les événements sont enregistrés et l'accès aux informations est réglementé par des contrôles de sécurité afin de garantir la confidentialité.

Le circuit d'approbation des notes de frais est configuré conformément à la politique de dépenses de l'entreprise.

Une fois paramétré, tout utilisateur disposant des autorisations appropriées peut gérer et modifier ce circuit.

L'un des avantages d'easyapIP est que les données existantes pour chaque feuille peuvent être extraites dans le format requis, créant ainsi un fichier comptable qui peut être importé dans le système comptable. Cela élimine la duplication du travail qui existe habituellement lorsque l'employé remplit un modèle de données et l'enregistrement ultérieur de celui-ci dans le système comptable.

easyapIP fonctionne déjà avec de nombreux systèmes comptables, de sorte que les exportateurs/importateurs les plus courants sont développés.

La plateforme inclut les politiques de dépenses de l'entreprise, permettant d'introduire des limitations basées sur les catégories professionnelles, les centres de coûts, les jours de la semaine, la nature de la dépense, le montant de la dépense...

La plateforme identifie chaque utilisateur sur la base d'une catégorie professionnelle, de sorte que chaque utilisateur ne pourra répartir ses dépenses qu'en fonction de sa catégorie professionnelle.

La plateforme easyapIP est préparée pour communiquer et recevoir les données sur les mouvements de cartes directement depuis les institutions financières, en étant capable d'identifier le type de dépense et de l'attribuer au compte comptable correspondant, de sorte que l'utilisateur de la carte génère automatiquement une feuille de dépenses avec tous ces mouvements.

Tous les concepts repris dans les fiches de frais sont attribuables à des éléments de comptabilité analytique. Par défaut, l'utilisateur appartient à un centre de coûts et ces données peuvent être éditées/modifiées ultérieurement au niveau de chacune des dépenses incluses. De telle sorte que dans la même fiche, les dépenses peuvent être rapportées à différents centres de coûts, si cela est autorisé dans chaque entreprise.

Il y aura autant de concepts que l'entreprise en aura besoin et en utilisera. Les concepts sont mis en correspondance avec un compte comptable, dans lequel l'écriture sera passée. Les éléments les plus couramment utilisés sont normalement représentés par une icône pour faciliter leur identification.

Une feuille peut comporter autant de lignes que vous le souhaitez. Il est habituel d'avoir une ligne pour chaque justificatif de dépense, et des lignes peuvent être ajoutées à la feuille au fil du temps. Ce sont les règles internes des entreprises qui indiquent à quelle fréquence les feuilles doivent être soumises/postées.

C'est possible, et il y a plusieurs façons de procéder. À partir d'un appareil mobile doté d'un appareil photo, vous pouvez prendre une photo du reçu, qui est envoyée et la ligne contenant le reçu est déjà créée dans l'application. En outre, à partir de l'application web elle-même, le reçu peut être joint lors de la création de la ligne.

Le contrôle est effectué pour chaque ligne au moment de sa création. Il est toujours actif et utilisé. L'employé sait dès la création de la ligne si celle-ci est conforme ou non à la politique ; il n'est pas nécessaire d'attendre que l'approbateur examine la feuille. Au moment où la ligne est créée, l'application indique le type de non-conformité.

Oui, vous pouvez faire un test d'envoi en envoyant la facture à l'adresse e-mail suivante : pruebasfacturae@easyap.com.

Lors de la création d'une facture électronique au format Facturae, il est essentiel de respecter les exigences de l'annexe correspondante, notamment en ce qui concerne l'utilisation correcte des balises pour les commandes et les taxes.

Les factures électroniques sont envoyées en pièce jointe par e-mail, de la même manière que les factures traditionnelles, à l'adresse habituelle du destinataire.

Réduction des délais de traitement, élimination des erreurs, accélération du recouvrement des factures et avantages environnementaux, grâce à la réduction de la consommation de papier et de l'impact du transport des factures physiques. De plus, cela améliore la traçabilité et le contrôle des factures, facilite l'intégration automatique avec les systèmes comptables et ERP, et garantit la conformité légale et fiscale grâce à l'utilisation de formats standard et certifiés.

Pour émettre une facture électronique, le système de facturation doit générer la facture au format facturae. Toutes les versions de facturae sont acceptées (voir fichiers joints). Ce format est une norme largement utilisée, comme FACe, et est intégré dans la plupart des systèmes de facturation pour les clients.

Oui, vous pouvez envoyer la facture électronique et le fichier PDF à condition que les deux soient joints dans le même e-mail et aient le même nom de fichier.

Le modèle facturae est basé sur un fichier xml avec des balises. Les balises à considérer en particulier sont :

- Pour inclure le numéro de commande - ReceiverTransactionReference

- Pour inclure la taxe - TaxRate

Lorsque la facture est correcte mais que l'inscription dans le registre comptable est erronée, il convient d'envoyer un nouvel enregistrement avec le numéro original de la facture et le type de communication A1, qui correspond à « Modification des factures/enregistrements (erreurs d'enregistrement) ».

Non, seules les factures qui ont été refusées lors de l'envoi initial doivent être renvoyées, une fois les erreurs corrigées.

Les contribuables doivent envoyer les informations suivantes à l'AEAT :

1- Registres comptables : factures reçues et émises, biens d'investissement et certaines opérations intracommunautaires.

2- Données de la facture (conformément au décret royal 1619/2012, art. 6 et 7) : numéro d'identification fiscale, identifications, date d'émission, taux d'imposition, base imposable et montant.

3- Type d'opération : identifié par des codes et des sous-codes (facture simplifiée, rectificative, inversion de la charge fiscale, TVA au comptant, régimes spéciaux, etc.).

4- Autres informations : quote-part déductible, numéro de référence cadastrale dans le cas de baux commerciaux, accords de facturation, entre autres.

Les données des factures peuvent être envoyées à l'AEAT de deux manières :

1- Services web XML : envoi télématique via des services web basés sur l'échange de messages XML. Cette option permet la fourniture d'informations en temps quasi réel.

2- Formulaire web : pour les contribuables ayant peu d'opérations ou pour l'envoi ponctuel d'enregistrements spécifiques.

Le nouveau système de fourniture immédiate d'informations (SII) de l'AEAT est obligatoire depuis le 1er juillet 2017 pour les contribuables concernés par la loi ou qui y adhèrent volontairement.
De plus, depuis le 2 janvier 2017, une phase volontaire a été mise en place avec la participation d'entreprises dans le cadre d'essais pilotes.
Les contribuables soumis au SII depuis le 1er juillet 2017 doivent transmettre par voie électronique les registres de facturation du premier semestre 2017 entre le 1er juillet et le 31 décembre 2017.

Oui, easyapIP est une plateforme externe qui peut s'intégrer à n'importe quel système comptable ou ERP du marché. Elle est capable de recevoir des données (entrées) et d'envoyer des informations traitées (sorties) en s'adaptant au format requis par chaque système. Easyap travaille déjà avec des solutions telles que SAP, Oracle, PeopleSoft, Navision, Microsoft Dynamics, JD Edwards, Contaplus, ainsi qu'avec des développements internes spécifiques à chaque entreprise.

Non, avec le nouveau système de transmission immédiate des informations (SII), il n'est pas nécessaire d'envoyer exactement les mêmes informations que celles figurant dans les registres de TVA. À la place, certaines informations qui figurent actuellement dans les registres doivent être transmises par voie électronique au siège électronique de l'AEAT (administration fiscale espagnole) :

• Livres comptables TVA
• Factures
• Modèles 340 et 347

Les informations à envoyer comprennent les données du registre des factures émises et du registre des factures reçues, telles qu'elles figurent dans les registres actuels et dans les champs des factures elles-mêmes, mais adaptées au format et aux exigences du SII.

Les délais pour envoyer les registres de facturation à l'AEAT (administration fiscale espagnole) via le système de transmission immédiate des informations (SII) sont les suivants :

A) Factures émises :
Délai de 4 jours calendaires à compter de la date d'émission de la facture.
Si la facture est émise par le destinataire ou un tiers : 8 jours calendaires.
Dans les deux cas, l'envoi doit être effectué avant le 16 du mois suivant la date d'exigibilité de la TVA.

B) Factures reçues :
Délai de 4 jours calendaires à compter de l'enregistrement comptable de la facture.
Doit être effectué avant le 16 du mois suivant la période de liquidation au cours de laquelle l'opération a été incluse.
Pour les importations, le calcul commence à partir de l'enregistrement comptable du document avec la cotisation liquidée par les douanes.

C) Opérations intracommunautaires :
Délai de 4 jours calendaires à compter du début de l'expédition ou de la réception des marchandises.

D) Biens d'investissement :
Jusqu'au 30 janvier, correspondant à la dernière période de liquidation de l'année.

Dans tous les cas, les samedis, dimanches et jours fériés nationaux ne sont pas pris en compte dans le délai.
(Source AEAT)

Les contribuables soumis au système de communication immédiate des informations (SII) doivent tenir électroniquement, via le siège de l'AEAT, les registres suivants : factures émises, factures reçues, biens d'investissement et opérations intracommunautaires. Pour ce faire, ils doivent envoyer les données de facturation via des services web avec des messages XML structurés selon les champs établis par le ministère des Finances. L'AEAT génère les registres en temps quasi réel à partir de ces informations.

La fourniture immédiate d'informations (SII) est un système mis en place par l'AEAT qui oblige certains contribuables à tenir les registres de TVA via le siège électronique de l'administration fiscale, en envoyant les registres de facturation presque en temps réel. Ce modèle remplace le système traditionnel et permet d'enregistrer les factures presque au moment même où l'opération économique a lieu.

(Source AEAT)

En cas d'erreur matérielle ou juridique dans une facture, ou lorsque des circonstances nécessitent de modifier la base imposable conformément à l'article 80 de la loi sur la TVA, une facture rectificative doit être émise. Dans le SII, cette facture est enregistrée avec le type de communication « A0 » et le type de facture avec les codes « R1 », « R2 » ou « R3 », selon le motif de la rectification (concours, créance irrécouvrable ou autres causes). En outre, le type de facture rectificative doit être précisé avec le code « S » (pour remplacement) ou « I » (pour différences).

Les informations relatives à la facture seront transmises en indiquant « Type de communication : A0 » et le type de facture avec les codes « R1 », « R2 » et « R3 ».
Lorsque la rectification est effectuée par « remplacement », il convient d'informer de la rectification effectuée en indiquant également le montant de ladite rectification. Ces informations peuvent être transmises :
– Option 1 : en indiquant un nouvel enregistrement dans lequel sont indiqués les montants corrects après rectification dans les champs « base imposable », « montant » et, le cas échéant, « majoration », ainsi que les montants rectifiés par rapport à la facture originale dans les champs « base rectifiée », « montant rectifié » et, le cas échéant, « majoration rectifiée ».
– Option 2 : en signalant un nouvel enregistrement dans lequel sont indiqués les montants corrects après rectification dans les champs « base imposable », « montant » et, le cas échéant, « majoration », ainsi qu'un autre enregistrement dans lequel sont indiqués les montants rectifiés.
L'identification de la liste des factures rectifiées est facultative.
Exemple : la facture n° 1 d'une base imposable de 1 000 € et d'un montant de 210 € va faire l'objet d'une rectification.
Option 1 : la modification par substitution impliquerait l'émission d'une facture rectificative avec une base imposable de 800 € et un montant de 168 €, dans laquelle il serait indiqué que la rectification effectuée est de 1 000 € pour la base imposable rectifiée et de 210 € pour le montant rectifié.
Les champs et les codes à consigner dans le registre des factures émises sont les suivants :
Type de communication : A0
Type de facture : Rx
Type de rectification : S
Montant de la rectification : deux champs supplémentaires seront renseignés avec « la base rectifiée » (1 000) et le « montant rectifié » (210), quel que soit leur signe.
Montant total : le montant final valide 968 sera indiqué.
Ventilation de la TVA : base imposable : 800, quote-part répercutée 168.
Option 2 : la modification par substitution impliquerait l'émission d'une facture avec une base imposable de -1 000 € et d'une facture rectificative indiquant que la base imposable est de 800 €.
Dans la première facture, les champs et codes à consigner dans le registre des factures émises sont les suivants :
Type de communication : A0
Type de facture : F1
Ventilation de la TVA : indiquer le montant rectifié (base imposable : (-1 000), montant répercuté (-210).)
Dans la deuxième des factures rectificatives, les champs et les codes à consigner dans le registre des factures émises sont les suivants :
Type de communication : A0
Type de facture : Rx
Type de rectification : S
Montant de la rectification : deux champs supplémentaires seront renseignés avec « la base rectifiée » 0 et la « quote-part rectifiée » 0.
Montant total : le montant final valide sera indiqué 968
Détail de la TVA : base imposable : 800, montant répercuté 168.

Au SII, une facture rectificative pour différences (type « I ») est enregistrée avec le type de communication « A0 » et le type de facture « R1 », « R2 » ou « R3 » selon le motif. Le code « I » indique que la rectification est due à des différences, et les champs de base ou de quote-part rectifiée ne sont pas remplis.

Il est déclaré dans un registre unique, en détaillant directement les montants corrigés.

Exemple : si une facture originale avait une base de 1 000 € et un montant de 210 €, et doit être corrigée de -200 € pour la base et de -42 € pour le montant :

Champs à remplir dans le registre des factures émises :

Type de communication : A0

Type de facture : Rx

Type rectificatif : I

Montant total : -242

Ventilation de la TVA : base imposable : -200 € ; montant répercuté : -42 €.

Lorsqu'un seul document est émis pour rectifier plusieurs factures, l'identification individuelle des factures rectifiées est facultative.
Si vous décidez de les identifier, vous pouvez toutes les inclure dans le fichier XML, la seule limitation technique étant la taille du fichier.

Le champ « date de l'opération » doit être rempli dans le registre des factures émises lorsque la date de réalisation de l'opération est différente de la date d'émission de la facture.
Le champ « date de l'opération » doit être rempli dans le registre des factures reçues lorsque la date de réalisation de l'opération est différente de la date d'émission de la facture et que cela est indiqué sur celle-ci.
Exemple : l'entreprise A vend des marchandises le 3 juillet 2017 et documente la transaction sur une facture datée du 1er août 2017. Quand dois-je fournir les données via le SII ? Dois-je remplir un champ spécifique ?
Les données doivent être fournies dans les 8 jours suivant l'émission de la facture (jusqu'au 11 août). Il convient de remplir le champ « Date d'émission de la facture » (1er août 2017) et le champ « Date de l'opération » (3 juillet 2017).

Sur une facture rectificative, la date de l'opération à indiquer est la date d'émission de la facture originale qui fait l'objet de la rectification.

Lorsqu'une facture rectificative corrige plusieurs factures, la date de l'opération sera le dernier jour du mois civil au cours duquel la dernière des factures rectifiées (celle dont la date est la plus ancienne) a été enregistrée.

Non. Le champ « Description de l'opération » est libre et peut contenir jusqu'à 500 caractères.

Le champ « IDOtro » doit être rempli lorsque la contrepartie de l'opération (client ou fournisseur) ou l'émetteur de la facture ne dispose pas d'un numéro d'identification fiscale attribué en Espagne. C'est généralement le cas, par exemple, des fournisseurs ou clients étrangers.

Le champ « Code pays » doit être rempli lorsque l'adresse de la contrepartie (client ou fournisseur) correspond à un pays non communautaire, ou s'il s'agit d'un pays communautaire mais que la contrepartie ne dispose pas d'un numéro d'opérateur intracommunautaire (comme certains consommateurs finaux communautaires). Si le code 2 (NIF-IVA) est coché dans le champ « Types d'identification dans le pays de résidence », ce champ n'est pas obligatoire.

Chacune des entités faisant partie du groupe doit fournir électroniquement les registres de facturation.

Oui. Dans le champ « Code régime spécial ou importance », il faudra indiquer la valeur 09. Elles seront enregistrées comme opérations « non soumises » et dans le champ « Type non soumis », il faudra indiquer le code « N2 : Non soumis – Opérations non soumises au TAI en raison des règles de localisation ».

Oui, vous devez fournir des informations au SII dans les cas suivants :

• Lorsque l'opération nécessite l'émission d'une facture, conformément à l'article 3.2 du décret royal 1619/2012.
• Pour les opérations visées à l'article 33.1 du décret royal 1065/2007 du 27 juillet, y compris le montant des primes ou contreparties perçues et les indemnités ou prestations versées.

Dans le champ « Clé régime spécial ou importance », il faut indiquer la valeur 12 pour le registre des factures émises et 14 pour le registre des factures reçues.

Oui, vous pouvez enregistrer des écritures récapitulatives de factures via le SII. Pour ce faire, vous devez indiquer le code « F4 » comme type de facture. Le numéro et la série de la première et de la dernière facture du récapitulatif doivent être indiqués dans le bloc d'identification de la facture (IDFactura).

Oui. Les informations seront fournies dans un seul registre, en détaillant la base imposable globale correspondant à chaque taux d'imposition et aux différents taux d'imposition.

En général, cela n'est pas nécessaire. En cochant la clé "F2 Facture simplifiée (ticket)", il est seulement obligatoire de remplir le champ "Montant total de la facture". Toutefois, s'il s'agit d'une facture simplifiée "qualifiée" de celles réglementées à l'article 7.2 du RD 1619/2012, le montant de la redevance doit être ventilé.

Dans le bloc "Type de facture", la clé "F3 : facture émise en remplacement de factures simplifiées facturées et déclarées" doit être indiquée, et dans le bloc "Factures groupées", les factures simplifiées substituées doivent être identifiées par le numéro, la série et la date d'émission ou, le cas échéant, les spécifications qui sont remplacées ou ajoutées. L'identification est facultative.

À saisir le dernier jour du mois civil au cours duquel les transactions documentées par la facture récapitulative ont été effectuées.

Non. La contre-valeur doit être indiquée en euros, en appliquant le taux de change vendeur fixé par la Banque d'Espagne en vigueur à la date de comptabilisation de l'opération (article 79 de la onzième loi 37/1992).

Oui, s'il existe une obligation d'émettre une facture (articles 2 et 3 RD1619/2012, qui réglemente les obligations de facturation), celle-ci doit être enregistrée.
S'il s'agit d'une opération non soumise, elle sera enregistrée dans le bloc "Ventilation de la facture" comme "Non soumise", en indiquant le montant et le type d'opération selon les clés suivantes :
"N1 : Non soumise - Non soumise article 7, 14, autres"
"N2 : Non assujetti - Opérations non assujetties dans le TAI en raison des règles de localisation"
Dans le cas d'une opération exonérée, elle doit être inscrite dans le bloc "Ventilation de la facture" en tant qu'"assujetti" et "exonéré", en indiquant le montant imposable et la cause de l'exonération à l'aide des clés suivantes :
"E1 : exonéré en vertu de l'article 20"
"E2 : exonéré en vertu de l'article 21"
"E3 : exonéré en vertu de l'article 22"
"E4 : exonéré en vertu de l'article 24"
"E5 : exonéré en vertu de l'article 25"
"E6 : exonéré en vertu d'autres"
Si ces informations ne sont pas disponibles, il suffira d'indiquer qu'il s'agit d'une opération exonérée.

La facture délivrée au client communautaire est inscrite dans le registre des factures émises en l'identifiant au moyen de la clé 2 dans le champ "Type d'identification" du pays de résidence "IDType" et de son numéro d'opérateur intracommunautaire dans le champ "ID". Le champ "Code pays" n'est pas obligatoire.
D'autre part, le montant imposable de la facture doit être inclus dans le champ du type de transaction "Exonéré" dans le bloc "Livraison". La clé "E5 : Exonéré en vertu de l'article 25" doit être indiquée comme motif d'exonération.

L'opération est enregistrée dans le registre des factures émises.
La valeur 15 est inscrite dans le champ "Clave Régimen especial o Trascendencia".
Le client - s'il est étranger - est identifié par le "Código país" et
les clés 3 "Pasaporte", 4 "Documento oficial de identificación expedido por el país".

Les opérations incluses avec leurs clés correspondantes sont les suivantes :
VALEURS DESCRIPTION
01 OPÉRATION DU RÉGIME COMMUN
02 OPÉRATIONS POUR LESQUELLES LES ENTREPRENEURS PAIENT UNE COMPENSATION REAGYP
03 OPÉRATIONS AUXQUELLES S'APPLIQUE LE RÉGIME SPÉCIAL DES BIENS D'OCCASION, DES ŒUVRES D'ART, DES ANTIQUITÉS ET DES OBJETS DE COLLECTION (135-139 DE LA LIVA),
04 RÉGIME SPÉCIAL POUR L'OR D'INVESTISSEMENT
05 RÉGIME SPÉCIAL POUR LES AGENCES DE VOYAGES
06 RÉGIME SPÉCIAL POUR LE GROUPE D'ENTITÉS TVA
07 RÉGIME SPÉCIAL POUR LE GROUPE D'ENTITÉS TVA (niveau avancé) 08 RÉGIME SPÉCIAL POUR LE GROUPE D'ENTITÉS TVA (niveau avancé) 08 RÉGIME SPÉCIAL POUR LE GROUPE D'ENTITÉS TVA (niveau avancé) Advanced)
08 CRITÈRES DE TRÉSORERIE DU RÉGIME SPÉCIAL
09 OPÉRATIONS SOUMISES À L'IPSI / IGIC
10 ACQUISITIONS INTRACOMMUNAUTAIRES DE BIENS ET FOURNITURES DE SERVICES
11 ACHATS D'AGENCES DE VOYAGE : opérations de médiation au nom et pour le compte d'autrui dans les services de transport fournis au destinataire des services conformément au paragraphe 3 de la quatrième disposition additionnelle du règlement relatif à la facturation.
12 FACTURATION DES SERVICES FOURNIS PAR LES AGENCES DE VOYAGES AGISSANT EN TANT QUE MÉDIATEURS AU NOM ET POUR LE COMPTE D'AUTRUI (D.A.4ª RD1619/2012)
13 ENCAISSEMENTS POUR LE COMPTE DE TIERS DE FRAIS PROFESSIONNELS OU DE DROITS DÉCOULANT DE LA PROPRIÉTÉ INDUSTRIELLE, DE DROITS D'AUTEUR OU D'AUTRES DROITS POUR LE COMPTE DE LEURS PARTENAIRES, ASSOCIÉS OU MEMBRES EFFECTUÉS PAR DES SOCIÉTÉS, DES ASSOCIATIONS, DES ORGANISMES PROFESSIONNELS OU D'AUTRES ENTITÉS QUI, PARMI LEURS FONCTIONS, EXERCENT DES FONCTIONS D'ENCAISSEMENT.
14 TRANSACTIONS D'ASSURANCE
15 TRANSACTIONS DE LOCATION DE LOCAUX D'ENTREPRISES
Agence fiscale Fourniture immédiate d'informations (S.I.I.)

Non. Il ne doit être utilisé que par les entités qui appliquent le régime spécial pour les agences de voyages. Les factures reçues des agences de voyage ne nécessitent pas de code spécial dans leur enregistrement.

Le destinataire de la transaction enregistre les détails de la facture reçue en saisissant dans le champ du type de transaction la clé "S2 : Subject - Non-Exempt - Inv. Passive" dans le champ du type de transaction. La TVA déductible correspondant à cette facture doit être calculée et introduite, et le champ "TVA déductible" doit être rempli. Aucune donnée n'est enregistrée dans le registre des factures émises.

La facture reçue du fournisseur communautaire est inscrite dans le registre des factures en l'identifiant au moyen de la clé 2 dans le champ "Type d'identification" du pays de résidence "IDType" et de son numéro d'opérateur intracommunautaire dans le champ "ID". Le champ "Code pays" n'est pas obligatoire.
Dans le champ "Régime spécial ou clé de transcendance", la valeur 10 doit être introduite. D'autre part, la TVA déductible correspondant à la facture susmentionnée doit être calculée et introduite et le champ "Taxe déductible" doit être rempli.
Dans ce cas, la clé de type d'opération "S2 : Assujetti - Non exonéré - Assujetti - Responsabilité", qui n'est utilisée que lorsque le contribuable est un assujetti, ne doit pas être signalée. Passive", qui n'est utilisée que lorsque le déclarant est un assujetti à la taxe conformément aux dispositions des articles 84.1.2 et 4 de la loi sur la TVA, à condition qu'elles aient pour origine des opérations autres que des acquisitions intracommunautaires de biens et de services.
Aucune donnée n'est inscrite dans le registre des factures émises.

L'opération d'importation est enregistrée dans le registre des factures reçues. Les champs « Numéro DUA » (numéro de référence du DUA) et « Date d'enregistrement comptable DUA » (date de comptabilisation du DUA accepté par l'administration douanière) doivent être remplis.
L'opération doit être enregistrée avec le code S1 « Soumise – Non exonérée ». En outre, les détails de la facture (type, base imposable et montant supporté) et le champ « Montant déductible » doivent être inclus.
Si le fournisseur est étranger, il doit être identifié par le « Code pays » et les codes « IDType » 3, 4, 5 ou 6, sans qu'il soit obligatoire d'indiquer le numéro d'identification fiscale.
Considérations pour l'enregistrement :

• Dans « Numéro DUA », indiquez le document douanier correspondant, généralement le DUA.
• La « base imposable » correspond à la valeur en douane, majorée des taxes hors territoire, des taxes à l'importation et des frais accessoires jusqu'à la première destination dans la communauté.
• La « cotisation fiscale » correspond au montant à payer.
• Les frais postérieurs au DUA non inclus dans la base imposable sont enregistrés sur des factures séparées. Sur la facture du transitaire, seule la partie correspondant au service est enregistrée, et non la TVA à l'importation qui est considérée comme supplétive.
• Si un DUA est enregistré, il n'est pas nécessaire d'enregistrer la facture du fournisseur étranger, sauf si elle a été reçue auparavant.

Exemple pratique :

• Enregistrement du DUA avec une base imposable de 7 250 € et un montant de 1 160 €.
• Enregistrement de la facture du transitaire avec une base imposable de 500 € et un montant de 80 €.

Les données du document douanier correspondant aux marchandises importées doivent être fournies, à savoir le numéro de référence du DAU figurant sur le DAU lui-même et sur la lettre de paiement (si sa présentation est obligatoire), ou le numéro d'enregistrement du formulaire 380 en cas de sortie du régime de l'entrepôt non douanier et, dans les autres cas, les données des factures appropriées émises par les fournisseurs ou les prestataires de services.
 La base d'imposition est indiquée comme base d'imposition :
- Dans le cas de la présentation d'un DAU, la valeur en douane des marchandises, plus les autres impositions nées en dehors du territoire d'application, plus les impositions à l'importation et plus les frais accessoires qui ne font pas partie de la valeur en douane et qui sont encourus jusqu'au premier lieu de destination à l'intérieur de la Communauté (Base imposable, case 47 du DAU).
- En cas de dépôt du formulaire 380, la base imposable qui y est déclarée.
- Dans tous les autres cas, le montant de la contrepartie figurant sur la facture.
 Le montant à payer sera indiqué comme Cuota Tributaria.

Oui, si vous appliquez un prorata, vous devez indiquer le montant déductible en fonction du pourcentage de déduction provisoire.
Agence fiscale - Fourniture immédiate d'informations (S.I.I.)

Ce carnet ne sera tenu que par les contribuables soumis à la règle du prorata. Les informations à fournir consistent en l'identification du bien, la date de début d'utilisation du bien, le prorata annuel définitif, la régularisation annuelle des déductions, et en cas de livraison du bien, le bien d'investissement doit être amorti, en notant la référence à la facture justifiant la livraison et la régularisation correspondante.
Ce livre doit être déclaré au cours de la dernière période de l'année ou de la dernière période d'activité (en cas de cessation de l'activité), les informations qu'il contient venant s'ajouter au registre des achats et des ventes de biens d'investissement dans le registre des factures émises et reçues.

Ce bloc est déclaré au cours de la dernière période de l'année avec les montants supérieurs à 6 000 euros qui ont été reçus en espèces de la même personne ou entité pour les transactions effectuées au cours de l'année civile.

Seuls deux types d'opérations sont enregistrés dans ce livre, les opérations visées à l'article 66 du RIVA, c'est-à-dire uniquement les suivantes :
1. l'envoi ou la réception de biens pour la réalisation d'expertises ou de travaux visés à l'article 70, alinéa 1, numéro 7, de la Loi Fiscale (Loi 37/1992).
2. les transferts de biens et les acquisitions intracommunautaires de biens visés à l'article 9, paragraphe 3, et à l'article 16, paragraphe 2, de la loi fiscale (loi 37/1992).
Le code "D" est indiqué si le déclarant est le destinataire des marchandises faisant l'objet de l'opération, et le code "R" si le déclarant est l'expéditeur des marchandises faisant l'objet de l'opération.
En ce qui concerne les acquisitions intracommunautaires de marchandises normales, ainsi que les livraisons intracommunautaires de marchandises normales, elles doivent être enregistrées respectivement dans le registre des factures reçues et dans celui des factures émises, comme indiqué dans les FAQ "Comment enregistrer une acquisition intracommunautaire de marchandises ?
Dans ces cas, le code "D" pour le destinataire ou "R" pour l'expéditeur, qui sont des codes exclusifs au Livre de certaines opérations intracommunautaires, ne doit en aucun cas être inscrit.
Agence des impôts Fourniture immédiate d'informations (S.I.I.)
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Ils sont enregistrés sous le code de régime spécial "08".
En outre, les champs suivants doivent être renseignés lors des encaissements/paiements correspondant aux opérations soumises au CCER : Dans le registre des encaissements : date d'encaissement, montants encaissés, moyens d'encaissement utilisés, compte bancaire ou moyen d'encaissement utilisé.
Dans le registre des paiements : date du paiement, montants payés, moyens de paiement utilisés, compte bancaire ou moyen de paiement utilisé.
Le moyen de paiement/recouvrement doit être enregistré avec l'une des valeurs suivantes :
01 : Virement
02 : Chèque
03 : Non perçu/payable (délai de régularisation/ régularisation forcée dans le cadre d'une procédure d'insolvabilité)
04 : Autres moyens d'encaissement/de paiement
Les informations relatives à ces opérations doivent être fournies dans les délais généraux comme si le régime spécial ne leur était pas applicable, sans préjudice de compléter les données relatives aux encaissements ou aux paiements totaux ou partiels dans le livre correspondant au moment où ils sont effectués (envoi des informations sur la facture avec le code unique de la facture originale).
Pour enregistrer une facture envoyée par un fournisseur appliquant le RECC, la facture A0 doit d'abord être enregistrée dans le livre des factures reçues, puis une autre demande doit être envoyée avec la fourniture de paiements.

La facture émise le 1er août 2017 doit être déclarée dans les 8 jours (jusqu'au 11 août). Lors de la déclaration de la facture dans le registre des factures émises, le code de régime spécial "08" doit être indiqué.
Une fois la facture collectée, les informations doivent être fournies dans le registre de collecte des factures émises, en indiquant, outre le numéro d'identification de la facture originale : la date de collecte, les montants collectés, les moyens de collecte utilisés, le compte bancaire ou les moyens de collecte utilisés.

Oui, en tenant compte du critère général de régularisation, sans préjudice de la nécessité de les compléter par des données sur les recettes.

Bien que cela ne soit pas nécessaire, il est recommandé de regrouper les données en fonction de la date d'acquisition ou de réception du bien ou du service.

Chacune des bases doit être déclarée de manière groupée. En d'autres termes, une facture comportant 25 lignes et deux bases sera déclarée sur deux lignes, une pour chaque base regroupant les montants de chaque base.

La clôture comptable a son propre cheminement, indépendamment de la déclaration des transactions à l'AEAT. Les factures reçues doivent être déclarées sur la base de la date d'enregistrement, indépendamment de la période comptable à laquelle elles sont affectées. Dans le cas des factures reçues, c'est la date d'émission qui est pertinente.

La date de régularisation et la date de facturation doivent être prises en considération. En principe, elle doit être déclarée pour chaque date de régularisation/de livraison des marchandises, sinon elle sera déclarée comme une facture normale.

Le seul changement est que le processus doit être lié à l'enregistrement de la facture. Le DAU et la facture doivent être enregistrés en même temps, le DAU doit identifier la facture d'achat à laquelle il correspond.

Ce n'est pas encore le cas, mais on pense qu'il le sera bientôt.

Les deux options sont valables, le problème de l'utilisation du certificat de chaque entreprise est qu'il oblige à signer chaque transaction alors que c'est quelque chose qui devrait être négligé et c'est pourquoi il est normal d'utiliser le certificat easyap.

Oui. Le portail easyei permet de consulter les réponses de l'AEAT, qu'elles soient positives ou négatives. Ces réponses peuvent également être transmises automatiquement à l'ERP.
En cas de refus, les corrections doivent être effectuées dans le système d'origine (ERP) et, une fois modifiées, le portail de fourniture immédiate d'informations d'easyap notifiera le nouveau statut.

Elle est nécessaire et c'est un type de facture qui doit être identifié et signalé.

Escalade à l'AEAT
Dans le cas d'une opération commerciale normale, il n'est pas nécessaire d'identifier la facture rectificative sur la facture rectifiée.
Dans tous les cas, y compris celui d'une opération commerciale normale, lorsqu'il y a une modification de la TVA, il est nécessaire d'identifier la facture rectifiée sur la facture rectificative.

Les factures sans clients identifiés peuvent être regroupées en blocs qui conservent la numérotation consécutive des factures. S'il y a des sauts dus à l'existence de factures à des clients identifiés, elles doivent être regroupées séparément.
Les critères de regroupement sont très complexes, de sorte qu'ils sont utiles lorsque le volume des tickets est très élevé, sinon il est plus pratique de les rapporter individuellement.

Chiffre d'affaires en Espagne uniquement

Oui, mais uniquement dans le cas des participants au régime de base en espèces.

A communiquer jusqu'au 31/12/2017

L'AEAT a fixé un délai de quatre jours pour l'envoi des informations, qui doivent être envoyées en ligne. Le délai de quatre jours (huit en 2017) commence à courir :
- Pour les factures émises à partir de la date de facturation. Comme il s'agit du délai le plus logique, les informations doivent être transmises dès l'émission de la facture. Il n'y a pas de marge pour des processus manuels d'adaptation de l'information. Il s'agit d'un délai qui laisse le temps de résoudre d'éventuelles anomalies techniques, mais qui aboutit en fin de compte à l'établissement de rapports quotidiens.
- Pour les factures entrantes, le délai commence à courir à partir de la date d'enregistrement de la facture. La date d'enregistrement n'est pas la date de comptabilisation, la période comptable n'est pas pertinente.

Les week-ends et les jours fériés nationaux ne sont pas pris en compte pour le calcul du délai.

Oui, ils sont parfaitement définis et spécifiés dans le guide technique SII, qui peut être téléchargé à l'adresse suivante... L'approche d'easyap à ce stade consiste pour les clients à fournir les informations dans le format qu'ils peuvent afin qu'easyap puisse les adapter au format de l'Inland Revenue, ce qui permet d'éviter ce problème technique pour nos clients.

Les ERP sont la base de l'information, mais grâce au service d'easyap de mise en correspondance, de logique et d'acceptation de n'importe quel format, la nécessité de modifier l'ERP est minimisée/éliminée. C'est similaire à ce qui se passe avec l'émission de factures électroniques où les clients d'easyap sont capables d'envoyer des factures dans de nombreux formats différents indépendamment du format original de l'ERP sans faire aucun changement à leur ERP.

easyap peut recevoir n'importe quel format de fichier : txt, csv, xls, xlm, xlsx... easyap reçoit l'information et établit une correspondance logique de cette information. Il ne s'agit pas d'une simple traduction de champ à champ entre différents formats (de l'ERP original à celui exigé par l'administration fiscale), mais d'une logique qui permet d'intégrer les exigences du format SII. Par exemple, pour identifier s'il s'agit de factures ou de factures rectificatives et de quel type.

Parmi les informations déjà disponibles pour la Fourniture Immédiate d'Information, il y a un guide technique avec des détails sur les champs et leur format. Le mappage est une tâche que chaque entreprise doit effectuer afin d'envoyer les informations comptables des factures émises et reçues dans les champs requis par l'AEAT, et c'est dans cette logique de mappage et de mise en correspondance des informations qu'easyap fournit un service à ses clients. Le guide fourni par l'administration fiscale indique un par un tous les champs où il faut aller, par exemple : numéro de la facture, date de la facture...

Comprenant par "empreinte" un identifiant unique de l'information, le SII TVA renverra pour chaque transaction un indicateur unique d'acceptation ou de rejet. Il s'agit d'une information très précieuse qui doit être stockée dans l'ERP comptable et qui sera disponible sur le portail easyap SII. Elle est comparable à la réponse envoyée par FACe dans le cas de l'émission de factures électroniques aux administrations publiques : FACe répond à chaque facture envoyée avec un indicateur unique d'acceptation ou de rejet.

Non, il s'agit d'envoyer au siège électronique de l'AEAT certaines informations qui se trouvent actuellement à deux endroits différents (Registre de la TVA et Factures), déchargeant ainsi le contribuable de la tenue du Registre de la TVA actuel, comme le montre le schéma suivant. De même, certaines informations ayant une incidence fiscale seront fournies, alors qu'elles étaient jusqu'à présent incluses dans les formulaires 340 et 347 (articles 33 à 36 du RGAT) :

INFORMATIONS A SOUMETTRE AU SII

Données de la facture à envoyer

- Numéro et série
- Date d'émission
- Date d'opération
- Identifiant du destinataire
- Base imposable
- Taux de TVA
- TVA réputée
- RECC
Les informations relatives au registre des factures émises qui doivent être communiquées à l'AEAT par l'intermédiaire du nouveau SII (contenues à la fois dans les registres actuels et dans les champs des factures elles-mêmes) sont indiquées ci-dessous :

INFORMATIONS A SOUMETTRE AU SII

Données de la facture à envoyer

- Numéro du reçu
- Date d'émission
- Date de la transaction
- Identifiant de l'émetteur
- Base imposable
- Taux de TVA
- TVA en amont
- RECC
- A|B
- Investissement SP/Oro Investment
(Source AEAT)

Pour sa part, l'information relative au registre des factures reçues qui doit être communiquée à l'AEAT par le biais du nouveau SII (contenue à la fois dans les registres actuels et dans les champs des factures elles-mêmes) est la suivante : Fourniture immédiate d'informations (SII) 11 INFORMATIONS A COMMUNIQUER AVEC LE SII (Source AEAT)

Non, il n'est pas nécessaire d'envoyer les factures à l'AEAT. Ce qui doit être transmis, ce sont les champs des registres de facturation établis dans l'arrêté ministériel correspondant, conformément aux dispositions du projet de décret royal actuellement en cours d'examen.

(Source : AEAT)

Il s'agit d'un module de l'application easyapIP. Ce module traite le circuit complet des factures reçues de tiers. Il automatise et résout les problèmes habituels des processus de traitement des factures : affectation au circuit (avec ou sans commande...), rapprochement/conformation, codification, approbation, résolution des exceptions, comptabilisation, fourniture d'informations aux fournisseurs... dans le but d'optimiser les ressources consacrées et de réduire les délais de traitement, afin d'obtenir une comptabilité plus efficace. Plus d'informations sur workflowfacturas.es et dans les questions ci-dessous.

La plateforme easyapIP peut gérer tous types de factures, dans le but final de les comptabiliser. Elle prend en charge différents formats d'entrée, tels que les factures papier, EDI, EDI avec signature, factures électroniques (eFactura), PDF, entre autres. Elle est également indépendante du type de facture : avec commande, sans commande, de dépenses, d'actifs, etc.

easyapIP est un outil adapté à toute entreprise souhaitant optimiser le traitement de ses factures tierces. Il s'applique aux organisations de tous secteurs, tailles et localisations, y compris les multinationales et les PME, ainsi qu'aux entreprises des secteurs de l'automobile, de la banque, de la distribution ou de la publicité, tant en Espagne que dans d'autres pays comme l'Allemagne ou le Mexique.

Oui, easyapIP est un outil particulièrement adapté aux centres de services partagés (CSP). Il permet de segmenter les tâches, de gérer les circuits de facturation par entité, de travailler en plusieurs langues et de comptabiliser dans différents systèmes comptables à partir d'un même environnement.
Il permet également de recevoir des factures en plusieurs langues et d'y accéder à distance depuis différents endroits géographiques. Ces fonctionnalités font d'easyapIP une solution polyvalente et adaptable tant pour les SCC que pour les agences qui travaillent avec plusieurs clients.

easyapIP offre de multiples avantages pour les audits, tant internes qu'externes. Il permet aux auditeurs d'accéder à tout moment aux images des factures, sans avoir à consulter les dossiers physiques. L'image au format PDF est généralement acceptée, surtout si elle est signée ou s'il s'agit d'une facture numérique.
De plus, l'outil enregistre qui a effectué chaque action et à quel moment, ce qui améliore la traçabilité. Les processus et les règles sont paramétrés dans l'application, ce qui garantit la stabilité opérationnelle et réduit la dépendance à l'égard des connaissances individuelles.

Oui, easyapIP permet d'attribuer des tâches à des utilisateurs individuels ou à des groupes de travail en fonction de responsabilités spécifiques. Chaque facture a un statut qui évolue en fonction du flux de traitement, et il y a toujours un responsable attribué à chaque étape.
Le niveau de désagrégation des tâches facilite la création de groupes responsables par type d'incident. Par exemple, les incidents liés à la réception des marchandises peuvent être attribués à l'entrepôt, les divergences de montants à l'acheteur responsable et les erreurs formelles au service comptable.

Le codage des factures, une tâche généralement fastidieuse, peut être automatisé dans easyapIP à l'aide de différents éléments : données du fournisseur, informations contenues dans la facture elle-même et modèles prédéfinis pour les ventilations.
easyapIP fonctionne aussi bien avec l'image de la facture qu'avec les données extraites, ce qui permet d'automatiser efficacement le codage et de réduire considérablement l'intervention manuelle.

Codifier une facture signifie attribuer les informations comptables nécessaires à son enregistrement. Ce codage peut comporter différents niveaux, en fonction du plan comptable et de la structure comptable analytique de l'entreprise. Le niveau le plus basique est le centre de coûts, mais il est possible d'appliquer jusqu'à cinq niveaux de ventilation analytique si nécessaire.

En général, les factures liées à une commande ne nécessitent pas de codification, car la commande contient les informations nécessaires. Cependant, s'il existe des différences entre le montant de la commande et celui de la facture, il peut être nécessaire de les codifier manuellement.

Le rapprochement automatique des factures dans easyapIP utilise plusieurs variables et repose sur un moteur mathématique hautement paramétrable, avec des règles spécifiques par fournisseur. Les variables les plus courantes sont les suivantes : numéro de commande, numéro de bon de livraison, montant unitaire, nombre d'unités et référence du produit.

Le type de rapprochement peut être à deux ou trois voies, et peut être effectué tant sur le total de la base imposable qu'au niveau de la ligne détaillée. Ce niveau de configuration permet d'atteindre un pourcentage élevé d'automatisation dans le processus de validation des factures.

Oui, la configuration d'easyapIP est simple et ne nécessite pas de connaissances techniques avancées. La plateforme est conçue pour que le service financier puisse la gérer lui-même, en appliquant les règles internes et commerciales de chaque entreprise.

De plus, easyapIP permet de définir différentes règles pour une même tâche en fonction de l'entité juridique, ce qui facilite son adaptation à des structures d'entreprise complexes.

Oui, chaque facture dans easyapIP dispose d'un historique complet des événements qui enregistre qui a effectué quelle tâche et à quel moment, y compris les commentaires. Cela permet de connaître avec précision l'état actuel et le temps passé par chaque facture dans cet état, ainsi que d'identifier la personne responsable.

Ces informations sont essentielles pour l'analyse des délais dans le processus, et le rapport sur l'ancienneté (ageing) est très apprécié par les utilisateurs pour optimiser la gestion.

Dans easyapIP, vous pouvez configurer autant de circuits de facturation qu'il existe de types de factures et d'entités juridiques. Par exemple, au sein d'un même groupe d'entreprises, il est possible de définir un circuit spécifique pour les factures avec commande dans l'entité A et un autre circuit pour les factures sans commande dans l'entité B.

Cette flexibilité permet d'adapter les flux de travail aux besoins et aux règles de chaque entreprise ou entité juridique.

Non, le circuit d'approbation des factures dans easyapIP n'est pas statique. Il est configuré en fonction des politiques internes de chaque entreprise utilisatrice, en établissant des tâches et des responsables spécifiques.

Une fois introduite dans la plateforme, la facture suit un flux électronique défini jusqu'à son approbation et sa comptabilisation ultérieure dans l'ERP de l'utilisateur. Ce flux est entièrement adaptable aux besoins de chaque organisation.

Dans easyapIP, les étapes ou les statuts des factures sont définis en fonction du type de facture et des besoins spécifiques de chaque client. La plateforme dispose de circuits prédéfinis qui peuvent être adaptés.

Pour les factures sans commande, les principaux statuts sont les suivants :

• Codification : attribution de comptes comptables et d'éléments de comptabilité analytique (tels que les centres de coûts ou les projets).
• Approbation.
• Résolution des exceptions, avec sous-états selon le type d'incident.

Pour les factures avec commande, les statuts clés sont les suivants :

• Conformation : Alignement automatique à deux ou trois voies.
• Résolution des exceptions, également avec des sous-états en fonction du type d'incident.
• Cette structure permet un contrôle détaillé et flexible du flux de facturation.

Sur easyapIP, les utilisateurs reçoivent des notifications par e-mail pour les tâches en attente, soit instantanément, soit de manière groupée. De plus, des rappels automatiques sont générés lorsque les tâches dépassent un certain délai sans être résolues.

Au sein de la plateforme, chaque utilisateur peut consulter en ligne les tâches qui lui sont assignées et leur statut.

easyapIP utilise un moteur de flux développé en interne, de type BPM (Business Process Management). Toute la logique d'attribution des tâches et le moteur de rapprochement ont été spécialement conçus par easyap pour s'adapter à différents environnements et besoins professionnels.