Häufig gestellte Fragen zu Easyap

Easyap ist auf die Abwicklung des Rechnungsstellungsprozesses mit Dritten spezialisiert. Seit mehr als 25 Jahren bietet das Unternehmen Dienstleistungen an, die darauf ausgerichtet sind, die Prozesse des Versands und Empfangs von Rechnungen zu verbessern. Mit Hilfe intern entwickelter Tools unterstützt easyap Unternehmen dabei, ihre Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung zu automatisieren und zu optimieren.

Ja, easyapIP ist mit jedem Buchhaltungs- oder ERP-System kompatibel. Es handelt sich um eine externe Anwendung, die sich an das für die Integration in die Kundensysteme erforderliche Dateiformat anpasst. Es kann Daten empfangen (Inputs) und verarbeitete Informationen senden (Outputs) und sich sowohl mit Buchhaltungs- als auch mit Betriebssystemen verbinden. Easyap arbeitet mit den wichtigsten ERP-Systemen auf dem Markt, wie SAP, PeopleSoft, Navision, JD Edwards, Contaplus, sowie mit internen Entwicklungen jedes Unternehmens.

Nein, easyap verkauft keine Software. Es handelt sich um ein Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die Verbesserung von Prozessen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung und elektronischen Rechnungsstellung spezialisiert hat. Es bietet eigene Tools, die den Kunden im Rahmen der Dienstleistung zur Verfügung gestellt werden, und leistet je nach vertraglichem Umfang auch Unterstützung bei administrativen und buchhalterischen Aufgaben.

Beispielsweise kann easyap das Scannen, die OCR-Erkennung und die Dokumentenverwaltung von Rechnungen sowie deren Kodierung und Konfiguration übernehmen. Es führt jedoch keine Aufgaben zur Rechnungsfreigabe durch.

Easyap ist ein Pionierunternehmen mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Bereich der verwalteten Dienstleistungen für Kreditorenbuchhaltung und elektronische Rechnungsstellung. Es hat mit Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen zusammengearbeitet und ihnen dabei geholfen, ihre Rechnungsbearbeitungsprozesse zu optimieren. Dank seines Fokus auf Effizienz und Ergebnisse haben seine Kunden erhebliche Verbesserungen und nachhaltige Einsparungen erzielt und langfristige Kooperationsbeziehungen aufgebaut.

Die Dienstleistungen von easyap werden im Rahmen eines flexiblen und anpassungsfähigen Modells vermarktet. Es fallen keine Lizenzen pro Nutzer und keine Wartungskosten an. Der Preis variiert je nach Umfang der zu bearbeitenden Dokumente und den ausgelagerten Aufgaben, die delegiert werden sollen. So zahlt der Kunde nur für die tatsächliche Nutzung der Plattform und die in Anspruch genommenen Dienstleistungen.

Die Plattform easyapIP hebt sich auf dem Markt durch folgende Merkmale ab:

• über mehr als 20 Jahre Erfahrung verfügen
• Spezialisierung im Finanzwesen mit Expertenprofilen
• Kosteneinsparungen
• kontinuierliche Prozessverbesserung
• vollständige Sichtbarkeit
• Betrieb ohne physische Grenzen
• Freisetzung interner Ressourcen.

Easyap bietet Dienstleistungen in Europa, einschließlich Skandinavien, sowie in Nordamerika und Lateinamerika an.

In jedem Land passt es seine Prozesse an die geltenden Rechtsvorschriften an und hält sich an die genehmigten Protokolle.

Die Lösung von easyap richtet sich an alle Unternehmensbereiche mit einer Finanzabteilung, da sie allen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Finanzprozesse zugute kommen kann .

Easyap ist eine modulare Plattform, die mehrere Module umfasst:

• Ausstellung und Empfang elektronischer Rechnungen
• Verwaltung der Mitarbeiterausgaben
• Bearbeitung von Rechnungen mittels Workflows.

EasyEI ist eine Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, mit der Sie Rechnungen an Kunden ausstellen und Rechnungen von Lieferanten empfangen können.
Hauptmerkmale:

• Keine Softwareinstallation erforderlich.
• 100 % variable Kosten, Zahlung erfolgt nur für ausgestellte oder erhaltene Rechnungen.
• Multiformat-Unterstützung: Ermöglicht das Versenden und Empfangen von Rechnungen in Formaten wie Facturae, XML, EDI, Webrechnung und sogar Papier.
• Online-Anmeldung in 5 Minuten.

Die Plattform ermöglicht es Ihnen, elektronische Rechnungen an alle Ihre Kunden zu versenden, wobei sie sich an das Format anpasst, das jeder Kunde empfangen kann. Darüber hinaus bietet sie einen Mehrwert, indem sie der Rechnung eine Buchhaltungsdatei beifügt, die die automatische Verbuchung im ERP-System des Empfängers erleichtert. Die Plattform verwaltet diesen Prozess und befreit sowohl den Absender als auch den Empfänger von zusätzlichen Entwicklungen.

Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile:

• Die Erstellung, der Versand und der Empfang von Rechnungen erfolgen sofort, wodurch die Fristen auf ein Minimum reduziert werden.
• keine Versandkosten für Umschläge und Briefmarken
• garantiert den zuverlässigen Empfang von Rechnungen und verhindert Verluste, indem diese im easyapIP-Portal gespeichert werden. Darüber hinaus ermöglicht es mit Workflow-Modulen die Automatisierung von Abstimmungs- und Genehmigungsprozessen und erleichtert so die automatische Verbuchung ohne menschliches Eingreifen.

Über das Portal für elektronische Rechnungen von easyap können Rechnungen auf zwei Arten ausgestellt werden:

1. manuelle Eingabe der Daten über eine Webschnittstelle
2. durch automatisches Hochladen von Dateien aus dem ERP-System des Benutzers. Die Plattform ist mit jedem Dateiformat kompatibel und erleichtert so das Senden und Empfangen unabhängig vom verwendeten System.

Die Plattform easyapIP verwaltet alle Rechnungen eines Benutzers, sowohl die von Lieferanten erhaltenen als auch die an Kunden ausgestellten. Sie schließt den Rechnungszyklus bis zur Verbuchung im ERP ab, versendet die Rechnungen elektronisch in dem Format, das jeder Kunde empfangen kann, und speichert sie, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Die Implementierung von easyapEI ist einfach und schnell. Sie erfolgt vollständig online und erfordert lediglich eine individuelle Parametrisierung entsprechend den spezifischen Anforderungen jedes Kunden, um in kurzer Zeit produktiv zu sein.

Auf dem Portal von easyapEI können Rechnungen in jedem Format empfangen werden, sei es elektronisch (Facturae, XML, EDI usw.) oder als PDF.

Darüber hinaus verfügt es über OCR- und Validierungsfunktionen zur Verarbeitung von Rechnungen im PDF-Format und in Papierform (nach dem Scannen). Easyap bietet auch einen Scan-Service für Papierrechnungen an.

Über das Portal von easyapEI können alle Arten von Rechnungen empfangen werden, unabhängig vom Format, sei es in elektronischer Form (Facturae, XML, EDI u. a.) oder als PDF. Darüber hinaus verfügt es über OCR-Technologie und Validierung zur Verarbeitung von Rechnungen im PDF-Format und auf Papier (nach dem Scannen). Easyap bietet auch einen Scanservice für Rechnungen auf Papier an.

Ja, Sie können die Funktionalität des elektronischen Rechnungsportals easyei für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen unverbindlich testen. Besuchen Sie unsere Website: https://www.easyap.com/e-factura-emision/

Kontaktieren Sie uns noch heute, um loszulegen

Ja, Lieferanten können den Status ihrer an das easyei-Portal gesendeten Rechnungen einsehen, wodurch sich die Anzahl der Nachfassanrufe deutlich reduziert. Dieser Zugriff kann auf Wunsch des Kunden eingeschränkt werden.

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald die Rechnung versandt wurde.

Der Empfang von Rechnungen von Lieferanten kann per E-Mail oder FTP erfolgen. Bei der Registrierung auf dem easyei-Portal werden spezielle E-Mail-Konten (z. B. Mi_Empresa@factura.es oder Mi_Empresa@einvoic.es) und FTP-Zugänge eingerichtet, um Rechnungen direkt auf dem Portal zu empfangen. Wenn bereits interne Adressen für den Empfang von Rechnungen vorhanden sind, kann das Portal auch diese E-Mail-Konten lesen.

Die Einrichtung für den Empfang elektronischer Rechnungen ist sehr schnell und dauert nur wenige Minuten. Wenn Sie über ein digitales Zertifikat zum Unterzeichnen von Rechnungen verfügen, sollte es nicht länger als 10 Minuten dauern. Die Registrierung umfasst die Einrichtung von E-Mail-Konten (z. B. Mi_Empresa@factura.es oder Mi_Empresa@einvoic.es) und FTP-Zugang, um Rechnungen von Lieferanten direkt im Portal zu empfangen.

Die Einrichtung für den Versand elektronischer Rechnungen an Ihre Kunden ist schnell und kann innerhalb weniger Minuten online vorgenommen werden. Wenn Sie über ein digitales Zertifikat zum Unterzeichnen von Rechnungen verfügen, sollte der Vorgang nicht länger als 5 Minuten dauern.

Ja, das Portal easyei stellt für jede versendete Rechnung eine Empfangsbestätigung aus und protokolliert Ablehnungen oder Versandfehler seitens des Kunden. Es bietet auch Empfangsbestätigungen für Papierrechnungen.

Das Portal easyei unterstützt die wichtigsten Formate für die elektronische Rechnungsstellung, darunter facturae, edi, xml, brl, pdf und andere. Es ermöglicht auch den Versand in Papierform. Darüber hinaus ist es möglich, kundenspezifische Formate zu implementieren und das Versandformat an die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen.

Ja, easyap ermöglicht die direkte Anbindung an die wichtigsten Buchhaltungssysteme und ERPs für die Rechnungsstellung. Darüber hinaus unterstützt es das Massen-Hochladen von Rechnungsdateien, um den Prozess zu vereinfachen.

Ja, über das Portal easyei können gültige elektronische Rechnungen in den von der Verwaltung vorgeschriebenen Formaten wie Facturae und XML ausgestellt werden. Die Registrierung auf dem Portal ist kostenlos, es fallen lediglich Kosten für die ausgestellten Rechnungen an.

Um eine eingegangene Rechnung im PDF-Format automatisch zu verarbeiten, müssen die Daten mithilfe von OCR-Tools (optische Zeichenerkennung) extrahiert und die extrahierten Informationen für die automatische Verbuchung validiert werden.

Das Portal easyei bietet mehrere Vorteile für die Verarbeitung eingegangener PDF-Rechnungen, darunter:

• Automatische Verbuchung dank Datenextraktion mittels OCR-Tools.
• Online-Zugriff auf das digitalisierte Bild der Rechnung.
• Eine einzige Plattform zur Verwaltung aller Rechnungen, unabhängig von ihrem Format: Papier, XML, PDF, EDI usw.

Eine PDF-Rechnung ohne digitale Signatur ist rechtsgültig, wenn sie folgende Anforderungen erfüllt:

• Es wird in demselben Medium gespeichert, in dem es empfangen wurde, z. B. E-Mail.
• Schneller Online-Zugriff für mögliche Anfragen der Steuerbehörde wird garantiert.

Eine Rechnung im PDF-Format gilt nur dann als elektronische Rechnung, wenn sie digital signiert ist. Allerdings bietet sie nicht den Hauptvorteil einer elektronischen Rechnung im XML-Format oder mit strukturierten Daten, die eine automatische Verarbeitung ohne OCR-Tools ermöglicht.

Die elektronische Rechnung ist das digitale Äquivalent zur Papierrechnung, hat denselben rechtlichen Wert und bietet mehr Sicherheit. Es handelt sich um ein rechtsgültiges Dokument mit steuerlichen Auswirkungen, das bestimmte Bedingungen erfüllen muss:

• Es muss in einem anerkannten elektronischen Format vorliegen (EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12 usw.).
• Die Übermittlung muss telematisch erfolgen.
• Das Dokument muss unverändert bleiben, um seine Integrität und Authentizität zu gewährleisten.

easyapIP Gastos de Empleado (Mitarbeiterausgaben) ist ein Modul der Plattform easyapIP, das zur Verwaltung der Spesenabrechnungen von Mitarbeitern entwickelt wurde. Diese Webanwendung vereinfacht die Bearbeitung, Verbuchung und Bezahlung von Ausgaben, die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens während ihrer beruflichen Tätigkeit tätigen. Weitere Informationen finden Sie unter gastosempleado.es und in den häufig gestellten Fragen zu diesem Thema.

Die easyapIP-Plattform ist sehr intuitiv gestaltet. Die Schulung ist in zwei Stufen unterteilt:

1. Kurse für intensive Nutzer, mit Schwerpunkt auf der Parametrisierung von Regeln und dem Sicherheitsmanagement
2. Ein Modul mit Erklärvideos, damit jeder Mitarbeiter die Nutzung der Plattform selbstständig erlernen kann, ohne dass dafür spezielles Personal erforderlich ist.

Auf einem Ausgabenbeleg sind zwei unterschiedliche Beträge aufgeführt:

1. Gesamtbetrag, der der Summe aller Zeilen entspricht, unabhängig von der Zahlungsmethode.
2. Zu zahlender Betrag, der nur die Posten umfasst, die dem Mitarbeiter erstattet werden müssen, ausgenommen Ausgaben, die mit einer Firmenkreditkarte oder anderen Methoden bezahlt wurden, die keine Erstattung nach sich ziehen.

Der Ablauf der Spesenabrechnung wird entsprechend den Bedürfnissen jedes Kunden konfiguriert. Er kann jederzeit begonnen werden, entweder vor oder nach Entstehung der Ausgabe. Er umfasst folgende Schritte:

• vorherige Genehmigung für Reisen (Termine, Reiseziel, Kosten)
• Verbindung zu Reisebüros
• Antrag auf Vorschüsse oder Finanzmittel
• die Abrechnung von Ausgaben am Zielort (Taxi, Verpflegung usw.).

easyapIP ist ein Workflow-Tool, mit dem Mitarbeiter in Echtzeit den Status jedes Spesenbelegs einsehen können und erfahren, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist. Der Mitarbeiter kann sehen, ob sein Beleg zur Genehmigung vorliegt, wer ihn genehmigen muss, ob er gerade geprüft, auditiert oder in der Buchhaltung ist. Alle Vorgänge werden protokolliert, und der Zugriff auf die Informationen wird durch Sicherheitskontrollen geregelt, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Der Genehmigungsprozess für Spesenabrechnungen wird gemäß den Spesenrichtlinien des Unternehmens konfiguriert.

Nach der Parametrisierung kann jeder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen diesen Kreislauf verwalten und ändern.

Einer der Vorteile von easyapIP besteht darin, dass die vorhandenen Daten für jede Reisekostenabrechnung in dem von Ihnen benötigten Format extrahiert werden können, wodurch eine Buchhaltungsdatei erstellt wird, die in das Buchhaltungssystem importiert werden kann. Dadurch wird die Doppelarbeit vermieden, die normalerweise entsteht, wenn der Mitarbeiter zunächst eine Datenvorlage ausfüllt, damit diese anschließend im Buchhaltungssystem erfasst wird.

easyapIP arbeitet bereits mit vielen Buchhaltungssystemen zusammen, so dass der Export/Import zu den gängigsten Systemen bereits möglich ist.

Auf der Plattform werden die Richtlinien des Unternehmens für Ausgaben hinterlegt und es können Beschränkungen basierend auf der Hierarchieebene des Mitarbeiters, den Wochentag, die Art der Ausgabe, der Höhe der Ausgabe usw.... festgelegt werden.

Die Plattform identifiziert jeden Benutzer auf Grundlage der jeweiligen Hierachieebene, so dass jeder Benutzer nur die Kosten entsprechend seiner Kategorie veranschlagen kann.

Die easyapIP-Plattform ist in der Lage, die Daten der Kartenbewegungen direkt von den Finanzinstituten zu übermitteln und zu empfangen, die Art der Ausgaben zu identifizieren und sie dem entsprechenden Buchhaltungskonto zu belasten, so dass dem Kartenbenutzer automatisch eine Ausgabenaufstellung mit all diesen Bewegungen erstellt wird.

Alle in den Kostenaufstellungen enthaltenen Konzepte sind Elementen der analytischen Buchführung zuzuordnen. Standardmäßig gehört der Benutzer einer Kostenstelle an, und diese Daten können später auf der Ebene der einzelnen einbezogenen Ausgaben bearbeitet/geändert werden. So können Sie in ein und derselben Reisekostenabrechnung Ausgaben an verschiedene Kostenstellen melden, wenn dies in der Firma erlaubt ist.

Es wird so viele Kostenarten geben, wie benötigt und vom Unternehmen gewünscht werden. Die Arten werden auf einem Buchhaltungskonto abgebildet, in dem die Buchung vorgenommen wird. Die am häufigsten verwendeten Kostenarten  werden zur einfachen Identifizierung normalerweise mit einem Symbol versehen.

Eine Abrechnung kann so viele Zeilen haben, wie Sie wollen. Es ist üblich, eine Zeile für jeden Beleg zu haben. Es besteht jederzeit die Möglichkeit der Aufstellung Zeilen hinzuzufügen. Die internen Richtlinien der Unternehmen geben an, wie oft die Abrechnungen vorzulegen/abzurechnen sind

Das ist möglich und es gibt dafür mehrere Möglichkeiten. Man kann von einem mobilen Endgerät aus mit einer Kamera ein Foto einer Quittung machen, das gesendet wird, die dann direkt in der Abrechnung der jeweiligen Zeile zugeordnet wird. Darüber hinaus kann man Quittungen auch direkt über die Webanwendung den Zeilen zuordnen.

Die Kontrolle wird für jede der Zeilen in dem Moment durchgeführt, in dem sie erstellt wird. Sie ist immer aktiv und in Gebrauch. Der Mitarbeiter weiß zum Zeitpunkt der Erstellung der Zeile, ob sie der Richtlinie entspricht oder nicht, er braucht nicht darauf zu warten, dass der Vorgesetze  das Blatt überprüft. Wenn die Zeile erstellt wird, gibt die Anwendung die Art der Nichtkonformität an.

Ja, Sie können einen Testversand durchführen, indem Sie die Rechnung an folgende E-Mail-Adresse senden: pruebasfacturae@easyap.com.

Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Facturae-Format ist es unerlässlich, die Anforderungen des entsprechenden Anhangs zu erfüllen, insbesondere hinsichtlich der korrekten Verwendung der Kennzeichnungen für Bestellung und Steuer.

Elektronische Rechnungen werden als Anhang per E-Mail versandt, genau wie herkömmliche Rechnungen, unter Verwendung der üblichen Adresse des Empfängers.

Verkürzung der Bearbeitungszeiten, Vermeidung von Fehlern, Beschleunigung des Rechnungszahlungsprozesses und Vorteile für die Umwelt, da der Papierverbrauch und die Auswirkungen des Transports physischer Rechnungen reduziert werden. Darüber hinaus verbessert es die Rückverfolgbarkeit und Kontrolle von Rechnungen, erleichtert die automatische Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorschriften durch die Verwendung standardisierter und zertifizierter Formate.

Um eine elektronische Rechnung auszustellen, muss das Rechnungsstellungssystem die Rechnung im Facturae-Format erstellen. Alle Facturae-Versionen werden akzeptiert (siehe angehängte Dateien). Dieses Format ist ein weit verbreiteter Standard, wie FACe, und in den meisten Rechnungsstellungssystemen für Kunden integriert.

Ja, die elektronische Rechnung und die PDF-Datei können versendet werden, sofern beide in derselben E-Mail angehängt sind und denselben Dateinamen haben.

Das Facturae-Modell basiert auf einer Xml-Datei mit Tags. Die besonders zu beachtenden Tags sind:

- So geben Sie die Bestellnummer an - ReceiverTransactionReference

- Einbeziehen der Steuer - TaxRate

Wenn die Rechnung korrekt ist, aber die Eintragung im Register fehlerhaft ist, muss ein neuer Eintrag mit der ursprünglichen Rechnungsnummer und dem Kommunikationstyp A1 gesendet werden, der für „Änderung von Rechnungen/Einträgen (Registrierungsfehler)” steht.

Nein, es müssen nur die Rechnungen erneut versandt werden, die beim ursprünglichen Versand abgelehnt wurden, nachdem die Fehler korrigiert wurden.

Die Steuerzahler müssen der AEAT folgende Informationen übermitteln:

1- Geschäftsbücher: Eingegangene und ausgestellte Rechnungen, Investitionsgüter und bestimmte innergemeinschaftliche Transaktionen.

2- Rechnungsdaten (gemäß RD 1619/2012, Art. 6 und 7): Steueridentifikationsnummer, Identifikationsnummern, Ausstellungsdatum, Steuersatz, Steuerbemessungsgrundlage und Steuerbetrag.

3- Art der Transaktion: Identifiziert durch Schlüssel und Unterschlüssel (vereinfachte Rechnung, berichtigende Rechnung, Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, Kassensystem, Sonderregelungen usw.).

4- Sonstige Angaben: Abzugsfähiger Betrag, Katasterreferenznummer bei Vermietung von Geschäftsräumen, Rechnungsstellungsvereinbarungen u. a.

Die Rechnungsdaten können auf zwei Arten an die AEAT übermittelt werden:

1- XML-Webdienste: Elektronische Übermittlung über Webdienste auf Basis des Austauschs von XML-Nachrichten. Diese Option ermöglicht die Bereitstellung von Informationen nahezu in Echtzeit.

2- Online-Formular: Für Steuerzahler mit wenigen Transaktionen oder für die punktuelle Übermittlung bestimmter Aufzeichnungen.

Das neue System zur sofortigen Informationsübermittlung (SII) der spanischen Steuerbehörde AEAT ist seit dem 1. Juli 2017 für alle Steuerpflichtigen, die gesetzlich dazu verpflichtet sind oder sich freiwillig dafür entscheiden, verbindlich.
Darüber hinaus wurde seit dem 2. Januar 2017 eine freiwillige Phase mit der Teilnahme von Unternehmen an Pilotversuchen eingeführt.
Steuerpflichtige, die seit dem 1. Juli 2017 zum SII verpflichtet sind, müssen die Rechnungsdaten des ersten Halbjahres 2017 zwischen dem 1. Juli und dem 31. Dezember 2017 elektronisch übermitteln.

Ja, easyapIP ist eine externe Plattform, die sich in jedes auf dem Markt erhältliche Buchhaltungs- oder ERP-System integrieren lässt. Sie kann Daten empfangen (Inputs) und verarbeitete Informationen senden (Outputs) und passt sich dabei an das von jedem System geforderte Format an. Easyap arbeitet bereits mit Lösungen wie SAP, Oracle, PeopleSoft, Navision, Microsoft Dynamics, JD Edwards, Contaplus und auch mit unternehmensspezifischen internen Entwicklungen.

Nein, mit dem neuen System zur sofortigen Informationsübermittlung (SII) ist es nicht erforderlich, genau dieselben Informationen aus den Umsatzsteuerregistern zu übermitteln. Stattdessen müssen bestimmte Informationen, die derzeit in folgenden Dokumenten enthalten sind, elektronisch an die elektronische Zentrale der spanischen Steuerbehörde AEAT übermittelt werden:

• Mehrwertsteuerregister
• Rechnungen
• Modelle 340 und 347

Die zu übermittelnden Informationen umfassen Daten aus dem Register der ausgestellten Rechnungen und dem Register der erhaltenen Rechnungen, wie sie in den aktuellen Büchern und in den Feldern der Rechnungen selbst aufgeführt sind, jedoch angepasst an das Format und die Anforderungen des SII.

Die Fristen für die Übermittlung der Rechnungsdaten an die spanische Steuerbehörde AEAT über das System zur sofortigen Informationsübermittlung (SII) sind wie folgt:

A) Ausgestellte Rechnungen:
Frist von 4 Kalendertagen ab Ausstellung der Rechnung.
Wenn die Rechnung vom Empfänger oder einem Dritten ausgestellt wird: 8 Kalendertage.
In beiden Fällen muss der Versand vor dem 16. Tag des Monats erfolgen, der auf den Monat folgt, in dem die Mehrwertsteuer angefallen ist.

B) Eingegangene Rechnungen:
Frist von 4 Kalendertagen ab der buchhalterischen Erfassung der Rechnung.
Muss vor dem 16. Tag des Monats erfolgen, der auf den Abrechnungszeitraum folgt, in dem die Transaktion enthalten war.
Bei Importen beginnt die Berechnung ab der buchhalterischen Erfassung des Dokuments mit dem vom Zoll festgesetzten Betrag.

C) Innergemeinschaftliche Transaktionen:
Frist von 4 Kalendertagen ab Beginn des Versands oder Erhalts der Waren.

D) Investitionsgüter:
Bis zum 30. Januar, entsprechend der letzten Abrechnungsperiode des Jahres.

In allen Fällen werden Samstage, Sonntage und nationale Feiertage nicht in die Frist eingerechnet.
(Quelle: AEAT)

Steuerpflichtige, die unter die Regelung zur sofortigen Informationsübermittlung (SII) fallen, müssen über die Website der spanischen Steuerbehörde AEAT elektronisch folgende Register führen: ausgestellte Rechnungen, erhaltene Rechnungen, Investitionsgüter und innergemeinschaftliche Transaktionen. Dazu müssen sie die Rechnungsdaten über Webdienste mit XML-Nachrichten übermitteln, die gemäß den vom Finanzministerium festgelegten Feldern strukturiert sind. Die AEAT erstellt anhand dieser Informationen die Registerbücher nahezu in Echtzeit.

Die sofortige Übermittlung von Informationen (SII) ist ein von der spanischen Steuerbehörde AEAT eingeführtes System, das bestimmte Steuerzahler dazu verpflichtet, ihre Umsatzsteuerbücher über die elektronische Plattform der Steuerbehörde zu führen und ihre Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit zu übermitteln. Dieses Modell ersetzt das herkömmliche System und ermöglicht eine Erfassung der Rechnungen nahezu zum Zeitpunkt der tatsächlichen Durchführung des Geschäftsvorfalls.

(Quelle AEAT)

Wenn ein sachlicher oder rechtlicher Fehler in einer Rechnung auftritt oder Umstände vorliegen, die eine Änderung der Steuerbemessungsgrundlage gemäß Artikel 80 des Mehrwertsteuergesetzes erfordern, muss eine berichtigte Rechnung ausgestellt werden. Im SII wird diese Rechnung mit dem Kommunikationscode „A0” und dem Rechnungscode „R1”, „R2” oder „R3” registriert, je nach Grund für die Berichtigung (Konkurs, uneinbringliche Forderung oder andere Ursachen). Darüber hinaus muss die Art der berichtigenden Rechnung mit dem Code „S” (für Ersatz) oder „I” (für Differenzen) angegeben werden.

Die Rechnungsdaten werden unter Angabe von „Art der Mitteilung: A0” und der Rechnungsart mit den Codes „R1”, „R2” und „R3” übermittelt.
Wenn die Berichtigung durch „Ersetzung” erfolgt, muss die vorgenommene Berichtigung unter Angabe des Betrags dieser Berichtigung mitgeteilt werden. Diese Mitteilung kann erfolgen:
– Option 1: Durch Angabe eines neuen Datensatzes, in dem die korrekten Beträge nach der Berichtigung in den Feldern „Steuerbemessungsgrundlage”, „Steuerbetrag” und gegebenenfalls „Zuschlag” sowie die gegenüber der Originalrechnung berichtigten Beträge in den Feldern „berichtigte Steuerbemessungsgrundlage”, „berichtigter Steuerbetrag” und gegebenenfalls „berichtigter Zuschlag” angegeben werden.
– Option 2: Durch Meldung eines neuen Datensatzes, in dem die korrekten Beträge nach der Berichtigung in den Feldern „Steuerbemessungsgrundlage”, „Steuerbetrag” und gegebenenfalls „Zuschlag” angegeben sind, sowie eines weiteren Datensatzes, in dem die berichtigten Beträge angegeben sind.
Die Identifizierung der Liste der berichtigten Rechnungen ist optional.
Beispiel: Die Rechnung Nr. 1 mit einer Steuerbemessungsgrundlage von 1.000 € und einem Betrag von 210 € wird berichtigt.
Option 1: Die Änderung durch Ersetzung würde die Ausstellung einer berichtigten Rechnung mit einem Steuerbetrag von 800 € und einer Gebühr von 168 € bedeuten, in der angegeben wird, dass die vorgenommene Berichtigung 1000 € für den berichtigten Steuerbetrag und 210 € für die berichtigte Gebühr beträgt.
Die folgenden Felder und Schlüssel sind im Register für ausgestellte Rechnungen anzugeben:
Art der Mitteilung: A0
Rechnungsart: Rx
Art der Berichtigung: S
Berichtigungsbetrag: Es sind zwei zusätzliche Felder mit „der berichtigten Bemessungsgrundlage” (1.000) und dem „berichtigten Betrag” (210) anzugeben, unabhängig von ihrem Vorzeichen.
Gesamtbetrag: Der endgültige gültige Betrag 968 wird angegeben.
Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer: Steuerbemessungsgrundlage: 800, ausgewiesener Betrag 168.
Option 2: Die Änderung durch Ersetzung würde bedeuten, dass eine Rechnung mit einer Steuerbemessungsgrundlage von -1000 € und eine berichtigte Rechnung ausgestellt werden, in der angegeben wird, dass die Steuerbemessungsgrundlage 800 € beträgt.
In der ersten Rechnung sind folgende Felder und Codes im Rechnungsregister für ausgestellte Rechnungen anzugeben:
Art der Mitteilung: A0
Rechnungsart: F1
Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer: Es ist der zu berichtigende Betrag anzugeben (Steuerbemessungsgrundlage: (-1.000), ausgewiesener Betrag (-210).)
In der zweiten der berichtigenden Rechnungen sind folgende Felder und Schlüssel im Register der ausgestellten Rechnungen anzugeben:
Art der Mitteilung: A0
Art der Rechnung: Rx
Art der Berichtigung: S
Berichtigungsbetrag: Es sind zwei zusätzliche Felder mit „berichtigter Bemessungsgrundlage” 0 und „berichtigter Betrag” 0 anzugeben.
Gesamtbetrag: Der endgültige gültige Betrag wird angegeben 968
Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer: Steuerbemessungsgrundlage: 800, ausgewiesener Betrag 168.

Beim SII wird eine Korrekturrechnung aufgrund von Differenzen (Typ „I“) mit dem Kommunikationstyp „A0“ und dem Rechnungstyp „R1“, „R2“ oder „R3“ je nach Grund registriert. Der Schlüssel „I“ gibt an, dass die Korrektur aufgrund von Differenzen erfolgt, und die Felder für die Basis oder den korrigierten Betrag werden nicht ausgefüllt.

Es wird in einem einzigen Register gemeldet, wobei die korrigierten Beträge direkt angegeben werden.

Beispiel: Wenn eine Originalrechnung einen Basisbetrag von 1.000 € und eine Gebühr von 210 € hatte und mit einem Basisbetrag von -200 € und einer Gebühr von -42 € korrigiert werden muss:

Felder, die im Register für ausgestellte Rechnungen anzugeben sind:

Kommunikationstyp: A0

Rechnungstyp: Rx

Art der Berichtigung: I

Gesamtbetrag: -242

Mehrwertsteueraufschlüsselung: Steuerbemessungsgrundlage: -200 €; ausgewiesener Betrag: -42 €

Wenn ein einziges Dokument zur Berichtigung mehrerer Rechnungen ausgestellt wird, ist die individuelle Identifizierung der berichtigten Rechnungen optional.
Wenn Sie sich für eine Identifizierung entscheiden, können Sie alle Rechnungen in die XML-Datei aufnehmen, wobei die einzige technische Einschränkung die Größe der Datei ist.

Das Feld „Datum der Transaktion“ im Register für ausgestellte Rechnungen muss ausgefüllt werden, wenn das Datum der Transaktion vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht.
Das Feld „Datum der Transaktion“ im Register für erhaltene Rechnungen muss ausgefüllt werden, wenn das Datum der Transaktion vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht und dies in der Rechnung vermerkt ist.
Beispiel: Das Unternehmen A verkauft Waren am 3. Juli 2017 und dokumentiert den Vorgang in einer Rechnung vom 1. August 2017. Wann muss ich die Daten über das SII übermitteln? Muss ich ein bestimmtes Feld ausfüllen?
Die Daten müssen innerhalb von 8 Tagen nach Ausstellung der Rechnung (bis zum 11. August) übermittelt werden. Es sind das „Ausstellungsdatum der Rechnung” (1. August 2017) und das Feld „Transaktionsdatum” (3. Juli 2017) anzugeben.

Auf einer Korrekturrechnung ist als Transaktionsdatum das Ausstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung anzugeben, die korrigiert wird.

Wenn eine Korrekturrechnung mehrere Rechnungen korrigiert, ist das Transaktionsdatum der letzte Tag des Kalendermonats, in dem die letzte der korrigierten Rechnungen (die mit dem ältesten Datum) registriert wurde.

Nein. Das Feld „Beschreibung der Transaktion“ ist frei gestaltbar und kann bis zu 500 Zeichen enthalten.

Das Feld „IDOtro“ muss ausgefüllt werden, wenn die Gegenpartei der Transaktion (Kunde oder Lieferant) oder der Rechnungssteller keine in Spanien zugewiesene Steuernummer hat. Dies ist beispielsweise häufig bei ausländischen Lieferanten oder Kunden der Fall.

Das Feld „Ländercode“ muss ausgefüllt werden, wenn die Adresse der Gegenpartei (Kunde oder Lieferant) einem Nicht-EU-Land entspricht oder wenn es sich um ein EU-Land handelt, die Gegenpartei jedoch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat (wie einige Endverbraucher in der EU). Wenn im Feld „Identifikationsarten im Wohnsitzland” der Code 2 (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) markiert ist, ist dieses Feld nicht obligatorisch.

Jedes Unternehmen, das Teil der Gruppe ist, muss die Rechnungsunterlagen elektronisch übermitteln.

Ja. Im Feld „Code Sonderregelung oder Relevanz“ ist der Wert 09 anzugeben. Sie werden als „nicht steuerpflichtige“ Transaktionen erfasst, und im Feld „Nicht steuerpflichtiger Typ“ ist der Code „N2: Nicht steuerpflichtig – Transaktionen, die aufgrund von Standortregeln nicht der TAI unterliegen“ anzugeben.

Ja, in den folgenden Fällen müssen Informationen an die SII weitergegeben werden:

• Wenn für den Vorgang gemäß Artikel 3.2 des Königlichen Dekrets 1619/2012 eine Rechnung ausgestellt werden muss.
• Für die in Artikel 33.1 des Königlichen Dekrets 1065/2007 vom 27. Juli genannten Vorgänge, einschließlich der Höhe der erhaltenen Prämien oder Gegenleistungen und der gezahlten Entschädigungen oder Leistungen.

Im Feld „Clave Régimen especial o Trascendencia” (Code für Sonderregelung oder Bedeutung) muss für das Ausgangsrechnungsbuch der Wert 12 und für das Eingangsrechnungsbuch der Wert 14 eingegeben werden.

Ja, zusammenfassende Rechnungsbuchungen können über das SII erfasst werden. Dazu muss als Rechnungsart der Code „F4” angegeben werden. Im Identifikationsblock der Rechnung (IDFactura) sind die Nummer und die Serie der ersten und letzten Rechnung der Zusammenfassung anzugeben.

Ja. Es wird in einem einzigen Register ausgewiesen, wobei die Gesamtsteuerbemessungsgrundlage für jeden Steuersatz und die verschiedenen Steuersätze aufgeschlüsselt werden.

Im Allgemeinen ist dies nicht notwendig. Durch Markieren des Schlüssels "F2 Vereinfachte Rechnung (Ticket)" muss nur das Feld "Gesamtbetrag der Rechnung" ausgefüllt werden. Handelt es sich jedoch um eine "qualifizierte" vereinfachte Rechnung derjenigen, die in Artikel 7.2 der RD 1619/2012 geregelt sind, muss die Höhe der Gebühr aufgeschlüsselt werden.

Der Block "Rechnungsart" muss mit dem Schlüssel "F3: Rechnung, die als Ersatz für in Rechnung gestellte und erklärte vereinfachte Rechnungen ausgestellt wurde" und der Block "Gruppierte Rechnungen" muss die ersetzten vereinfachten Rechnungen mit Nummer, Serie und Ausstellungsdatum oder gegebenenfalls mit den zu ersetzenden oder durchgestrichenen Angaben kennzeichnen. Die Identifizierung ist optional.

Sie wird am letzten Tag des Kalendermonats verbucht, in dem die in der zusammenfassenden Rechnung dokumentierten Transaktionen durchgeführt wurden.

Nein. In dem Fall muss der Gegenwert in Euro verbucht werden, wobei der von der Bank von Spanien festgelegte Verkaufskurs angewandt wird, der am Tag des Anfalls der Transaktion galt (Art. 79-11 Gesetz 37/1992).

Ja, es besteht die Pflicht, eine Rechnung auszustellen (Artikel 2 und 3 RD1619/2012, die die Rechnungsstellungspflicht regelt), und diese muss registriert werden.
Im Falle eines nicht steuerpflichtigen Vorgangs wird dieser in das Feld "Aufschlüsselung der Rechnung" als "Nicht steuerpflichtig" eingetragen, wobei der Betrag und die Art des Vorgangs nach den folgenden Schlüsseln angegeben werden:
"N1: Nicht steuerpflichtig - Fällt nicht unter die Artikel 7, 14, andere"
"N2: Nicht steuerpflichtig - Nicht steuerpflichtige Vorgänge in der TAI aufgrund der Standortvorschriften"
Im Falle eines befreiten Vorgangs wird dieser in das Feld "Aufschlüsselung der Rechnung" als "Gegenstand" und "befreit" eingetragen, wobei die steuerpflichtige Basis und der Grund für die Befreiung nach den folgenden Schlüsseln angegeben werden
"E1: befreit durch Artikel 20"
"E2: befreit durch Artikel 21"
"E3: befreit durch Artikel 22"
"E4: befreit durch Artikel 24"
"E5: befreit durch Artikel 25"
"E6: befreit durch andere"
Wenn diese Informationen nicht verfügbar sind, reicht es aus, darauf hinzuweisen, dass es sich um einen befreiten Umsatz handelt.

Die an den Gemeinschaftskunden ausgestellte Rechnung wird im Register der ausgestellten Rechnungen eingetragen, indem sie ihn durch den Schlüssel 2 im Feld der Identifikationsarten im Wohnsitzland "IDType" und seine Nummer des innergemeinschaftlichen Betreibers im Feld "ID" identifiziert. Das Feld "Country Code" ist nicht obligatorisch.
Andererseits wird die Steuerbemessungsgrundlage der Rechnung in das Feld der Vorgangsart "Befreit" innerhalb des Blocks "Lieferung" aufgenommen. Als Grund für die Befreiung wird der Schlüssel "E5: Befreiung nach Artikel 25" eingetragen.

Der Vorgang wird im Umsatzsteuer-Register der ausgestellten Rechnungen vermerkt.
Im Feld "Special Regime or Transcendence Key" ist der Wert 15 einzutragen.
Der Kunde - im Falle von Ausländern- sollte durch den "Country Code" und
die Schlüssel 3 "Passport", 4 "Offizielles Ausweisdokument vom Land ausgestellt" identifiziert werden.

Die enthaltenen Operationen mit den entsprechenden Schlüsseln sind:
WERTEBESCHREIBUNG
01 GEMEINSAME BETRIEBSBESTIMMUNGEN
02 OPERATIONEN, FÜR DIE UNTERNEHMER DER SONDERREGELUNG FÜR LANDWIRTSCHAFT, VIEHZUCHT UND FISCHEREI (REAGYP) UNTERLIEGEN
03 OPERATIONEN FÜR DIE DIE SONDERREGELUNG FÜR GEBRAUCHTWAREN, KUNSTWERKE, ANTIQUITÄTEN UND SAMMLERSTÜCKE GILT (135-139 LIVA),
04 SONDERREGELUNG FÜR GOLDINVESTITIONEN
05 SONDERREGELUNG FÜR REISEAGENTUREN
06 SONDERREGELUNG FÜR EINRICHTUNGSGRUPPEN FÜR MEHRWERTSTEUER
07 SONDERREGELUNG FÜR EINRICHTUNGSGRUPPEN FÜR MEHRWERTSTEUER (Erweitert)
08 SONDERREGULUNG ZUR ERFASSUNG VON TRANSAKTIONEN
09 GESCHÄFTE, DIE IPSI / IGIC unterliegen
10 INNERGEMEINSCHAFTLICHE BESCHAFFUNG VON WAREN UND DIENSTLEISTUNGEN
11 KAUF DURCH REISE-AGENTUREN: Vermittlungstätigkeiten im Namen und für Rechnung anderer bei Transportdienstleistungen, die dem Empfänger der Dienstleistungen gemäss Absatz 3 der vierten Zusatzbestimmung der Rechnungsstellungsvorschriften erbracht werden.
12 RECHNUNG FÜR DIE DIENSTLEISTUNGEN DER REISEVERKEHRSAGENTUREN, DIE ALS VERMITTLER IM NAMEN UND AUF KOSTEN ANDEREN TÄTIG GEWORDEN SIND (D.A.4RD1619/2012)
13 SAMMLUNGEN IM NAMEN DRITTER BERUFLICHER GEBÜHREN ODER VON INDUSTRIE-EIGENTUM ABGELEITETER GEBÜHREN, VON BEHÖRDEN ODER ANDEREN IM NAMEN IHRER PARTNER, ASSOZIIERTE ODER KOLLEGIALE, DIE VON GESELLSCHAFTEN, VEREINIGUNGEN, BERUFSKOLLEGS ODER ANDEREN KÖRPERSCHAFTEN, DIE UNTER ANDEREM DIE SAMMLUNG DURCHFÜHREN, DURCHGEFÜHRT WERDEN.
14 VERSICHERUNGSBETRIEBE
15 LOKALE GESCHÄFTSLEASING-BETRIEBE
Steuerbehörde Sofortige Informationsbeschaffung (S.I.I.)

Nein. Er sollte nur von den Stellen verwendet werden, die die Sonderregelung für Reisebüros anwenden. Für Rechnungen, die von Reisebüros eingehen, ist kein besonderer Schlüssel in deren Register erforderlich.

Der Empfänger der Transaktion gibt die Daten aus der Eingangsrechnung ein, indem er den Schlüssel "S2: Betreff - Nicht freigestellt - Inv. Passiv". Er muss die dieser Rechnung entsprechende unterstützte Quote berechnen und eingeben und das Feld "abzugsfähige Quote" ausfüllen. Es werden keine Daten im Nachweisbuch der ausgestellten Rechnungen registriert.

Die vom Lieferanten aus der Gemeinschaft erhaltene Rechnung wird im Rechnungseingangsregister erfasst, indem sie ihn durch den Schlüssel 2 im Feld Identifikationsarten im Wohnsitzland "IDType" und seine Nummer des innergemeinschaftlichen Marktteilnehmers im Feld "ID" identifiziert. Das Feld "Country Code" ist nicht obligatorisch.
Im Feld "Special Regime or Transcendence Key" muss der Wert 10 eingegeben werden.
In diesen Fällen ist der Transaktionsartenschlüssel "S2: Subjekt - nicht befreit - Inv. Haftung", welcher nur verwendet wird, wenn der Erklärende ein Steuerzahler gemäß den Bestimmungen der Artikel 84.Eins.2º und 4º des Steuergesetzes ist, vorausgesetzt, dass sie aus anderen Transaktionen als dem innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren und Dienstleistungen stammen.
Es werden keine Daten im Register der ausgestellten Rechnungen eingetragen.

Der Importvorgang wird im Register für eingegangene Rechnungen erfasst. Die Felder „DUA-Nummer” (Referenznummer des DUA) und „DUA-Buchungsdatum” (Datum der Verbuchung des von der Zollverwaltung akzeptierten DUA) müssen ausgefüllt werden.
Der Vorgang muss mit dem Code S1 „Sujeta – No Exenta” (steuerpflichtig – nicht befreit) erfasst werden. Außerdem sind die Rechnungsdetails (Art, Steuerbemessungsgrundlage und zu entrichtender Betrag) und das Feld „Abzugsfähiger Betrag” anzugeben.
Wenn der Lieferant aus dem Ausland kommt, muss er durch den „Ländercode” und die Codes „IDType” 3, 4, 5 oder 6 identifiziert werden, wobei die Angabe der Steueridentifikationsnummer nicht obligatorisch ist.
Hinweise zur Registrierung:

• Unter „DUA-Nummer“ wird das entsprechende Zolldokument angegeben, in der Regel das DUA.
• Die „Bemessungsgrundlage“ ist der Zollwert zuzüglich Abgaben außerhalb des Gebiets, Einfuhrzölle und Nebenkosten bis zum ersten Bestimmungsort in der Gemeinschaft.
• Die „Steuerquote“ ist der zu zahlende Betrag.
• Die nach dem DUA anfallenden Kosten, die nicht in der Steuerbemessungsgrundlage enthalten sind, werden in separaten Rechnungen ausgewiesen. In der Rechnung des Spediteurs wird nur der Teil ausgewiesen, der sich auf die Dienstleistung bezieht, nicht die Einfuhrumsatzsteuer, die als ersetzt gilt.
• Wenn ein DUA registriert wird, muss die Rechnung des ausländischen Lieferanten nicht registriert werden, es sei denn, sie wurde zuvor erhalten.

Praktisches Beispiel:

• Eintragung der DUA mit einer Steuerbemessungsgrundlage von 7.250 € und einem Beitrag von 1.160 €.
• Erfassung der Spediteurrechnung mit einem Steuerbetrag von 500 € und einer Gebühr von 80 €.

Die Einzelheiten des Zolldokuments, das den eingeführten Waren entspricht, sind anzugeben; dabei handelt es sich um die Referenznummer des Einheitspapiers, die auf dem Einheitspapier selbst und auf dem Zahlungsschreiben (falls dessen Vorlage verlangt wird) angegeben ist, oder um die Registriernummer des Formulars 380 im Falle des Verlassens des Nicht-Zolllagerregimes und in anderen Fällen um die Einzelheiten der entsprechenden Rechnungen, die von Lieferanten oder Dienstleistern ausgestellt wurden.
Als Steuerbemessungsgrundlage wird angegeben:
- Im Falle der Vorlage eines Einheitspapiers der Zollwert der Waren, zuzüglich anderer Steuern, die außerhalb des Anwendungsgebietes fällig sind, zuzüglich Einfuhrsteuern und zuzüglich Nebenkosten, die nicht Teil des Zollwertes sind und die bis zum ersten Bestimmungsort innerhalb der Gemeinschaft anfallen (Steuerbemessungsgrundlage, Feld 47 Einheitspapier).
- Im Falle der Vorlage des Formulars 380 ist die Steuerbemessungsgrundlage anzugeben.
- In den übrigen Fällen ist der Betrag der Gegenleistung anzugeben, der in der Rechnung erscheint.
Als Steuerquote ist der zu zahlende Betrag anzugeben.

Wenn Sie einen anteiligen Antrag stellen, müssen Sie den abzugsfähigen Betrag entsprechend dem Prozentsatz des vorläufigen Abzugs eingeben.
Sofortige Bereitstellung von Informationen durch das Finanzamt (S.I.I.)

Dieses Register wird nur von den Steuerzahlern mitgeführt, die der Pro-rata-Regelung unterliegen. Die bereitzustellenden Informationen bestehen aus der Identifizierung des Gutes, dem Datum des Beginns der Nutzung des Gutes, dem endgültigen Jahresanteil, der jährlichen Anpassung der Abzüge, und im Falle der Lieferung des Gutes muss das Investitionsgut entfernt werden, indem der Verweis auf die Rechnung, die die Lieferung und die entsprechende Anpassung rechtfertigt, vermerkt wird.
Dieses Buch wird in der letzten Periode des Jahres oder der letzten Aktivitätsperiode (wenn die Aktivität eingestellt wird) gemeldet, und die darin enthaltenen Informationen sind zusätzlich zu den Aufzeichnungen über Käufe und Verkäufe von Investitionsgütern in den Registern der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen.

Dieser Block wird im letzten Abschnitt des Jahres mit den Beträgen über 6.000 Euro gemeldet, die von derselben Person oder Organisation für die während des Kalenderjahres durchgeführten Operationen in bar erhalten worden wären.

In diesem Buch werden nur zwei Arten von Transaktionen verzeichnet; und zwar die in Artikel 66 des RIVA genannten Transaktionen, d.h. nur die folgenden:
1. Der Versand oder Empfang von Waren zur Durchführung der in Artikel 70 Absatz 1 Nummer 7 des Steuergesetzes (Gesetz 37/1992) genannten Gutachten oder Arbeiten.
2. Warentransfers und innergemeinschaftliche Erwerbe von Waren, die in Artikel 9, Absatz 3, und 16, Absatz 2, des Steuergesetzes (Gesetz 37/1992) enthalten sind.
Der Code "D" wird eingetragen, wenn die gemeldete Partei der Empfänger der Waren ist, die Gegenstand der Transaktion sind, und "R", wenn die gemeldete Partei der Absender der Waren ist, die Gegenstand der Transaktion sind.
Bei innergemeinschaftlichen Erwerben von gewöhnlichen Gegenständen sowie innergemeinschaftlichen Lieferungen von gewöhnlichen Gegenständen müssen diese in das Register der erhaltenen bzw. ausgestellten Rechnungen eingetragen werden, so wie es in der FAQ "Wie wird ein innergemeinschaftlicher Erwerb von Gegenständen registriert?"
In diesen Fällen darf der Code "D" für den Empfänger oder "R" für den Absender, bei denen es sich um ausschließliche Codes für das Buch bestimmter innergemeinschaftlicher Transaktionen handelt, unter keinen Umständen eingetragen werden.
Steuerbehörde Sofortige Bereitstellung von Informationen (S.I.I.)
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Sie werden unter dem Sonderregelungscodecode "08" erfasst.
Darüber hinaus müssen zum Zeitpunkt der Durchführung der Einzüge/Zahlungen, die den dem RECC unterliegenden Vorgängen entsprechen, folgende Felder ausgefüllt werden: Im Register für Einzüge: Datum des Einzugs, eingezogene Beträge, verwendete Einzugsmittel, Bankkonto oder verwendetes Einzugsmittel.
Im Register für Zahlungen: Datum der Zahlung, gezahlte Beträge, verwendete Zahlungsmittel, Bankkonto oder verwendetes Zahlungsmittel.
Das Zahlungsmittel/Inkasso ist mit einem der folgenden Werte einzutragen:
01: Überweisung
02: Scheck
03: Kein Inkasso/keine Zahlung (Frist für Anfall/Zwangsanfall bei Konkurs)
04: Andere Einziehungs-/Zahlungsarten
Die Informationen über diese Vorgänge werden innerhalb der allgemeinen Fristen so übermittelt, als ob sie nicht unter die Sonderregelung fielen, unbeschadet der Vervollständigung der Daten über vollständige oder teilweise Einziehungen oder Zahlungen in dem entsprechenden Buch zum Zeitpunkt ihrer Durchführung (Übermittlung der Informationen auf der Rechnung mit dem eindeutigen Schlüssel der Originalrechnung).
Um eine Rechnung zu registrieren, die von einem Lieferanten gesendet wurde, der die RECC anwendet, wird zuerst die A0-Rechnung im Buch der eingegangenen Rechnungen registriert und dann eine weitere Anfrage mit der Lieferung von Zahlungen gesendet.

Über die am 1. August 2017 ausgestellte Rechnung muss innerhalb von 8 Tagen (bis 11. August) informiert werden. Wenn die Rechnung im Register der ausgestellten Rechnungen gemeldet wird, muss der Special Regime Code "08" eingegeben werden.
Sobald die Rechnung eingezogen wurde, müssen die Informationen im Register der Sammlungen der ausgestellten Rechnungen angegeben werden, wobei zusätzlich zur Identifikationsnummer der Originalrechnung folgende Angaben gemacht werden müssen: Datum der Einziehung, eingezogene Beträge, verwendete Einzugsmittel, Bankkonto oder verwendete Einzugsmittel.

Ja, unter Berücksichtigung des allgemeinen Kriteriums der Akkumulation, unbeschadet der Tatsache, dass sie durch Daten über Sammlungen ergänzt werden müssen.

Es ist nicht notwendig, es wird empfohlen, nach dem Datum des Anfalls oder des Empfangs der Ware oder Dienstleistung zu gruppieren.

Steuern müssen in Gruppen gemeldet werden. Das heißt, eine Rechnung mit 25 Zeilen und zwei Steuersätzen wird in zwei Zeilen ausgewiesen, eine für jeden Steuersatz, in der die Beträge je nach Steuersatz gruppiert sind.

Der Buchhaltungsabschluss hat seinen Weg unabhängig von der Meldung von Transaktionen an die AEAT. Eingegangene Rechnungen müssen auf der Grundlage des Aufzeichnungsdatums gemeldet werden, unabhängig von der Rechnungsperiode, in der sie verrechnet werden. Bei eingegangenen Rechnungen ist das Ausstellungsdatum maßgeblich.

Sie müssen das Datum der Abgrenzung und das Datum der Rechnung berücksichtigen. Im Prinzip sollte sie für jedes Abgrenzungs-/Lieferdatum von Waren gemeldet werden, andernfalls wird sie als normale Rechnung gemeldet.

Das Einzige, was sich ändert, ist, dass der Prozess mit der Buchung der Rechnung verknüpft sein muss. Einheitspapier und Rechnung müssen gleichzeitig gebucht werden, das Einheitspapier muss die entsprechende Kaufrechnung identifizieren

Noch nicht, aber es wird spekuliert, dass es noch dazu kommt.

Beide Optionen sind gültig, das Problem bei der Verwendung des Zertifikats des jeweiligen Unternehmens besteht darin, dass der Unterzeichner verantwortlich wird für jede der Transaktionen , wenn es sich um etwas handelt, das unbeaufsichtigt bleiben sollte, und deshalb ist es normal, das easyap-Zertifikat zu verwenden

Ja. Über das Portal easyei können Sie die Antworten der spanischen Steuerbehörde AEAT einsehen, sowohl positive als auch ablehnende. Diese Antworten können auch automatisch an das ERP-System übertragen werden.
Im Falle einer Ablehnung müssen die Korrekturen im Quellsystem (ERP) vorgenommen werden. Nach der Änderung benachrichtigt das Portal für die sofortige Informationsübermittlung von easyap über den neuen Status.

Es ist notwendig und es handelt sich um eine Art Rechnung, die identifiziert und gemeldet werden muss

Weiterleitung an die spanische Steuerbehörde AEAT
Im Falle des normalen Geschäftsbetriebs ist es nicht erforderlich, die korrigierte Rechnung auf der Korrekturrechnung zu kennzeichnen.
In allen Fällen, einschließlich des normalen Geschäftsbetriebs, in denen eine Änderung der Mehrwertsteuer vorliegt, muss die korrigierte Rechnung auf der Korrekturrechnung gekennzeichnet werden.

Rechnungen können ohne Identifizierung eines Kunden in Blöcken gruppiert werden, die eine fortlaufende Rechnungsnummerierung beibehalten. Wenn es aufgrund der Existenz von Rechnungen an identifizierte Kunden zu Sprüngen kommt, müssen diese separat gruppiert werden. Die Gruppierungskriterien sind sehr komplex, so dass sie sich bei einem sehr hohen Ticketaufkommen lohnen, ansonsten ist es bequemer, einzeln zu berichten.

Nur Rechnungsstellung in Spanien

Ja, aber nur für Teilnehmer mit Sonderregelung zur Erfassung von Transaktionen

Diese müssen bis zum 31/12/2017 mitgeteilt werden

Die AEAT hat eine Frist von vier Tagen für den Versand der Informationen gesetzt, die online übermittelt werden müssen. Der Zeitraum von vier Tagen (acht in 2017) beginnt ab folgenden Zeitpunkten:
• Für Rechnungen, die ab dem Rechnungsdatum ausgestellt wurden. Da dies der logischste Zeitraum ist, werden die Informationen bei der Ausstellung der Rechnung übermittelt. Es gibt keinen Raum für manuelle Prozesse zur Anpassung der Informationen. Dabei handelt es sich um einen Zeitraum, der die Behebung möglicher technischer Anomalien ermöglicht, aber letztendlich zu täglichen Berichten auf
führt.
• Für eingegangene Rechnungen beginnt der Zeitraum ab dem Datum der Registrierung der Rechnung. Das Registrierungsdatum ist nicht das Buchungsdatum, die Abrechnungsperiode ist nicht relevant.

Wochenenden und nationale Feiertage werden nicht auf die Frist angerechnet

Ja, sie sind im technischen Leitfaden der SII, der unter... heruntergeladen werden kann, perfekt definiert und spezifiziert... Der Ansatz von easyap an dieser Stelle besteht darin, dass die Kunden die Informationen in dem von ihnen gewünschten Format zur Verfügung stellen, so dass easyap sie an das Format der Steuerbehörde anpassen kann, um unseren Kunden dieses technische Problem zu ersparen.

Die ERPs sind die Grundlage der Informationen, aber mit dem easyap-Service von Mapping, Logik und Akzeptanz jedes Formats wird die Notwendigkeit von Änderungen im ERP-System minimiert bzw. eliminiert. Es ist ähnlich wie bei der elektronischen Rechnungsstellung, bei der easyap-Kunden ohne Änderungen an ihrem ERP-System in der Lage sind, Rechnungen in vielen verschiedenen Formaten zu versenden, unabhängig vom ursprünglichen ERP-Format.

easyap kann jedes Dateiformat empfangen: txt, csv, xls, xlm, xlsx...easyap empfängt die Informationen und erstellt eine logische Abbildung dieser Informationen. Es handelt sich nicht nur um eine reine Feld-zu-Feld Übertragung zwischen verschiedenen Formaten (vom ursprünglichen ERP-System bis zu dem vom Finanzministerium geforderten), da es eine Logik beinhalten wird, die es erlaubt, Anforderungen des SII-Formats zu berücksichtigen. Zum Beispiel, um festzustellen, ob es sich um Rechnungen oder Änderungsrechnungen handelt und welcher Art diese sind.

Zu den Informationen, die bereits von der Sofortigen Bereitstellung von Informationen verfügbar sind, gehört auch ein technischer Leitfaden mit Einzelheiten zu den Feldern und deren Format. Die Feldzuweisung ist eine Arbeit, die jedes Unternehmen leisten muss, um die Buchhaltungsinformationen der ausgestellten und empfangenen Rechnungen in den von AEAT geforderten Feldern zu senden, und es ist in dieser Mapping- und Informationsabgleichslogik, in der easyap seinen Kunden Dienstleistungen anbietet. Der vom Finanzministerium zur Verfügung gestellte Leitfaden gibt nacheinander alle Felder an, in die er einzutragen ist, zum Beispiel: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum...

Da der "Fingerabdruck" als eindeutiger Informationsidentifikator verstanden wird, gibt die SII VAT (Sofortige Bereitstellung von Informationen von Steuerdaten)für jede Transaktion einen eindeutigen Indikator für die Annahme oder Ablehnung zurück. Dies sind sehr wertvolle Informationen, die im Buchhaltungs-ERP gespeichert werden sollten und im easyap SII-Portal zur Verfügung stehen werden. Sie ist vergleichbar mit der Antwort, die FACe in den Fällen elektronischer Rechnungen an die öffentlichen Verwaltungen sendet. FACe antwortet auf jede gesendete Rechnung mit einem eindeutigen Indikator für die Annahme oder Ablehnung.

Nein, es geht darum, bestimmte Informationen, die sich derzeit auf zwei verschiedenen Websites befinden (Steuer-Registerbücher und Rechnungen), an die elektronische Zentrale des AEAT zu senden, und der Steuerzahler ist nicht verpflichtet, die aktuellen Steuer-Registerbücher aufzubewahren, wie aus dem folgenden Diagramm ersichtlich ist. Ebenso werden bestimmte Informationen mit steuerlichen Auswirkungen, die bisher in den Formularen 340 und 347 (Artikel 33 bis 36 RGAT) enthalten waren, zur Verfügung gestellt:

INFORMATIONEN, DIE IM RAHMEN DER SII EINZUREICHEN SIND

Einzureichende Rechnungsdaten

- Nummer und Serie
- Ausstellungsdatum
- Ausführungsdatum
- Empfänger-Identifikationsnummer
- Steuerbemessungsgrundlage
- Steuersatz
- in Rechnung gestellte MwSt.
- RECC (Sonderregelung zur Erfassung von Transaktionen)
Die Informationen bezüglich des Record Book der ausgestellten Rechnungen, die der Steuerbehörde AEAT über die neue Bestimmung zur Sofortigen Bereitstellung von Informaitonen SII (sowohl in den aktuellen Record Books als auch in den Feldern der Rechnungen selbst enthalten) mitgeteilt werden müssen, sind nachstehend aufgeführt:

INFORMATIONEN, DIE IM RAHMEN DER SII EINZUREICHEN SIND

Einzureichende Rechnungsdaten

- Empfangsnummer
- Ausgabedatum
- Ausführungsdatum
- Emittenten-Identifikationsnummer
- Steuerbemessungsgrundlage
- Steuersatz
- Gezahlte Mehrwertsteuer
- RECC (Sonderregelung zur Erfassung von Transaktionen)
- A|B
- SP/Gold Investment
(Quelle AEAT)

Andererseits sind die Informationen in Bezug auf das Registerbuch der eingegangenen Rechnungen, die dem AEAT über die neue SII mitgeteilt werden müssen (sowohl in den aktuellen Registerbüchern als auch in den Feldern der Rechnungen selbst enthalten) Unverzügliche Bereitstellung von Informationen (SII) 11 AN DIE IRS ZU SENDENDE INFORMATIONEN (Quelle AEAT)

Nein, es ist nicht erforderlich, die Rechnungen an die spanische Steuerbehörde AEAT zu senden. Es müssen lediglich die in der entsprechenden Ministerialverordnung festgelegten Felder der Rechnungsunterlagen übermittelt werden, wie im derzeit in Bearbeitung befindlichen Entwurf des Königlichen Dekrets vorgesehen.

(Quelle: AEAT)

Es ist ein Modul der easyapIP-Anwendung. In diesem Modul wird der komplette Kreislauf der von Dritten erhaltenen Rechnungen verarbeitet. Die üblichen Probleme der Rechnungsbearbeitungsprozesse werden automatisiert und gelöst: Zuordnung zum Kreislauf (mit oder ohne Bestellauftrag...), Abgleich/Konformität, Kodierung, Genehmigung, Ausnahmegenehmigung, Buchhaltung, Lieferanteninformationsversorgung... mit dem Ziel, die eingesetzten Ressourcen zu optimieren und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, um so eine effizientere Buchhaltung zu erreichen. Weitere Informationen finden Sie in workflowfacturas.es und in den nachfolgenden Fragen.

Die Plattform easyapIP kann alle Arten von Rechnungen verwalten, mit dem Ziel, diese schließlich zu verbuchen. Sie unterstützt verschiedene Eingabeformate, darunter Papierrechnungen, EDI, EDI mit Unterschrift, elektronische Rechnungen (eFactura), PDF und andere. Außerdem ist sie unabhängig von der Art der Rechnung: mit Bestellung, ohne Bestellung, Ausgaben, Vermögenswerte usw.

easyapIP ist ein nützliches Tool für jedes Unternehmen, das die Bearbeitung seiner Rechnungen von Dritten optimieren möchte. Es eignet sich für Unternehmen jeder Branche, Größe und Lage, darunter multinationale Konzerne und KMU sowie Unternehmen aus Branchen wie Automobil, Bankwesen, Vertrieb oder Werbung, sowohl in Spanien als auch in anderen Ländern wie Deutschland oder Mexiko.

Ja, easyapIP ist ein besonders geeignetes Tool für Shared Service Center (SSC). Es ermöglicht die Segmentierung von Aufgaben, die Verwaltung von Rechnungsläufen nach Unternehmen, die Arbeit in mehreren Sprachen und die Verbuchung in verschiedenen Buchhaltungssystemen aus einer einzigen Umgebung heraus.
Außerdem ermöglicht es den Empfang von Rechnungen in mehreren Sprachen und den Fernzugriff von verschiedenen geografischen Standorten aus. Diese Funktionen machen easyapIP zu einer vielseitigen und anpassungsfähigen Lösung sowohl für SCCs als auch für Verwaltungsbüros, die mit mehreren Kunden arbeiten.

easyapIP bietet zahlreiche Vorteile für interne und externe Audits. Es ermöglicht den Auditoren jederzeit Zugriff auf die Bilder der Rechnungen, ohne dass physische Dateien konsultiert werden müssen. Das PDF-Bild wird in der Regel akzeptiert, insbesondere wenn es signiert ist oder es sich um eine digitale Rechnung handelt.
Darüber hinaus protokolliert das Tool, wer welche Aktion wann durchgeführt hat, was die Rückverfolgbarkeit verbessert. Die Prozesse und Regeln sind in der Anwendung parametrisiert, was die operative Stabilität gewährleistet und die Abhängigkeit von individuellem Wissen verringert.

Ja, mit easyapIP können Sie einzelnen Benutzern oder Arbeitsgruppen Aufgaben entsprechend ihren spezifischen Zuständigkeiten zuweisen. Jede Rechnung hat einen Status, der sich je nach Bearbeitungsablauf ändert, und für jede Phase ist immer ein Verantwortlicher zugewiesen.
Der Grad der Aufgabentrennung erleichtert die Bildung von Gruppen, die für bestimmte Arten von Vorfällen zuständig sind. So können beispielsweise Vorfälle beim Wareneingang dem Lager zugewiesen werden, Unstimmigkeiten bei Beträgen dem zuständigen Einkäufer und formale Fehler der Buchhaltung.

Die Kodierung von Rechnungen, eine in der Regel zeitaufwändige Aufgabe, kann in easyapIP mithilfe verschiedener Elemente automatisiert werden: Lieferantendaten, in der Rechnung enthaltene Informationen und vordefinierte Vorlagen für Aufschlüsselungen.
easyapIP arbeitet sowohl mit dem Bild der Rechnung als auch mit den extrahierten Daten, wodurch die Kodierung effizient automatisiert und manuelle Eingriffe deutlich reduziert werden können.

Eine Rechnung zu kodieren bedeutet, die für ihre Erfassung erforderlichen Buchhaltungsinformationen zuzuordnen. Diese Kodierung kann je nach Kontenplan und analytischer Buchhaltungsstruktur des Unternehmens verschiedene Ebenen umfassen. Die grundlegendste Ebene ist die Kostenstelle, aber bei Bedarf können bis zu fünf Ebenen der analytischen Aufschlüsselung angewendet werden.

In der Regel müssen Rechnungen mit Bestellung nicht kodiert werden, da die Bestellung alle erforderlichen Informationen enthält. Wenn jedoch Unterschiede zwischen dem Bestellbetrag und dem Rechnungsbetrag bestehen, kann es erforderlich sein, diese manuell zu kodieren.

Die automatische Rechnungsabstimmung in easyapIP verwendet mehrere Variablen und basiert auf einer hochgradig parametrisierbaren mathematischen Engine, sogar mit spezifischen Regeln für jeden Lieferanten. Zu den gängigsten Variablen gehören: Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Stückpreis, Anzahl der Einheiten und Produktreferenz.

Die Art der Abstimmung kann zweistufig oder dreistufig sein und sowohl für die gesamte Steuerbemessungsgrundlage als auch auf Detailzeilenebene erfolgen. Diese Konfigurationsebene ermöglicht einen hohen Automatisierungsgrad im Rechnungsprüfungsprozess.

Ja, die Parametrisierung von easyapIP ist einfach und erfordert keine fortgeschrittenen technischen Kenntnisse. Die Plattform ist so konzipiert, dass sie von der Finanzabteilung selbst verwaltet werden kann, wobei die internen und geschäftlichen Regeln jedes Unternehmens angewendet werden.

Darüber hinaus ermöglicht easyapIP die Festlegung unterschiedlicher Regeln für dieselbe Aufgabe je nach juristischer Person, was die Anpassung an komplexe Unternehmensstrukturen erleichtert.

Ja, jede Rechnung in easyapIP verfügt über einen vollständigen Ereignisverlauf, in dem festgehalten wird, wer wann welche Aufgabe ausgeführt hat, einschließlich Kommentaren. So lässt sich der aktuelle Status und die Dauer jedes Rechnungsstatus genau nachvollziehen und die verantwortliche Person identifizieren.

Diese Informationen sind für die Analyse der Prozesszeiten von grundlegender Bedeutung, und der Alterungsbericht (Ageing) wird von den Anwendern zur Optimierung der Verwaltung sehr geschätzt.

In easyapIP können so viele Rechnungsabläufe konfiguriert werden, wie es Rechnungsarten und juristische Personen gibt. So ist es beispielsweise innerhalb derselben Unternehmensgruppe möglich, einen spezifischen Ablauf für Rechnungen mit Bestellung in Unternehmen A und einen anderen für Rechnungen ohne Bestellung in Unternehmen B zu definieren.

Diese Flexibilität ermöglicht es, die Arbeitsabläufe an die Bedürfnisse und Vorschriften jedes Unternehmens oder jeder Rechtseinheit anzupassen.

Nein, der Rechnungsfreigabeprozess in easyapIP ist nicht statisch. Er wird gemäß den internen Richtlinien jedes einzelnen Unternehmens konfiguriert, wobei konkrete Aufgaben und Verantwortliche festgelegt werden.

Sobald die Rechnung in die Plattform eingegeben wurde, durchläuft sie einen festgelegten elektronischen Workflow, bis sie genehmigt und anschließend im ERP-System des Benutzers verbucht wird. Dieser Workflow lässt sich vollständig an die Anforderungen jedes Unternehmens anpassen.

Bei easyapIP werden die Schritte oder Status der Rechnungen entsprechend der Rechnungsart und den spezifischen Anforderungen jedes Kunden definiert. Die Plattform verfügt über vordefinierte Abläufe, die angepasst werden können.

Für Rechnungen ohne Bestellung sind die wichtigsten Status:

• Kodierung: Zuordnung von Buchhaltungskonten und Elementen der analytischen Buchhaltung (wie Kostenstellen oder Projekte).
• Genehmigung.
• Lösung von Ausnahmen mit Unterzuständen je nach Art des Vorfalls.

Für Rechnungen mit Bestellung sind die wichtigsten Status:

• Formgebung: Automatische Zwei- oder Drei-Wege-Ausrichtung.
• Lösung von Ausnahmen, auch mit Unterzuständen je nach Art des Vorfalls.
• Diese Struktur ermöglicht eine detaillierte und flexible Kontrolle des Rechnungsflusses.

Bei easyapIP erhalten Benutzer Benachrichtigungen über ausstehende Aufgaben per E-Mail, entweder sofort oder gebündelt. Darüber hinaus werden automatische Erinnerungen generiert, wenn Aufgaben eine bestimmte Zeit lang ungelöst bleiben.

Innerhalb der Plattform kann jeder Benutzer online die ihm zugewiesenen Aufgaben und deren Status einsehen.

easyapIP verwendet eine intern entwickelte Workflow-Engine vom Typ BPM (Business Process Management). Die gesamte Logik der Aufgabenverteilung und die Abstimmungs-Engine wurden von easyap speziell für die Anpassung an unterschiedliche Umgebungen und Unternehmensanforderungen entwickelt.