Dans le domaine de la comptabilité fournisseurs, la distinction traditionnelle entre les factures avec et sans bons de commande par rapport aux types de factures est évidente à la fois dans le traitement (différents types de tâches) et dans l'affectation comptable du registre des factures.
Types de factures
Comptabilisation en fonction des types de factures
Types de factures : factures sans bon de commande
Dans le cas des factures sans bon de commande, l'enregistrement comptable des factures se fait généralement au débit des comptes de charges et des éléments de comptabilité analytique, le cas échéant. Il est donc nécessaire, pour passer l'écriture, de bien connaître le système comptable de l'entreprise et de l'utiliser de manière correcte et cohérente.
Ces circonstances doivent être prises en considération lors du choix des personnes chargées (en raison de leur formation et de leur expérience) d'exécuter la tâche, ainsi que lors de la formation à l'utilisation des comptes, des centres de coûts et des autres éléments utilisés dans la comptabilité de l'entreprise. Le fait que les différentes personnes qui passent les écritures de dépenses suivent les mêmes critères et travaillent de manière homogène garantira que les informations fournies par les états comptables peuvent être analysées et servir de source à la prise de décision.
Types de factures : factures avec bon de commande
Toutefois, dans le cas de factures accompagnées de bons de commande, il est normal que l'enregistrement de la facture entraîne la "mise à mort" d'une provision de factures en attente de réception. La charge est reprise à un autre moment, qui intervient généralement lors de l'enregistrement de la réception du bien ou du service. En outre, les imputations comptables aux comptes de charges ne sont pas effectuées de manière traditionnelle par sélection de comptes, mais sont normalement des attributs des éléments de la commande : matériaux, entrepôts....
Ces éléments signifient que la fonction purement comptable est déplacée au moment de la création des fiches de matériel, de fournisseur, d'entrepôt, etc., laissant l'enregistrement de la facture davantage comme une tâche de conformation et d'identification des différences que comme une tâche comptable. Par conséquent, pour que les informations comptables créées soient correctes, il faudra que les personnes qui créent les fiches des matériaux, des entrepôts, des commandes, etc. aient reçu une formation suffisante pour comprendre les implications que l'utilisation de l'une ou l'autre fiche a sur la comptabilité de l'entreprise.
Enfin, en tant que compte relais, le compte de provision pour factures à recevoir devra être revu périodiquement, car il servira d'élément d'identification des dépenses à formaliser et des soldes qui pourraient être mal enregistrés.
