Pourquoi utiliser un outil de workflow pour la comptabilité fournisseurs ?

Dans la plupart des entreprises, le processus de comptabilité fournisseurs est un processus largement manuel et gourmand en ressources, puisqu'on estime qu'un employé du service comptabilité fournisseurs ne traite en moyenne que 10 000 factures par an.

Au problème de productivité inhérent à la tâche manuelle s'ajoute une série d'effets collatéraux tels que l'incohérence des délais de paiement, la forte variabilité des temps de traitement, l'arbitraire dans les processus de décision, la réactivité dans la résolution des incidents, l'accumulation du travail, la difficulté à gérer les pics et les creux, etc... ....

Un certain nombre d'outils sont disponibles pour améliorer le processus de comptabilité fournisseurs, y compris des outils de workflow.

Outil de gestion des comptes fournisseurs

Qu'est-ce qu'un outil de workflow ?

"Un outil de workflow automatise la séquence d'actions, d'activités ou de tâches utilisées pour l'exécution du processus, y compris le suivi de l'état de chacune de ses étapes et des personnes responsables et impliquées dans chacune d'entre elles.

L'automatisation du processus de facturation à l'aide d' outils de workflow nécessite des activités préalables. La principale est la redéfinition du processus, car la simple automatisation des tâches effectuées manuellement, sans l'adaptation correspondante, ne produira pas nécessairement une amélioration.

Tout au long du processus de facturation, il existe des domaines d'opportunités dans lesquels l'application des technologies de Workflow peut apporter des améliorations substantielles, mais ces améliorations ne sont pas seulement dues à l'automatisation de la tâche et à l'amélioration correspondante de la production. La visibilité accrue, en sachant à tout moment où se trouve chaque facture et qui en est responsable, et la traçabilité des événements, en pouvant reproduire tout l'historique de chaque facture (quand et par qui), sont des améliorations évidentes de ce type d'outil.

Fonctionnalité d'un outil de workflow

Au sein de l'ensemble du processus de facturation, des sous-groupes peuvent être créés en fonction de la nature de la tâche. En voici quelques-uns :

Réception des factures

Dans le cadre de la refonte de la procédure, une attention particulière doit être accordée au processus de réception des factures, à leur format et à leur traitement.

Coupler l'utilisation d'outils OCR pour l'extraction des données des factures papier avec la mise en œuvre de la facturation électronique dans le cycle du fournisseur permet d'éliminer les coûts inutiles en réduisant les erreurs liées à la gestion des factures papier.

Flux de travail pour la mise en correspondance des factures et des commandes

Comme nous l'avons mentionné dans l'article précédent, l'une des tâches les plus consommatrices de ressources dans le processus de facturation des fournisseurs est l'appariement des factures avec les commandes et/ou les marchandises entrantes (appariement à deux ou trois voies).

L'automatisation de cette phase sur la base de règles commerciales fondées sur des paramètres objectifs entraîne une réduction significative du temps de traitement ainsi qu'une réduction du cycle de traitement des factures.

Processus d'approbation

Toutes les factures qui ne sont pas comparées à une source externe, telle qu'une commande, doivent être approuvées selon les règles définies dans chaque entreprise. La définition dans le Workflow des règles de gestion qui arbitrent les niveaux d'approbation (montant, nature de la dépense, centre de coût, fournisseur, etc.), permettra l'envoi automatique de la tâche à l'approbateur correspondant. Dans les environnements décisionnels distribués, il est particulièrement utile de mécaniser cette tâche.

Processus de résolution des exceptions

Comme nous l'avons mentionné dans le billet précédent, plus de 25% des factures entrantes connaissent un incident lors de leur traitement. La mise en place d'une procédure de résolution spécialisée pour chacun des différents types d'exceptions et leur automatisation via le Workflow est un élément indispensable dans un processus de premier niveau.

Détachement

L'objectif de l'automatisation à l'aide d'outils de workflow est de pouvoir enregistrer les factures sans surveillance et sans intervention humaine, ce qui permet de limiter les erreurs et de s'assurer qu'il n'y a pas de failles dans le contrôle interne.

En résumé, l'utilisation d'outils de workflow est d'une grande aide pour améliorer le processus de traitement des factures fournisseurs. Ils sont un élément essentiel de la procéduralisation et de l'automatisation, mais n'oublions pas qu'ils doivent être accompagnés d'autres améliorations pour parvenir à un processus réellement efficace.