Comment classer correctement les factures dans votre entreprise

Une tâche aussi classique que nécessaire dans toute entreprise est l'archivage des factures. l'archivage des factures. Il est nécessaire pour plusieurs raisons : il assure la conformité réglementaire, offre une transparence comptable, optimise les processus internes..... Qu'elle soit sur papier ou sous forme numérique, cette tâche a un impact direct sur la gestion efficace de vos ressources et, par conséquent, sur vos décisions stratégiques. Pour vous y aider, nous vous expliquons dans ces lignes ce que signifie l'archivage des factures dans ce contexte numérique, combien de temps vous devez les conserver et quelles sont les méthodes les plus efficaces pour le faire. En outre, vous découvrirez qu'avec des outils tels que easyap vous pouvez transformer la gestion de vos factures électroniqueset gagner en rapidité, en sécurité et en efficacité.

Qu'entend-on par archivage des factures ?

Le concept d'archivage des factures ne se limite pas à leur stockage. Il s'agit d'un processus qui implique ces autres actions :

• Tri. Organisez les factures par date, par fournisseur ou par catégorie.
• Conservation. Conservez-les pour les délais légaux afin d'éviter les pénalités.
• Accessibilité. Veillez à ce qu'ils soient rapidement et facilement disponibles lorsque vous en avez besoin, que ce soit pour des audits, des analyses ou des consultations internes.

Aujourd'hui, à l'ère du numérique, ce processus peut être réalisé dans un format physique support physique (c'est-à-dire les factures traditionnelles sur papier) ou avec des solutions numériques.

Comme nous l'avons dit, la tendance à la numérisation des entreprises a donné un rôle plus important aux classeurs les classeurs numériques. Par ce terme, nous entendons des systèmes qui offrent beaucoup plus de sécurité, d'économie d'espace et d'automatisation.

Un exemple de cette nouvelle réalité est le nombre total de factures électroniques B2B émises en Espagne, qui s'élevait à 460 309 458 en 2023. Ce chiffre représente une augmentation de 35,39 % par rapport à l'année précédente.

Pendant combien de temps les factures doivent-elles être archivées ?

Par ailleurs, dans le point précédent, nous avons parlé du stockage des factures et du délai légal prévu à cet effet. À cet égard, le délai est réglementé par la législation fiscale espagnole et dépend du type de document :

Type de facture	Période de conservation
Factures émises et reçues	4 ans depuis la dernière déclaration fiscale correspondante (Ley General Tributaria, article 66).
Documents relatifs à la TVA	4 ans à compter du dépôt de la déclaration trimestrielle ou annuelle.
Factures relatives aux biens d'investissement	Jusqu'à 9 ans, en fonction de la durée d'amortissement du bien.

Toutefois, il convient de noter que ces délais peuvent être prolongés en cas de contrôle fiscal en cours.

Comment archiver les factures des fournisseurs Les méthodes

Lorsqu'il s'agit d'archiver des factures de fournisseurs, il faut savoir qu'il existe plusieurs méthodes ou alternatives pour le faire. Concrètement, vous avez actuellement encore le choix entre les méthodes suivantes :

1. Sur papier. Consiste à utiliser un classeur de factures pour classer les factures par date ou par fournisseur. Veillez à les protéger de l'humidité ou des dommages avec un bon matériau.
2. Numériquement. Cette méthode repose sur l'utilisation d'un logiciel qui numérise les factures et les stocke dans un système de gestion des documents. gestion des documents. Dans ce cas, il est recommandé d'utiliser des outils qui permettent d'inclure des tags ou des filtres pour faciliter la recherche.
3. Hybride. La dernière et troisième option consiste à combiner les deux précédentes. Il s'agit de les conserver sur papier tout en profitant d'un système numérique, ce qui vous offre une double couche de sécurité.

Toutefois, elle estime que dès que la mise en œuvre à 100 % sera achevée, il sera possible pour les entreprises de l'Union européenne d'établir des factures électroniques. l'application obligatoire et la réglementation de la facturation électronique. en Espagne, la facturation sur papier (et donc la facturation hybride) n'aura plus de sens.

Avantages de l'archivage numérique des factures fournisseurs

Mais au-delà du caractère obligatoire de la facturation numérique et de la nécessité de déposer les factures par voie électronique, cette méthode offre d'autres grands avantages. 

• Une plus grande accessibilité. Le logiciel vous permet de retrouver n'importe laquelle de vos factures électroniques en quelques secondes.
• Sécurité avancée. Le stockage en nuage vous donne la possibilité d'effectuer des sauvegardes automatiques. Les données sont donc stockées avec toutes les garanties.
• Authenticité des documents. Les solutions numériques certifiées assurent la validité juridique des documents au moyen de signatures et de certificats électroniques. signatures et certificats électroniques.
• Réduction des coûts d'exploitation. Le traitement numérique permet de réduire les coûts liés au stockage physique.

• Réduction du risque de perte ou de détérioration. Vous éliminez le facteur humain (susceptible de provoquer davantage de défaillances) ou la détérioration physique des documents.
• Optimisation du temps. Grâce à l'automatisation et à la recherche avancée, vous économisez du temps et du personnel que vous pouvez utiliser dans d'autres domaines.

Comment produire ses propres factures ?

Tout ce que nous avons dit à propos de l'archivage des factures des fournisseurs s'applique également à vos factures. Toutefois, l'archivage de vos propres factures présente une nuance différente, L'archivage de vos propres factures présente une nuance différente, car il affecte directement l'image et le professionnalisme de votre entreprise auprès des clients et des instances publiques.

Bonnes pratiques pour l'archivage des factures de votre entreprise

Dans ce sens, easyap vous recommande également d'utiliser des solutions numériques pour vos propres factures et documents, en vous offrant les avantages suivants :

• Centralisation. Tout sera dans un seul système où vous stockerez toutes les factures émises les factures émises.
• Automatisation. Solutions qui génèrent automatiquement des factures électroniques tout en les triant à la volée.
• Vérification. Ces systèmes vous permettent de vérifier que les factures contiennent toutes les informations obligatoires (numéro de TVA, ventilation de la TVA, dates, etc.).
• Soutien juridique. Les copies numériques sont conformes à la réglementation en vigueur en matière de facturation électronique, si votre logiciel est correctement configuré.

Comment archiver les factures sous forme numérique ?

Des données telles que l'augmentation de la facturation électronique mentionnée au début reflètent une réalité : la numérisation devient la solution préférée des grandes entreprises comme des PME. Ses multiples avantages y contribuent.

Les étapes de la numérisation et de l'archivage des factures

À cet égard, un logiciel efficace est d'une importance capitale. En effet, une fois que vous en avez mis un en place dans votre entreprise, le processus de numérisation et d'archivage de vos factures, étape par étape, est rapide et facile : 

1. Numérisation initiale. Convertir vos factures papier en format numérique (PDF, XML, etc.).
2. Logiciel de gestion. Utilisez un outil qui vous permet de classer, d'étiqueter et de stocker les factures électroniquement.
3. Stockage dans le nuage. Si vous avez choisi une plateforme sécurisée, vous pouvez inclure des options d'accès à distance, ainsi que des sauvegardes.
4. Intégration avec d'autres systèmes. Connectez votre logiciel de facturation à votre ERP ou CRM pour consolider les informations financières.

Comment easyap peut-il vous aider avec votre facturation ?

C'est ici qu'intervient easyapest une solution de gestion de la facturation électronique de premier plan. Notre logiciel est conçu pour répondre aux besoins des grandes entreprises de différents pays, secteurs et tailles.

Entre autres, vous aurez la possibilité de :

• Générer des factures. Le logiciel automatise entièrement le processus d'émission, vous garantissant une conformité réglementaire et une précision totale.
• Recevoir et gérer les factures des fournisseurs. Vous pourrez centraliser tous les documents dans un seul système, avec des fonctions avancées de classification et de recherche.
• Modifier les factures. La solution easyap corrige les erreurs et met à jour les informations facilement et en toute sécurité.
• Archivage numérique des factures. Bien entendu, le logiciel stocke vos factures et vos documents dans le nuage grâce à une technologie qui garantit une accessibilité immédiate et une protection en cas d'audit.

Il y a encore d'autres avantages, mais rien qu'avec ceux-là, vous oubliez les processus manuels. Vous gagnez également en efficacité et pouvez consacrer plus de temps aux tâches stratégiques.

En résumé, avec une bonne stratégie d'archivage des factures et un outil comme celui que nous mettons à votre disposition, votre entreprise se conformera à toutes les réglementations, évitera les erreurs et simplifiera la gestion financière. Si vous souhaitez l'essayer et en savoir plus sur easyap et ses avantages contactez-nous à l'adresse.