Preguntas frecuentes sobre Easyap

Easyap se especializa en la gestión del proceso de facturación con terceros. Desde hace más de 25 años, ofrece servicios enfocados en mejorar los procesos de envío y recepción de facturas. Utilizando herramientas desarrolladas internamente, easyap ayuda a las empresas a automatizar y optimizar sus flujos de trabajo relacionados con la facturación electrónica.

Sí, easyapIP es compatible con cualquier sistema contable o ERP. Es una aplicación externa que se adapta al formato de archivo necesario para integrarse con los sistemas del cliente. Puede recibir datos (inputs) y enviar información procesada (outputs), conectándose tanto con sistemas contables como operacionales. Easyap trabaja con los principales ERP del mercado, como SAP, PeopleSoft, Navision, JD Edwards, Contaplus, así como con desarrollos internos de cada empresa.

No, easyap no vende software. Es una empresa de servicios especializada en la mejora de procesos de Cuentas por Pagar y Facturación Electrónica. Ofrece herramientas propias que se ponen a disposición de los clientes como parte del servicio, y también brinda apoyo en tareas administrativo-contables según el alcance contratado.

Por ejemplo, easyap puede encargarse del escaneo, OCR y gestión documental de facturas, así como de su codificación y conformación. Sin embargo, no realiza tareas de aprobación de facturas.

Easyap es una empresa pionera con más de 25 años de experiencia en servicios gestionados de cuentas por pagar y facturación electrónica. Ha trabajado con empresas de distintos tamaños y sectores, ayudándolas a optimizar sus procesos de tramitación de facturas. Gracias a su enfoque en eficiencia y resultados, sus clientes han logrado mejoras significativas y ahorros sostenidos, con relaciones de colaboración a largo plazo.

Los servicios de easyap se comercializan bajo un modelo flexible y adaptable. No hay licencias por número de usuarios ni costes de mantenimiento. El precio varía según el volumen de documentos procesados y las tareas externalizadas que se deseen delegar. Esto permite al cliente pagar únicamente por el uso real de la plataforma y los servicios contratados.

La plataforma easyapIP se diferencia en el mercado por:

• tener más de 20 años de experiencia
• especialización en finanzas con perfiles expertos
• ahorro en costes
• mejora continua de procesos
• visibilidad completa
• operación sin fronteras físicas
• liberación de recursos internos.

Easyap ofrece servicios en Europa, incluyendo países escandinavos, así como en América del Norte y Hispanoamérica.

En cada país, adapta sus procesos a la legislación vigente y cumple con los protocolos homologados.

La solución de easyap está dirigida a cualquier sector empresarial que cuente con un área financiera, ya que puede beneficiar a todas las empresas en la optimización de sus procesos financieros.

Easyap es una plataforma modular que incluye varios módulos:

• emisión y recepción de facturas electrónicas
• gestión de gastos de empleados
• tramitación de facturas mediante workflows.

EasyEI es una plataforma de facturación electrónica que permite emitir facturas a clientes y recibir facturas de proveedores.
Principales características:

• No requiere instalación de software.
• Coste 100% variable, se paga solo por factura emitida o recibida.
• Soporte multiformato: permite emitir y recibir facturas en formatos como facturae, XML, EDI, factura web e incluso papel.
• Alta online en 5 minutos.

La plataforma permite emitir facturas electrónicas a todos tus clientes, adaptándose al formato que cada cliente pueda recibir. Además, ofrece un valor añadido al adjuntar un fichero contable junto con la factura, que facilita la contabilización automática en el ERP del receptor. La plataforma gestiona este proceso, liberando tanto al emisor como al receptor de desarrollos adicionales.

La facturación electrónica ofrece múltiples ventajas:

• la generación, envío y recepción de facturas es inmediata, reduciendo los plazos al máximo
• elimina gastos de envío como sobres y sellos
• garantiza la recepción fehaciente de las facturas y evita pérdidas al almacenarlas en el portal de easyapIP. Además, con módulos de workflow, permite automatizar procesos de conciliación y aprobación, facilitando la contabilización automática sin intervención humana.

El portal de factura electrónica de easyap permite emitir facturas de dos formas:

1. ingresando manualmente los datos en una interfaz web
2. mediante la carga automática de archivos desde el ERP del usuario. La plataforma es compatible con cualquier formato de archivo, facilitando la emisión y recepción sin importar el sistema utilizado.

La plataforma easyapIP gestiona todas las facturas de un usuario, tanto las recibidas de proveedores como las emitidas a clientes. Completa el ciclo de la factura hasta su contabilización en el ERP, envía las facturas electrónicamente en el formato que cada cliente pueda recibir y las almacena para cumplir con los requisitos legales.

El proceso de implementación de easyapEI es sencillo y rápido. Se realiza completamente online y solo requiere una parametrización personalizada según las necesidades específicas de cada cliente para estar en producción en poco tiempo.

En el portal de easyapEI se pueden recibir facturas en cualquier formato, ya sea electrónica (Facturae, XML, EDI, etc.) o en PDF.

Además, cuenta con funcionalidad OCR y validación para procesar facturas en formato PDF y papel (tras escaneo). Easyap también ofrece el servicio de escaneo de facturas en papel.

El portal de easyapEI permite recibir cualquier tipo de factura, ya sea en formato electrónico (Facturae, XML, EDI, entre otros) o en PDF, independientemente del formato. Además, cuenta con tecnología OCR y validación para procesar facturas en PDF y papel (una vez escaneadas). Easyap también ofrece el servicio de escaneo de facturas en papel.

Sí, sin compromiso puede probar la funcionalidad del portal de facturación electrónica easyei para emisión y recepción de facturas. Chequea nuestra web: https://www.easyap.com/e-factura-emision/

Contactanos hoy mismo para comenzar

Sí, los proveedores pueden acceder para consultar el estado de sus facturas enviadas al portal de easyei, lo que reduce significativamente las llamadas de seguimiento. Este acceso puede configurarse para ser limitado si el cliente lo desea.

Los clientes reciben una notificación por correo electrónico en el mismo instante en que se envía la factura.

La recepción de facturas por parte de los proveedores puede hacerse vía email o FTP. Al darse de alta en el portal easyei, se crean cuentas de correo específicas (por ejemplo, Mi_Empresa@factura.es o Mi_Empresa@einvoic.es) y accesos FTP para recibir las facturas directamente en el portal. Si ya existen direcciones internas para recibir facturas, el portal también puede leer esas cuentas de correo.

El proceso de configuración para recibir facturas electrónicas es muy rápido, tomando solo minutos. Si se cuenta con certificado digital para firmar facturas, no debería tomar más de 10 minutos. El alta incluye la creación de cuentas de correo (por ejemplo, Mi_Empresa@factura.es o Mi_Empresa@einvoic.es) y acceso FTP para recibir las facturas de proveedores directamente en el portal.

La configuración para enviar facturas electrónicas a sus clientes es rápida y se realiza online en minutos. Si dispone de certificado digital para firmar facturas, el proceso no debería tomar más de 5 minutos.

Sí, el portal easyei proporciona un acuse de recibo para cada factura enviada y registra eventos de rechazo o errores de envío por parte del cliente. También ofrece acuse de recibo para facturas en papel.

El portal easyei soporta los principales formatos de facturación electrónica, como facturae, edi, xml, brl, pdf, entre otros. También permite el envío en formato papel. Además, es posible implementar formatos específicos para cada cliente, personalizando el formato de envío según sus necesidades.

Sí, easyap permite la interconexión directa con los principales sistemas contables y ERPs para la emisión de facturas. Además, admite la carga masiva de archivos de facturas emitidas para facilitar el proceso.

Sí, el portal easyei permite emitir facturas electrónicas válidas en los formatos exigidos por la Administración, como facturae y XML. El alta en el portal es gratuita y solo se paga por las facturas que se emiten.

Para procesar automáticamente una factura recibida en PDF, es necesario extraer los datos mediante herramientas OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y validar la información extraída para su contabilización automática.

El portal easyei ofrece varias ventajas para el procesamiento de facturas PDF recibidas, entre ellas:

• Contabilización automática gracias a la extracción de datos mediante herramientas OCR.
• Acceso online a la imagen digitalizada de la factura.
• Plataforma única para gestionar todas las facturas, independientemente de su formato: papel, XML, PDF, EDI, etc.

La factura en PDF sin firma digital es válida legalmente si cumple estos requisitos:

• Se conserva en el mismo medio en que fue recibida, por ejemplo, correo electrónico.
• Se garantiza acceso rápido y online para posibles requerimientos de la agencia tributaria.

Una factura en PDF solo se considera factura electrónica si está firmada digitalmente. Sin embargo, no ofrece la principal ventaja de una factura electrónica en formato XML o datos estructurados, que permite el procesamiento automático sin necesidad de herramientas OCR.

La factura electrónica es el equivalente digital de la factura en papel, con el mismo valor legal y mayor seguridad. Es un documento legal con implicaciones fiscales que requiere cumplir ciertas condiciones:

• Debe estar en un formato electrónico reconocido (EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12, etc.).
• Su transmisión debe ser telemática.
• El documento debe mantenerse inalterable para garantizar su integridad y autenticidad.

easyapIP Gastos de Empleado es un módulo de la plataforma easyapIP diseñado para gestionar las hojas de gastos de los empleados. Esta aplicación web agiliza la tramitación, contabilización y pago de los gastos que los empleados realizan en nombre de la empresa durante su actividad profesional. Para más información, visite gastosempleado.es y consulte las preguntas frecuentes relacionadas.

La plataforma easyapIP está diseñada para ser muy intuitiva. La formación se divide en dos niveles:

1. cursos para usuarios con uso intensivo, enfocados en parametrización de reglas y gestión de seguridad
2. un módulo con videos explicativos para que cualquier empleado pueda aprender a usar la plataforma de forma autónoma, sin necesidad de personal dedicado.

En una hoja de gastos se muestran dos importes distintos:

1. Importe total, que corresponde a la suma de todas las líneas, sin importar el método de pago.
2. Importe a pagar, que incluye solo las líneas que deben ser reembolsadas al empleado, excluyendo gastos pagados con tarjeta corporativa u otros métodos que no generan reembolso.

El circuito de hojas de gastos se configura según las necesidades de cada cliente. Puede iniciarse en cualquier momento, ya sea antes o después de incurrir en el gasto. Incluye etapas como:

• autorización previa para viajes (fechas, destino, costes)
• conexión con agencias de viajes
• solicitud de adelantos o fondos
• la imputación de gastos en destino (taxi, comidas, etc.).

easyapIP es una herramienta de workflow que permite al empleado conocer en tiempo real el estado de cada hoja de gastos y quién es el responsable de la tarea correspondiente. El empleado puede saber si su hoja está en aprobación, quién la tiene para aprobar, si está en revisión, auditoría o en el área contable. Todos los eventos quedan registrados, y el acceso a la información está regulado por controles de seguridad para garantizar la privacidad.

El circuito de aprobación de las hojas de gasto se configura según la política de gastos de la compañía.

Una vez parametrizado, cualquier usuario con los permisos adecuados puede administrar y modificar dicho circuito.

Una de las ventajas de easyapIP es que los datos existentes para cada hoja se pueden extraer en el formato que se necesite, creándose un fichero contable que permite su importación en el sistema contable. De esta forma se elimina la duplicidad de trabajo que suele existir al completar el empleado una plantilla de datos y la posterior grabación de los mismos en el sistema contable.

easyapIP trabaja ya con muchos sistemas contables, de tal forma que están desarrollados los exportadores/importadores más habituales.

La plataforma recoge las políticas de gasto la compañía, pudiendo introducir limitaciones en base a categorías profesionales, centros de coste, días de la semana, naturaleza del gasto, importe del gasto…

La plataforma identifica a cada usuario en base a una categoría profesional, por lo que cada usuario solo va a poder imputar gastos conforme a su categoría profesional.

La plataforma easyapIP está preparada para comunicarse y recibir los datos de los movimientos de las tarjetas directamente de las entidades financieras, siendo capaz de identificar el tipo de gasto e imputarlo en la cuenta contable que corresponda de modo que al usuario de la tarjeta se le genera automáticamente una hoja de gasto con todos estos movimientos.

Todos los conceptos recogidos en las hojas de gastos son imputables a elementos de contabilidad analítica. Por defecto el usuario pertenece a un centro de coste y este dato puede posteriormente ser editado/modificado a nivel de cada uno de los gastos incluidos. De tal forma que en una misma hoja se pueden reportar gastos a distintos centros de coste, si así se permite en cada compañía.

Habrá tantos conceptos como requiera y use la compañía. Los conceptos se mapean a una cuenta contable, en la cual se realizará el asiento. Los conceptos más usados estarán normalmente representados con un icono para su fácil identificación.

Una hoja puede tener tantas líneas como se quiera. Lo habitual es tener una línea por cada justificante de gasto, y en la hoja se pueden ir incorporando líneas a lo largo del tiempo. Son normas internas de las compañías las que indican con que frecuencia deben presentarse/contabilizarse las hojas

Se puede, existiendo varias formas de hacerlo. Desde un dispositivo móvil con cámara se puede hacer una foto al justificante, que se remite y en la aplicación queda ya creada la línea con el justificante. Además, desde la propia aplicación web se puede anexar a la hora de crear la línea.

El control se realiza para cada una de las líneas en el momento mismo en que se crea. Está siempre activa y en uso. El empleado sabe en el momento de crear la línea si cumple o no con la política, no necesita esperar a que el aprobador revise la hoja. En el momento de la creación de la línea la aplicación indica el tipo de incumplimiento.

Sí, se puede hacer una prueba de envío enviando la factura a la dirección de email: pruebasfacturae@easyap.com.

Al crear una factura electrónica en formato Facturae, es fundamental cumplir con los requisitos del anexo correspondiente, especialmente en el uso correcto de las etiquetas para pedido e impuesto.

Las facturas electrónicas se envían adjuntas por email, de la misma forma que se enviaban las facturas tradicionales, usando la dirección habitual del destinatario.

Reducción de plazos en la tramitación, eliminación de errores, agilización del cobro de facturas y beneficios medioambientales, ya que se reduce el consumo de papel y el impacto del transporte de facturas físicas. Además, mejora la trazabilidad y el control de las facturas, facilita la integración automática con sistemas contables y ERP, y garantiza el cumplimiento legal y fiscal al usar formatos estándar y certificados.

Para emitir una factura electrónica, el sistema de facturación debe generar la factura en formato facturae. Se aceptan todas las versiones de facturae (ver ficheros anexos). Este formato es un estándar ampliamente utilizado, como FACe, y está integrado en la mayoría de los sistemas de facturación para clientes.

Sí, se pueden enviar la factura electrónica y el archivo PDF siempre que ambos se adjunten en el mismo correo electrónico y tengan el mismo nombre de archivo.

El modelo facturae se basa en un fichero xml con etiquetas. Las etiquetas a considerar especialmente son:

– Para incluir el número del pedido – ReceiverTransactionReference

– Para incluir el impuesto – TaxRate

Cuando la factura es correcta pero la anotación en el Libro Registro es errónea, se debe enviar un nuevo registro con el número original de la factura y el tipo de comunicación A1, que corresponde a “Modificación de facturas/registros (errores registrales)”.

No, solo deben reenviarse las facturas que fueron rechazadas en el envío original, una vez corregidos los errores.

Los contribuyentes deben enviar a la AEAT la siguiente información:

1- Libros registro: Facturas recibidas y emitidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.

2- Datos de la factura (según RD 1619/2012, art. 6 y 7): NIF, identificaciones, fecha de expedición, tipo impositivo, base imponible y cuota.

3- Tipo de operación: Identificado mediante claves y subclaves (factura simplificada, rectificativa, inversión del sujeto pasivo, IVA de caja, regímenes especiales, etc.).

4- Otros datos: Cuota deducible, número de referencia catastral en arrendamientos de locales de negocio, acuerdos de facturación, entre otros.

Los datos de las facturas pueden enviarse a la AEAT de dos formas:

1- Servicios web XML: Envío telemático a través de servicios web basados en intercambio de mensajes XML. Esta opción permite el suministro de información en tiempo casi real.

2- Formulario web: Para contribuyentes con pocas operaciones o para el envío puntual de registros concretos.

El nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT es obligatorio desde el 1 de julio de 2017 para los sujetos pasivos incluidos por ley o que se acojan voluntariamente.
Además, desde el 2 de enero de 2017 se habilitó una fase voluntaria con participación de empresas en pruebas piloto.
Los contribuyentes obligados al SII desde el 1 de julio de 2017 deben remitir electrónicamente los registros de facturación del primer semestre de 2017 entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2017.

Sí, easyapIP es una plataforma externa que puede integrarse con cualquier sistema contable o ERP del mercado. Es capaz de recibir datos (inputs) y enviar información procesada (outputs) adaptándose al formato requerido por cada sistema. Easyap ya trabaja con soluciones como SAP, Oracle, PeopleSoft, Navision, Microsoft Dynamics, JD Edwards, Contaplus y también con desarrollos internos específicos de cada empresa.

No, con el nuevo Suministro Inmediato de Información (SII), no es necesario enviar exactamente la misma información de los Libros Registro de IVA. En su lugar, se debe remitir electrónicamente a la Sede Electrónica de la AEAT determinada información que actualmente figura en:

• Libros Registro de IVA
• Facturas
• Modelos 340 y 347

La información que debe enviarse incluye datos del Libro Registro de Facturas Expedidas y del Libro Registro de Facturas Recibidas, tal como están reflejados en los libros actuales y en los campos de las propias facturas, pero adaptados al formato y requisitos del SII.

Los plazos para enviar los registros de facturación a la AEAT mediante el Suministro Inmediato de Información (SII) son los siguientes:

A) Facturas expedidas:
Plazo de 4 días naturales desde la expedición de la factura.
Si la factura es emitida por el destinatario o un tercero: 8 días naturales.
En ambos casos, el envío debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA.

B) Facturas recibidas:
Plazo de 4 días naturales desde el registro contable de la factura.
Debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se incluyó la operación.
Para importaciones, el cómputo inicia desde el registro contable del documento con la cuota liquidada por aduanas.

C) Operaciones intracomunitarias:
Plazo de 4 días naturales desde el inicio de la expedición o recepción de los bienes.

D) Bienes de inversión:
Hasta el 30 de enero, correspondiente al último periodo de liquidación del año.

En todos los casos, no se contabilizan sábados, domingos ni festivos nacionales dentro del plazo.
(Fuente AEAT)

Los sujetos pasivos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) deben llevar electrónicamente, a través de la Sede de la AEAT, los siguientes Libros Registro: facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias. Para ello, deben enviar los datos de facturación mediante servicios web con mensajes XML estructurados según los campos establecidos por el Ministerio de Hacienda. La AEAT genera los Libros Registro casi en tiempo real con esta información.

El Suministro Inmediato de Información (SII) es un sistema implantado por la AEAT que obliga a determinados contribuyentes a llevar los Libros Registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, enviando casi en tiempo real los registros de facturación. Este modelo sustituye al sistema tradicional y permite que el registro de las facturas se acerque al momento real en que se produce la operación económica.

(Fuente AEAT)

Cuando se produce un error material o jurídico en una factura, o se dan circunstancias que requieren modificar la base imponible según el artículo 80 de la Ley del IVA, debe emitirse una factura rectificativa. En el SII, esta factura se registra con el tipo de comunicación “A0” y el tipo de factura con las claves “R1”, “R2” o “R3”, según el motivo de la rectificación (concurso, deuda incobrable u otras causas). Además, se debe especificar el tipo de factura rectificativa con la clave “S” (por sustitución) o “I” (por diferencias).

La información de la factura se remitirá indicando “Tipo de Comunicación: A0” y tipo de factura con las claves “R1”, “R2” y “R3”.
Cuando la rectificación se haga por “sustitución” se deberá informar de la rectificación efectuada señalando igualmente el importe de dicha rectificación. Esta información se podrá realizar:
– Opción 1: Informando de un nuevo registro en el que se indiquen los importes correctos tras la rectificación en los campos “base imponible”, “cuota” y en su caso “recargo” y a su vez de los importes rectificados respecto de la factura original en los campos “base rectificada”, “cuota rectificada” y en su caso “recargo rectificado”.
– Opción 2: Informando de un nuevo registro en el que se indiquen los importes correctos tras la rectificación en los campos “base imponible”, “cuota” y en su caso “recargo” y de otro registro en el que se informe de los importes rectificados.
La identificación de la relación de facturas rectificadas será opcional.
Ejemplo: La factura nº1 de base imponible 1.000 € y cuota 210 € va a ser objeto de rectificación.
Opción 1: La modificación por sustitución supondría emitir una factura rectificativa con base imponible de 800 € y cuota 168, en la que se indicará que la rectificación realizada es de 1000 € por la base imponible rectificada y 210 € por la cuota rectificada.
Los campos y claves a consignar en el Libro registro de Facturas Expedidas son:
Tipo Comunicación: A0
Tipo Factura: Rx
Tipo Rectificativa: S
Importe Rectificación: se informará de dos campos adicionales con “la base rectificada” (1.000) y la “cuota rectificada” (210), con independencia de su signo.
Importe total: se indicará el importe final válido 968.
Desglose IVA: base imponible: 800, cuota repercutida 168.
Opción 2: La modificación por sustitución supondría emitir una factura con base imponible de -1000 € y una factura rectificativa en la que se indicará que la base imponible es de 800 €.
En la primera factura los campos y claves a consignar en el Libro registro de Facturas Expedidas son:
Tipo Comunicación: A0
Tipo Factura: F1
Desglose IVA: se indicará el importe que se rectifica (base imponible: (-1.000), cuota repercutida (-210).)
En la segunda de las facturas rectificativas los campos y claves a consignar en el Libro registro de Facturas Expedidas son:
Tipo Comunicación: A0
Tipo Factura: Rx
Tipo Rectificativa: S
Importe Rectificación: se informará de dos campos adicionales con “la base rectificada” 0 y la “cuota rectificada” 0.
Importe total: se indicará el importe final válido 968
Desglose IVA: base imponible: 800, cuota repercutida 168.

En el SII, una factura rectificativa por diferencias (tipo “I”) se registra con tipo de comunicación “A0” y tipo de factura “R1”, “R2” o “R3” según el motivo. La clave “I” indica que la rectificación es por diferencias, y no se completan los campos de base o cuota rectificada.

Se informa en un único registro, detallando directamente los importes corregidos.

Ejemplo: Si una factura original tenía una base de 1.000 € y cuota de 210 €, y debe corregirse con -200 € de base y -42 € de cuota:

Campos a consignar en el Libro registro de Facturas Expedidas:

Tipo Comunicación: A0

Tipo Factura: Rx

Tipo Rectificativa: I

Importe total: -242

Desglose IVA: base imponible: -200 €, cuota repercutida: -42 €

Cuando se emite un único documento para rectificar varias facturas, la identificación individual de las facturas rectificadas es opcional.
Si se decide identificarlas, se pueden incluir todas en el fichero XML, con la única limitación técnica del tamaño del fichero.

Deberá cumplimentarse el campo “fecha de operación” en el Libro registro de Facturas Expedidas cuando la fecha de realización de la operación sea distinta a la fecha de expedición de la factura.
Deberá cumplimentarse el campo “fecha de operación” en el Libro registro de Facturas Recibidas cuando la fecha de realización de la operación sea distinta a la fecha de expedición de la factura y así conste en la misma.
Ejemplo: la empresa A vende mercancías el 3 de julio de 2017, documentando la operación en factura de fecha 1 de 1 de agosto de 2017. ¿Cuándo debo suministrar los datos a través del SII? ¿Debo consignar algún campo específico?
Los datos deberán suministrarse en el plazo de los 8 días siguientes a la expedición de la factura (hasta el 11 de agosto). Se consignará la “Fecha de expedición de la factura” (1 de agosto de 2017) y el campo “Fecha operación” (3 de julio de 2017).

En una factura rectificativa, la fecha de operación que debe indicarse es la fecha de expedición de la factura original que está siendo rectificada.

Cuando una factura rectificativa corrige varias facturas, la fecha de operación será el último día del mes natural en que se registró la última de las facturas rectificadas (la de fecha más antigua).

No. El campo “Descripción operación” es de contenido libre y puede contener hasta 500 caracteres.

El campo “IDOtro” debe completarse cuando la contraparte de la operación (cliente o proveedor) o el emisor de la factura no disponga de un NIF asignado en España. Esto suele ocurrir, por ejemplo, con proveedores o clientes extranjeros.

El campo “Código país” debe completarse cuando la dirección de la contraparte (cliente o proveedor) corresponda a un país no comunitario, o si es un país comunitario pero la contraparte no disponga de Número de Operador Intracomunitario (como algunos consumidores finales comunitarios). Si se marca la clave 2 (NIF-IVA) en el campo “Tipos de Identificación en el país de residencia”, este campo no es obligatorio.

Cada una de las entidades que formen parte del Grupo debe suministrar electrónicamente los registros de facturación.

Sí. En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consignará el valor 09. Se registrarán como operaciones “no sujetas” y en el campo “Tipo no sujeta” se indicará la clave “N2: No sujeta – Operaciones no sujetas en el TAI por reglas de localización”.

Sí, se debe proporcionar información al SII en los siguientes casos:

• Cuando la operación requiera emitir factura, según el artículo 3.2 del RD 1619/2012.
• Para las operaciones señaladas en el artículo 33.1 del RD 1065/2007, de 27 de julio, incluyendo el importe de primas o contraprestaciones percibidas y las indemnizaciones o prestaciones satisfechas.

En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se debe consignar el valor 12 para el Libro registro de Facturas Expedidas y 14 para el Libro registro de Facturas Recibidas.

Sí, se pueden registrar asientos resumen de facturas a través del SII. Para ello, se debe consignar como tipo de factura la clave “F4”. En el bloque identificador de la factura (IDFactura) se incluirán el número y la serie de la primera y la última factura del resumen.

Sí. Se informará en un solo registro, desglosando la base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo y los distintos tipos impositivos.

Con carácter general, no es necesario. Marcando la clave “F2 Factura simplificada (ticket)”, sólo será obligatorio cumplimentar el campo “Importe total de la factura”. No obstante, si se trata de una factura simplificada “cualificada” de las reguladas en el artículo 7.2 del RD 1619/2012 sí deberá desglosar el importe de la cuota.

Se deberá informar en el bloque “Tipo Factura” con la clave “F3: factura emitida en sustitución de facturas simplificadas facturadas y declaradas” y en el bloque de “Facturas agrupadas” se identificarán las facturas simplificadas sustituidas con el número, serie y fecha de expedición o, en su caso, las especificaciones que se sustituyen o cajean. La identificación es opcional.

Se consignará el último día del mes natural en que se hayan efectuado las operaciones que documenta la factura recapitulativa.

No. Debe consignarse su contravalor en euros, aplicando el tipo de cambio vendedor fijado por el Banco de España vigente a la fecha de devengo de la operación (art. 79 once Ley 37/1992).

Sí. Existiendo obligación de expedir factura, (artículos 2 y 3 RD1619/2012 que regula las obligaciones de facturación) ésta debe registrarse.
Tratándose de una operación no sujeta, se consignará dentro del bloque “Desglose Factura” como “No sujeta”, indicando el importe y el tipo de operación de acuerdo a las siguientes claves:
“N1: No sujeta – No sujeción artículo 7, 14, otros”
“N2: No sujeta – Operaciones no sujetas en el TAI por reglas de localización”
Tratándose de una operación exenta, se consignará dentro del bloque “Desglose Factura” como “Sujeta” y “Exenta”, indicando la base imponible y la causa de exención utilizando las siguientes claves:
“E1: exenta por el artículo 20”
“E2: exenta por el artículo 21”
“E3: exenta por el artículo 22”
“E4: exenta por el artículo 24”
“E5: exenta por el artículo 25”
“E6: exenta por otros”
Si no se dispone de esta información bastará con indicar que se trata de una operación exenta.

Se anotará la factura emitida al cliente comunitario en el Libro registro de Facturas Expedidas procediendo a su identificación mediante la clave 2 en el campo de tipos de Identificación en el país de residencia “IDType” y su Número de Operador Intracomunitario en el campo “ID”. El campo “CodigoPais” no será obligatorio.
Por otra parte, la base imponible de la factura se incluirá en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”. Como causa de exención se consignará la clave “E5: Exenta por el artículo 25”.

La operación se anota en el Libro Registro de Facturas Expedidas.
En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consignará el valor 15.
Deberá identificarse al cliente – en caso de ser extranjero- mediante el “Código país” y
las claves 3 “Pasaporte”, 4 “Documento oficial de identificación expedido por el país

Las operaciones incluidas con sus correspondientes claves son:
VALORES DESCRIPCIÓN
01 OPERACIÓN DE RÉGIMEN COMÚN
02 OPERACIONES POR LAS QUE LOS EMPRESARIOS SATISFACEN COMPENSACIONES REAGYP
03 OPERACIONES A LAS QUE SE APLIQUE EL RÉGIMEN ESPECIAL DE BIENES USADOS, OBJETOS DE ARTE, ANTIGÜEDADES Y OBJETOS DE COLECCIÓN (135-139 DE LIVA),
04 RÉGIMEN ESPECIAL ORO DE INVERSIÓN
05 RÉGIMEN ESPECIAL AGENCIAS DE VIAJES
06 REGIMEN ESPECIAL GRUPO DE ENTIDADES EN IVA
07 RÉGIMEN ESPECIAL GRUPO DE ENTIDADES EN IVA (Nivel Avanzado)
08 RÉGIMEN ESPECIAL CRITERIO DE CAJA
09 OPERACIONES SUJETAS AL IPSI / IGIC
10 ADQUISICIONES INTRACOMUNITARIAS DE BIENES Y PRESTACIONES DE SERVICIOS
11 COMPRA DE AGENCIAS VIAJES: operaciones de mediación en nombre y por cuenta ajena en los servicios de transporte prestados al destinatario de los servicios de acuerdo con el apartado 3 de la disposición adicional cuarta del Reglamento de Facturación.
12 FACTURACIÓN DE LAS PRESTACIONES DE SERVICIOS DE AGENCIAS DE VIAJE QUE ACTÚAN COMO MEDIADORAS EN NOMBRE Y POR CUENTA AJENA (D.A.4ª RD1619/2012)
13 COBROS POR CUENTA DE TERCEROS DE HONORARIOS PROFESIONALES O DE Dº DERIVADOS DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL, DE AUTOR U OTROS POR CUENTA DE SUS SOCIOS, ASOCIADOS O COLEGIADOS EFECTUADOS POR SOCIEDADES, ASOCIACIONES, COLEGIOS PROFESIONALES U OTRAS ENTIDADES QUE, ENTRE SUS FUNCIONES, REALICEN LAS DE COBRO.
14 OPERACIONES DE SEGUROS
15 OPERACIONES DE ARRENDAMIENTO DE LOCAL DE NEGOCIO
Agencia Tributaria Suministro Inmediato de Información (S.I.I.)

No. Sólo debe utilizarse por las propias entidades que apliquen el Régimen Especial de Agencias de Viajes. Las facturas recibidas de Agencias de Viaje no precisan ninguna clave especial en su registro.

El destinatario de la operación registrará los datos de la factura recibida consignando en el campo de tipo de operación la clave “S2: Sujeta – No Exenta – Inv. Suj. Pasivo”. Deberá calcular y consignar la cuota soportada correspondiente a dicha factura así como cumplimentar el campo “Cuota Deducible”. No registrará dato alguno en el Libro Registro de Facturas Expedidas.

Se anotará la factura recibida del proveedor comunitario en el Libro registro de Facturas Recibidas procediendo a su identificación mediante la clave 2 en el campo de tipos de Identificación en el país de residencia “IDType” y su Número de Operador Intracomunitario en el campo “ID”. El campo “Código País” no será obligatorio.
En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consignará el valor 10. Por otra parte, se deberá calcular y consignar la cuota soportada correspondiente a la citada factura así como cumplimentar el campo “Cuota Deducible”.
En estos casos no se debe informar con la clave de tipo de operación “S2: Sujeta – No Exenta – Inv. Suj. Pasivo” que sólo se utiliza cuando el declarante sea sujeto pasivo del Impuesto de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 84.Uno.2º y 4º de la Ley del IVA siempre que tengan su origen en operaciones distintas a las adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios.
No se registrará dato alguno en el Libro Registro de Facturas Expedidas.

La operación de importación se registra en el Libro Registro de Facturas Recibidas. Se deben consignar los campos “Número DUA” (número de referencia del DUA) y “Fecha reg. contable DUA” (fecha de contabilización del DUA admitido por la Administración Aduanera).
La operación se debe registrar con la clave S1 “Sujeta – No Exenta”. Además, se incluye el detalle de la factura (tipo, base imponible y cuota soportada) y el campo “Cuota Deducible”.
Si el proveedor es extranjero, se debe identificar mediante “Código país” y las claves de “IDType” 3, 4, 5 o 6, sin ser obligatorio consignar el Número de Identificación Fiscal.
Consideraciones para el registro:

• En “Número de DUA” se informa el documento de aduanas correspondiente, normalmente el DUA.
• La “Base Imponible” es el Valor en Aduana más gravámenes fuera del territorio, gravámenes a la importación y gastos accesorios hasta el primer destino en la comunidad.
• La “Cuota Tributaria” es el importe a pagar.
• Los gastos posteriores al DUA no incluidos en la base imponible se registran en facturas separadas. En la factura del transitario, sólo se registra la parte correspondiente al servicio, no el IVA a la importación que se considera suplido.
• Si se registra un DUA, no es necesario registrar la factura del proveedor extranjero, salvo que se haya recibido antes.

Ejemplo práctico:

• Registro del DUA con base imponible 7.250 € y cuota 1.160 €.
• Registro de la factura del transitario con base imponible 500 € y cuota 80 €.

Se facilitarán los datos del documento de aduanas correspondiente a los bienes importados, que será el número de referencia del DUA que figura en el propio DUA y en la carta de pago (si es obligatoria su presentación), o el número de registro del modelo 380 en caso de salida del régimen de depósito distinto del aduanero y, en el resto de casos, los datos de las facturas oportunas emitidas por los proveedores o prestadores de servicio.
 Como Base Imponible se indicará:
– En el caso de la presentación de un DUA, el Valor en Aduana de la mercancía, más los demás gravámenes que se devenguen fuera del territorio de aplicación, más los gravámenes a la importación y más los gastos accesorios que no formen parte del Valor en Aduana y que se produzcan hasta el primer lugar de destino en el interior de la comunidad (Base Imponible, casilla 47 DUA).
– En el caso de la presentación del modelo 380, la base imponible declarada en el mismo.
– En el resto de los casos, el importe de la contraprestación que figure en la factura.
 Como Cuota Tributaria se indicará el importe a pagar.

Sí. En el caso de que aplique prorrata deberá consignar la cuota deducible en función del porcentaje de deducción provisional.
Agencia Tributaria Suministro Inmediato de Información (S.I.I.)

Este libro sólo lo llevarán aquellos sujetos pasivos que estén sometidos a la regla de prorrata. La información a suministrar consiste en la identificación del bien, fecha del comienzo de utilización del bien, prorrata anual definitiva, la regularización anual de las deducciones, y en el caso de entrega del bien se deberá dar de baja el bien de inversión anotando la referencia a la factura que justifique la entrega y la correspondiente regularización.
Este Libro se informará en el último período del año o el último período de actividad (si cesase la misma), siendo la información recogida en el mismo adicional al registro de las compras y ventas de bienes de inversión en los Libros registro de Facturas Expedidas y Recibidas.

Este bloque se informará en el último período del año con los importes superiores a 6.000 euros que se hubieran percibido en metálico de la misma persona o entidad por las operaciones realizadas durante el año natural.

En este libro se registran exclusivamente dos tipos de operaciones, las operaciones a las que hace referencia el artículo 66 del RIVA, es decir, sólo las siguientes:
1. El envío o recepción de bienes para la realización de los informes periciales o trabajos mencionados en el artículo 70, apartado uno, número 7º, de la Ley del Impuesto (Ley 37/1992).
2. Las transferencias de bienes y las adquisiciones intracomunitarias de bienes comprendidas en los artículos 9, apartado 3º, y 16, apartado 2º, de la Ley del Impuesto (Ley 37/1992).
Se consignará la clave “D” si el declarado es el destinatario de los bienes objeto de la operación, y “R” si el declarado es el remitente de los bienes objeto de la operación.
En cuanto a las adquisiciones intracomunitarias de bienes habituales, así como las entregas intracomunitarias de bienes habituales, se deben registrar en el Libro registro de Facturas recibidas y Expedidas respectivamente, en la forma que se indica en las preguntas frecuentes “¿Cómo se registra una Adquisición intracomunitaria de Bienes?” “¿Cómo se registra una Entrega intracomunitaria de Bienes?”.
En estos supuestos no se consignará en ningún caso la clave “D” de destinatario o la “R” de remitente, que son claves exclusivas del Libro de determinadas operaciones intracomunitaria.
Agencia Tributaria Suministro Inmediato de Información (S.I.I.)
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Se harán constar con la clave de régimen especial “08”.
Adicionalmente, en el momento de efectuarse los cobros/ pagos correspondientes a las operaciones sometidas al RECC se deberán consignar los siguientes campos: En el Libro registro de Cobros: fecha de cobro, importes cobrados, medio de cobro utilizado, cuenta bancaria o medio de cobro utilizado.
En el Libro registro de Pagos: fecha de pago, importes pagados, medio de pago utilizado, cuenta bancaria o medio de pago utilizado.
El medio de pago/cobro se consignará con alguno de los siguientes valores:
01: Transferencia
02: Cheque
03: No se cobra/paga (fecha límite de devengo / devengo forzoso en concurso de acreedores)
04: Otros medios de cobro / pago
La información de estas operaciones se suministrará en los plazos generales como si a las mismas no les hubiera sido de aplicación el régimen especial, sin perjuicio de completar los datos referentes a los cobros o pagos totales o parciales en el libro correspondiente al momento en que se efectúen los mismos (enviando la información de la factura con la clave única de la factura original).
Para dar de alta una factura remitida por un proveedor que aplica el RECC, primero se dará de alta la factura A0 en el Libro de facturas recibidas y posteriormente se enviará otra petición con el suministro de pagos.

La factura expedida con fecha 1 de agosto de 2017 deberá informarse en un plazo de 8 días (hasta el día 11 de agosto). Al informarse la factura en el Libro registro de Facturas Expedidas deberá indicarse la clave de régimen especial “08”.
Una vez cobrada la factura se deberá suministrar la información en el registro de cobros de facturas expedidas indicando además del número identificativo de la factura original: fecha de cobro, importes cobrados, medio de cobro utilizado, cuenta bancaria o medio de cobro utilizado.

Sí, teniendo en cuenta el criterio general de devengo, sin perjuicio de que se hayan de complementar con los datos relativos a los cobros.

No es necesario, se recomienda agrupar por fecha de devengo o recepción del bien o servicio.

Hay que reportar cada una de las bases de manera agrupada. Es decir, una factura con 25 líneas y dos bases será reportada en dos líneas, una por cada base agrupando los importes de cada base.

El cierre contable tiene su camino independiente del reporte de las transacciones a AEAT. Las facturas recibidas se deben reportar en base a la fecha de registro, independientemente del período contable en que se imputen. Y para el caso de las facturas recibidas lo relevante es la fecha de emisión.

Hay que considerar la fecha del devengo y la fecha de la factura. En principio debería reportarse por cada fecha de devengo/entrega de mercancía, de no ser así se reportara como una factura normal.

Lo único que cambia es que el proceso debe estar ligado a la contabilización de la factura. DUA y factura deben ser contabilizados a la vez, DUA debe identificar la factura de compra a la que corresponde

Todavía no, pero se cree que llegará.

Las dos opciones son válidas, el problema del uso del certificado de cada empresa es que obliga al firmado de cada una de las transacciones cuando es algo que debería ser desatendido y por eso lo normal es que se use el certificado de easyap

Sí. El portal easyei permite consultar las respuestas de la AEAT, tanto de aceptación como de rechazo. Estas respuestas también pueden transmitirse automáticamente al ERP.
En caso de rechazo, las correcciones deben realizarse en el sistema de origen (ERP), y una vez modificadas, el portal de Suministro Inmediato de Información de easyap notificará el nuevo estado.

Es necesario y se trata de una tipología de factura que hay que identificar y reportar

Escalado a AEAT
En el caso de la operativa normal de negocio no es necesario hacer la identificación en la factura rectificativa de la factura rectificada.
En todos los casos, incluido el de operativa normal del negocio, en que existe una modificación de los ivas es necesario en la factura rectificativa identificar la factura rectificada.

Se pueden hacer agrupaciones de facturas sin cliente identificado en bloques que mantengan la numeración consecutiva de facturas. Si hay saltos por existir facturas a clientes identificados deben ser agrupaciones separadas
Los criterios de agrupación son muy complejos de tal forma que van a merecer la pena cuando el volumen de tickets sea muy elevado, en caso contrario es más cómodo el reporte individualizado.

Sólo la facturación en España

Sí, pero únicamente para el caso de participantes en el régimen de criterio de caja

Deben ser comunicadas hasta el 31/12/2017

AEAT ha marcado un plazo de cuatro días para el envío de la información, envío que debe hacerse online. El plazo de cuatro días (ocho en 2.017) empieza a contar:
• Para las facturas emitidas a partir de la fecha de factura. Siendo este el plazo lo más lógico es que la información se transmita conforme se va emitiendo la facturación. No hay margen para que puedan realizarse procesos manuales de adaptación de la información. Es un plazo que da margen para resolver posibles anomalías técnicas pero que en última instancia lleva a reportar en base diaria
• Para las facturas recibidas el plazo comienza a contar desde la fecha de registro de la factura. La fecha de registro no es la fecha de contabilización, no es relevante el período contable.

No se cuentan para el cómputo del plazo los fines de semana ni festivos nacionales

Sí, están perfectamente definidos y especificados en la guía técnica SII, que se puede descargar en…La aproximación de easyap en este punto es que los clientes faciliten la información en el formato en que puedan para que easyap haga la adaptación al formato de Hacienda, evitando así a nuestros clientes esta problemática técnica.

Los ERPs son la base de la información pero con el servicio de easyap de mapeo, lógica y aceptación de cualquier formato se minimiza/elimina la necesidad de modificaciones en el erp. Es algo similar a lo que ocurre con la emisión de factura electrónica donde los clientes de easyap sin hacer cambios en su erp son capaces de enviar facturas en muy diversos formatos independientemente del formato original del ERP

easyap puede recibir cualquier formato de fichero: txt, csv, xls, xlm, xlsx…easyap recibe la información y va a hacer un mapeo con lógica de esa información. No es una mera traslación campo a campo entre formatos distintos (del original del erp al exigido por Hacienda) pues incluirá lógica que permita incorporar exigencias del formato SII. Por ejemplo para identificar si son facturas o facturas rectificativas y de qué tipo.

Entre la información ya disponible de Suministro Inmediato de Información existe una guía técnica con el detalle de los campos y de su formato. El mapeo es un trabajo que cada empresa debe realizar para enviar la información contable de las facturas emitidas y recibidas en los campos exigidos por AEAT, y es en este mapeo y lógica de equiparación de la información donde easyap presta servicio para sus clientes. La guía facilitada por Hacienda indica uno a uno todos los campos donde tiene que ir, por ejemplo: número de factura, fecha de factura…

Entendiendo por “huella” un identificador único de información, el SII IVA devolverá por cada transacción un indicador único de aceptación o rechazo. Es una información muy valiosa que debería por ser almacenada en el ERP contable y que estará disponible en el portal SII de easyap. Es equiparable a la respuesta que envía FACe en los casos de emisión de facturas electrónicas a las AAPP, a cada factura remitida FACe responde con un indicador único de aceptación o rechazo.

No, se trata de enviar determinada información que actualmente se encuentra en dos sitios diferentes (Libros Registros de IVA y Facturas) a la Sede electrónica de la AEAT, desentendiéndose el obligado tributario de la llevanza de los actuales Libros Registro de IVA, como se puede apreciar en el siguiente esquema. Asimismo, se suministrará determinada información con trascendencia tributaria que hasta ahora se incluía en los modelos 340 y 347 (artículos 33 a 36 del RGAT):

INFORMACIÓN A REMITIR CON EL SII

Datos de factura a remitir

– Número y Serie
– Fecha de expedición
– Fecha de operación
– Identificador destinatario
– Base Imponible
– Tipo IVA
– IVA Repercutido
– RECC
La información relativa al Libro Registro de Facturas Expedidas que debe comunicarse a la AEAT a través del nuevo SII (contenida tanto en los Libros Registro actuales como en los campos de las propias facturas) es la que se muestra a continuación:

INFORMACIÓN A REMITIR CON EL SII

Datos de factura a remitir

– Número de recepcion
– Fecha de Expedición
– Fecha de Operación
– Identificador expedidor
– Base Imponible
– Tipo IVA
– IVA Soportado
– RECC
​- A|B
– Inversión SP/Oro Inversión
​(Fuente AEAT)

​
Por su parte, la información relativa al Libro Registro de Facturas Recibidas que debe comunicarse a la AEAT a través del nuevo SII (contenida tanto en los Libros Registro actuales como en los campos de las propias facturas) es la siguiente: Suministro Inmediato de Información (SII) 11 INFORMACIÓN A REMITIR CON EL SII (Fuente AEAT)

No, no es necesario enviar las facturas a la AEAT. Lo que se debe remitir son los campos de los registros de facturación establecidos en la correspondiente Orden Ministerial, según lo previsto en el Proyecto de Real Decreto actualmente en tramitación.

(Fuente: AEAT)

Es un módulo de la aplicación easyapIP. En este módulo se realiza la tramitación del circuito completo de las facturas recibidas de terceros. Se automatizan y resuelven los problemas habituales de los procesos de tramitación de facturas: asignación a circuito (con o sin pedido…), matching/conformación, codificación, aprobación, resolución de excepciones, contabilización, suministro de información a proveedores…con el objetivo de optimizar los recursos dedicados y reducir los plazos de tramitación, para lograr así una contabilización más eficiente. Mayor información en workflowfacturas.es y en las preguntas formuladas a continuación.

La plataforma easyapIP puede gestionar todo tipo de facturas, con el objetivo final de su contabilización. Admite distintos formatos de entrada, como facturas en papel, EDI, EDI con firma, factura electrónica (eFactura), PDF, entre otros. También es independiente del tipo de factura: con pedido, sin pedido, de gastos, de activos, etc.

easyapIP es una herramienta válida para cualquier empresa que desee optimizar el procesamiento de sus facturas de terceros. Es aplicable a organizaciones de cualquier sector, tamaño o ubicación, incluyendo multinacionales y pymes, y empresas de sectores como automoción, banca, distribución o publicidad, tanto en España como en otros países como Alemania o México.

Sí, easyapIP es una herramienta especialmente adecuada para Centros de Servicios Compartidos (SCC). Permite segmentar tareas, gestionar circuitos de facturas por entidad, trabajar en múltiples idiomas, y contabilizar en distintos sistemas contables desde un mismo entorno.
También permite la recepción de facturas en varios idiomas y el acceso remoto desde diferentes ubicaciones geográficas. Estas funcionalidades hacen que easyapIP sea una solución versátil y adaptable tanto para SCC como para gestorías que operan con múltiples clientes.

easyapIP ofrece múltiples ventajas para auditorías, tanto internas como externas. Permite a los auditores acceder en cualquier momento a las imágenes de las facturas, sin necesidad de consultar archivos físicos. La imagen en PDF es generalmente aceptada, especialmente si está firmada o es una factura digital.
Además, la herramienta registra quién realizó cada acción y en qué momento, lo que mejora la trazabilidad. Los procesos y las reglas están parametrizados en la aplicación, lo que garantiza estabilidad operativa y reduce la dependencia del conocimiento individual.

Sí, easyapIP permite asignar tareas a usuarios individuales o a grupos de trabajo según responsabilidades específicas. Cada factura tiene un estado que evoluciona en función del flujo de tramitación, y siempre hay un responsable asignado para cada etapa.
El nivel de desagregación de tareas facilita la creación de grupos responsables por tipo de incidencia. Por ejemplo, incidencias en la recepción de mercancías pueden asignarse al almacén, discrepancias en importes al comprador responsable y errores formales al área contable.

La codificación de facturas, una tarea habitualmente intensiva en tiempo, puede automatizarse en easyapIP utilizando distintos elementos: datos del proveedor, información contenida en la propia factura y plantillas predefinidas para desgloses.
easyapIP trabaja tanto con la imagen de la factura como con los datos extraídos, lo que permite automatizar la codificación de forma eficiente y reducir significativamente la intervención manual.

Codificar una factura significa asignar la información contable necesaria para su registro. Esta codificación puede incluir diferentes niveles, según el plan contable y la estructura de contabilidad analítica de la empresa. Lo más básico es el centro de coste, pero se pueden aplicar hasta cinco niveles de desglose analítico si es necesario.

Generalmente, las facturas con pedido no requieren codificación, ya que el pedido contiene la información necesaria. Sin embargo, si existen diferencias entre el importe del pedido y el de la factura, puede ser necesario codificarlas manualmente.

El cuadre automático de facturas en easyapIP utiliza múltiples variables y se basa en un motor matemático altamente parametrizable, incluso con reglas específicas por proveedor. Las variables más comunes incluyen: número de pedido, número de albarán, importe unitario, número de unidades y referencia de producto.

El tipo de cuadre puede ser a dos o tres vías, y se puede realizar tanto por el total de la base imponible como a nivel de línea de detalle. Este nivel de configuración permite alcanzar un alto porcentaje de automatización en el proceso de validación de facturas.

Sí, la parametrización de easyapIP es sencilla y no requiere conocimientos técnicos avanzados. La plataforma está diseñada para que el propio departamento financiero pueda gestionarla, aplicando las reglas internas y de negocio de cada empresa.

Además, easyapIP permite definir distintas reglas para una misma tarea según la entidad jurídica, lo que facilita su adaptación a estructuras corporativas complejas.

Sí, cada factura en easyapIP tiene un historial completo de eventos que registra quién, cuándo y qué tarea realizó, incluyendo comentarios. Esto permite conocer con precisión el estado actual y el tiempo que lleva cada factura en ese estado, así como identificar al responsable.

Esta información es fundamental para el análisis de tiempos en el proceso, y el informe de antigüedad (ageing) es altamente valorado por los usuarios para optimizar la gestión.

En easyapIP se pueden configurar tantos circuitos de facturas como tipos de factura y entidades jurídicas existan. Por ejemplo, dentro de un mismo grupo empresarial, es posible definir un circuito específico para facturas con pedido en la entidad A y otro diferente para facturas sin pedido en la entidad B.

Esta flexibilidad permite adaptar los flujos de trabajo a las necesidades y reglas de cada empresa o unidad legal.

No, el circuito de aprobación de facturas en easyapIP no es estático. Se configura según las políticas internas de cada empresa usuaria, estableciendo tareas y responsables concretos.

Una vez introducida en la plataforma, la factura sigue un flujo electrónico definido hasta su aprobación y posterior contabilización en el ERP del usuario. Este flujo es completamente adaptable a las necesidades de cada organización.

En easyapIP, los pasos o estados de las facturas se definen según el tipo de factura y las necesidades específicas de cada cliente. La plataforma cuenta con circuitos predefinidos que pueden adaptarse.

Para facturas sin pedido, los estados principales son:

• Codificación: Asignación de cuentas contables y elementos de contabilidad analítica (como centros de coste o proyectos).
• Aprobación.
• Resolución de excepciones, con subestados según el tipo de incidencia.

Para facturas con pedido, los estados clave son:

• Conformación: Cuadre automático a dos o tres vías.
• Resolución de excepciones, también con subestados según el tipo de incidencia.
• Esta estructura permite un control detallado y flexible del flujo de facturación.

En easyapIP, los usuarios reciben notificaciones de tareas pendientes por correo electrónico, ya sea de forma instantánea o agrupada. Además, se generan recordatorios automáticos cuando las tareas superan un cierto tiempo sin resolverse.

Dentro de la plataforma, cada usuario puede consultar en línea las tareas que tiene asignadas y su estado.

easyapIP utiliza un motor de flujos desarrollado internamente, de tipo BPM (Business Process Management). Toda la lógica de asignación de tareas y el motor de cuadre han sido diseñados específicamente por easyap para adaptarse a distintos entornos y necesidades empresariales.