Elektronischer Rechnungsempfang bei easyei
Prozess
easyei ist ein Portal des Anbieters für elektronische Rechnungsstellung, das einen einzigen Zugangspunkt für alle von Lieferanten erhaltenen Rechnungen unabhängig von ihrem Format bietet und diese an das Buchhaltungssystem weiterleitet. Es arbeitet mit Bildern und Daten, es gibt weder Papier noch nicht interpretierbare elektronische Formate.
1. Lieferadresse:
Papierrechnungen können per Paketdienst abgeholt werden oder an ein zentrales Postfach von easyap geschickt werden.
easyap weist Ihnen eine zentrale Adresse MI_Empresa@factura.es oder MY_Company@invoic.es für Ihre Rechnungen im PDF-, XML-, E-Rechnungs- oder EDI-Format zu. Wenn der Kunde über einen zentralen Posteingang verfügt, sind keine Änderungen erforderlich.
2. Rechnungsstellung:
Die Lieferanten senden ihre Rechnungen in Papierform oder in elektronischem Format (pdf, xml, EDI,...) an die zugeordneten Adressen. Möglichkeit zur Anpassung der Formate pro Lieferant.
Auf Wunsch können Ihre Lieferanten ihre Rechnungen direkt über das Webportal erstellen oder sie über strukturierte Dateien im Standardformat hochladen.
Für Papierrechnungen steht eine direkt in das Portal integrierte Scanfunktion zur Verfügung . Papierrechnungen/PDF-Rechnungen verwenden im Portal integrierte OCR-Verfahren sowie zertifizierte Digitalisierung und elektronische Signatur, um rechtsgültige elektronische Rechnungen zu erstellen.
3. Eingang von Rechnungen:
Rechnungen werden unabhängig vom Format im E-Invoicing-Portal easyei von easyap empfangen.
4. Elektronische Unterschrift:
Rechnungen werden elektronisch signiert, um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
5. Annahme von Rechnungen:
Sobald die Rechnungen akzeptiert wurden, werden sie heruntergeladen und/oder in dem vereinbarten Format an Ihr Buchhaltungssystem gesendet.
Workflow:
Die Einbindung von Abstimmungs- und Genehmigungs-Workflows in den Serviceumfang von easyap ist ebenfalls möglich.
Weitere Informationen finden Sie hier.
6. Elektronische Verwahrung und Statusinformationen:
Rechnungen, die im easyei-Portal gespeichert sind, stehen während eines vereinbarten Zeitraums zur späteren Einsichtnahme zur Verfügung.
Die Rückmeldung des Rechnungsstatus als Zahlungsinformation gehört zu den grundlegenden Informationen, die dem Lieferanten angezeigt werden müssen.
Wir betonen...
- einzelnes Postfach für den Empfang von Rechnungen in jedem Format: Papierrechnungen, pdf, edi, facturae, xls, word...
- physisches oder elektronisches Postfach für den Empfang
- Benachrichtigung an Lieferanten über den korrekten Rechnungseingang
- Möglichkeit der Anpassung von mit Lieferanten vereinbarten Formaten
- Anwendung für OCR- und Bildvalidierung. Zertifizierte Digitalisierung zur Umwandlung von Rechnungen in rechtsgültige Dokumente.
- Rechnungen mit Ihren Daten und Bildern können an das Buchhaltungssystem gesendet werden
- Aufbewahrungs- und Schnittstelle für alle eingegangenen Rechnungen mit Bildern und Daten
- Übertragung an easyapIP zur Verwendung von Workflows für die Rechnungsbearbeitung
- Informationen zum Rechnungsstatus an den Lieferanten
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Gegenseitiger Nutzen: zufriedener Lieferant und freigesetzte Ressourcen.
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