Dépenses des employés
La gestion des déplacements et des dépenses prend du temps, complique la répartition par projet et offre peu de visibilité.
easyapIP centralise l'ensemble du processus sur un portail unique, automatisant ainsi la création de rapports, la validation conformément aux politiques et la comptabilisation dans l'ERP, le tout de manière agile et avec un minimum de maintenance.
Contrôle des frais de voyage et de représentation
La réalité actuelle
Les employés perdent beaucoup de temps productif à préparer, approuver et comptabiliser les notes de frais. L'affectation de ces dépenses par projet ou par centre de coûts constitue toujours un défi. Malgré leur montant global élevé, l'analyse et l'établissement de rapports sont médiocres.
Notre proposition
easyap fournit à ses clients un portail easyapIP pour gérer l'ensemble du processus de gestion des voyages et des dépenses des employés.
La solution easyap est une solution de mise en œuvre rapide et de maintenance minimale, qui couvre les rapports de dépenses, l'approbation basée sur les politiques de l'entreprise et la comptabilisation automatique subséquente dans le système de gestion de l'entreprise.
Avantages sociaux | Dépenses des employés
- Augmentation significative de la productivité, avec des économies conséquentes
- Amélioration de la capacité d'analyse, permettant de détecter les domaines à améliorer.
- Soutien à la mise en œuvre des politiques internes
- Acquisition effective des dépenses
- Minimise le risque de non-déductibilité des dépenses
Gestion des feuilles de frais
Il s'agit des étapes que l'information suit dans le processus de gestion des notes de frais, depuis la saisie des notes de frais par l'utilisateur sur le web jusqu'à la notification ultérieure à l'employé.
Qu'est-ce qu'easyap Employees ?
Une plateforme en ligne pour le traitement des dépenses des employés, avec un circuit personnalisable qui couvre le cycle de la demande de voyage à la comptabilité et au paiement, y compris les cycles d'audit et d'approbation.
À qui s'adresse-t-il ?
Aux entreprises de toute taille qui souhaitent éviter aux employés de perdre du temps à justifier leurs dépenses internes, améliorer et optimiser les processus comptables et garantir la conformité avec les politiques de contrôle des dépenses internes et les règles d'approbation.
Pourquoi l'utiliser ?
- Une économie de plus de 50 %.
- Coût variable par nombre de feuilles traitées.
Points forts de la gestion des dépenses des salariés
Création du fichier de sortie/comptabilité.
Il est possible d'éviter les doublons en profitant des données complétées par l'utilisateur lors de l'enregistrement de la feuille de frais pour créer un fichier dont le format peut être importé du système comptable. Diversité des formats et des fichiers disponibles et adaptables.
Contrôle des coûts.
Enfin, il est possible de mettre en œuvre un contrôle adéquat des montants dépensés, tel que défini dans les règles internes relatives à la nature des dépenses, aux montants, à la catégorie professionnelle... et sans dépendre du jugement subjectif du réviseur/approbateur.
Accès et enregistrement à partir de n'importe quel appareil
Avec une connexion internet, en utilisant n'importe quel navigateur. Les images prises à partir d'appareils mobiles (photos de tickets) envoyées par courrier électronique peuvent être utilisées pour créer des fiches, et l'image peut être utilisée comme support à n'importe quelle étape du processus.
Processus d'approbation
Les bordereaux de dépenses seront automatiquement assignés pour examen (approuvés/rejetés) sur la base de règles facilement paramétrables, permettant plusieurs niveaux d'approbation avec des conditions "et" / "ou".
Flux de travail avec différents statuts.
Permet d'impliquer les domaines de l'approbation et de la comptabilité. Participation aux relevés précédents de la zone de traitement des demandes de voyage/réservations. Visibilité totale du domaine financier.
Facturation des transactions par carte de crédit.
Création de feuilles pour examen et traitement. Rapprochement complet des dépenses encourues avec les frais de carte de crédit sur le compte.
Enregistrement de tous les événements à des fins d'audit.
Enregistrement sur chaque fiche de tous les événements réalisés, en indiquant le type d'événement, la personne qui l'a réalisé, la date et le commentaire. Contrôle des tâches en suspens et suivi par vieillissement.
Rapports.
Information en ligne de l'utilisateur sur l'état des feuilles produites. Rapports de suivi et mesure des variables critiques du processus. Information des secteurs de la comptabilité, de la trésorerie et du contrôle financier/des dépenses.
Quel est le processus de dépense des employés avec easyei ?
easyapIP est un outil web doté d'un module spécifique pour le traitement efficace des frais de personnel dans les entreprises. Le graphique suivant décrit les principales étapes du circuit de traitement.
A. Demande de voyage :
1. L'employé demande une autorisation préalable pour effectuer un déplacement
2. Approbation/refus par le responsable
1. Le salarié engage une dépense
B. L'agence cite le voyage :
1. Devis vols/hôtels
2. Validation du devis
3. Acceptation du devis
Une fois le voyage réservé, il est exporté directement vers le système comptable ou transmis à l'employé pour qu'il complète le reste des frais de voyage.
2. Enregistrement de la feuille de frais :
- À partir d'un appareil mobile
- De l'ordinateur
- Importation de transactions par carte de crédit
3. Politique de dépenses :
Contrôle et application des politiques de dépenses de l'entreprise en fonction de la catégorie de l'employé, de la nature de la dépense, du montant.
4. Approbation/rejet de la fiche :
Fiches automatiquement attribuées aux approbateurs selon des règles métier, facilement paramétrables
Un ou plusieurs approbateurs, selon un ordre défini
5. Comptabilité ERP :
Création automatique d'écritures comptables dans l'ERP des clients
Mappage des postes de dépenses aux comptes comptables
Autant de niveaux de comptabilité analytique que nécessaire
Rapprochement des cartes de crédit
6. Audit des feuilles :
Procédure basée sur des critères paramétrables
Détection des fraudes
Récupération de la TVA
Nous mettons en évidence ...
- Validations formelles Les transactions sont validées avant d'être soumises à l'administration fiscale compétente.
- Gestion des erreurs Gestion des rejets de premier et de second niveau dans le flux de travail
- Cartographie et adaptation logique de la codification en fonction des exigences de l'agence fiscale concernée.
- Retour d'information du système comptable sur la base des réponses reçues (contrôle transactionnel).
- Consultation en ligne des données déclarées à l'agence fiscale correspondante et consultation vérifiée.
- Possibilité de gérer les modifications et les annulations.
