Javier, en tant que comptable de son entreprise, est responsable de la gestion des factures entrantes. Cette tâche a toujours demandé beaucoup de temps, de personnel et de ressources financières. Javier passe trop de temps au téléphone à traiter avec les fournisseurs qui demandent pourquoi leurs factures ne sont pas payées, à demander des duplicatas, à résoudre des incidents et à comptabiliser les factures. Comme il s'agit d'une procédure manuelle et que plusieurs personnes sont impliquées, des erreurs sont inévitablement commises, ce qui la rend inefficace et coûteuse.
Gestion des factures entrantes
Javier s'inscrit sur le portail de gestion des factures d'easyap, où les factures sont acceptées dans n'importe quel format : électronique, pdf, xml, papier...
Lorsqu'une facture est reçue, le système effectue les validations arithmétiques, de fournisseur, de taxe, de duplicité, etc. nécessaires pour garantir sa pleine validité.
Après vérification de l'exactitude de la facture, celle-ci est affectée par logique au circuit correspondant, selon qu'il s'agit d'une facture avec ou sans commande.
Traitement des factures avec commande d'achat
Le portail easyap compare les factures avec les bons de commande, ainsi qu'avec les réceptions de produits ou de services, le cas échéant.
Une fois que les prix, les produits et les unités reçus ont été vérifiés et comparés de deux ou trois manières, la commande correcte est associée à la facture et exportée vers le logiciel de comptabilité de Javier.
Traitement des factures sans bon de commande
Javier reçoit également des factures sans commande, telles que des fournitures, des services urgents, de la téléphonie... Ainsi, lorsqu'elles arrivent, le portail easyap les code automatiquement, effectuant l'imputation comptable sur la base des règles définies par Javier. Mais si, en raison de la nature de la facture, cette tâche ne peut être réalisée automatiquement, la facture est envoyée à l'équipe de Javier pour être codée manuellement. Une fois codées, le système, sur la base des règles de gestion, les envoie aux personnes chargées de les approuver. Une fois approuvées électroniquement, elles sont envoyées au système comptable de Javier.
Résolution des incidents
Mais que se passe-t-il en cas d'erreur, par exemple si la marchandise n'a pas été reçue, si le montant de la facture ne correspond pas à la commande, si les taxes correspondantes sont mal calculées ou si l'approbateur rejette la facture ? Lors de la validation de la facture, si un incident survient, le portail easyap l'envoie automatiquement à l'utilisateur correspondant, à l'entrepôt, aux achats, à Javier... afin qu'il prenne les mesures nécessaires pour résoudre le problème. Une fois résolue, la facture est envoyée au système comptable et le fournisseur peut également vérifier le statut de ses factures en ligne pour voir s'il y a des incidents qui doivent être résolus.
Avantages d'Easyap Invoice Workflow
L'utilisation du portail de gestion des factures d'Easyap Javier présente de nombreux avantages :
1. Le processus est plus efficace car 85% des factures avec commande sont automatiquement mises au carré et 50% des factures sans commande sont automatiquement codées.
2. Vous avez fait des économies car l'enregistrement est gratuit, vous n'avez pas besoin d'acheter de logiciel, vous ne payez que par facture traitée et aucune erreur n'est commise.
3. vous contrôlez mieux le processus, les dépenses et le flux de trésorerie
4. Vous pouvez traiter différents circuits de facturation, quel que soit le format de la facture.
5. Vos fournisseurs sont plus heureux et plus confiants
6. Et il a l'esprit beaucoup plus tranquille, car il peut compter sur l'assistance technique et comptable expérimentée d'easyap.
