Easyap dispose d'une plateforme en ligne pour le traitement des dépenses des employés, avec un circuit adaptable à tous les besoins, qui couvre le cycle de la demande de voyage jusqu'à sa comptabilisation et son paiement, y compris les cycles d'audit et d'approbation.
Gestion des dépenses des employés
Voici Javier, en tant que comptable de son entreprise, il gère les dépenses de ses employés, comme le parking, les repas, les voyages, les taxis... Parfois, ils paient par carte d'entreprise et parfois, ils avancent eux-mêmes l'argent. Les employés doivent remplir manuellement la feuille de frais, une tâche fastidieuse pour laquelle ils ne trouvent jamais le temps. Lorsqu'ils ont enfin toutes les données, ils les transmettent à leur responsable, qui les vérifie pour approbation et les renvoie à Javier, qui passe de nombreuses heures à les relire pour les faire concorder avec les billets, rapprocher les dépenses sur la carte et attribuer les trajets de l'agence aux bons employés, afin de rendre compte de tout et de restituer aux employés ce qu'ils ont avancé. Mais cela est sur le point de changer.
Automatisation de l'envoi, de la réception et de la comptabilisation des notes de frais
Javier enregistre les employés dans easyap et inclut comme utilisateurs les employés qui ont des dépenses professionnelles. Désormais, chaque fois qu'ils ont une dépense, ils peuvent l'enregistrer dans le portail des dépenses, scanner le reçu ou le prendre en photo avec leur téléphone portable. Ils peuvent ensuite spécifier le concept, le faire plus tard via le web ou demander au système de leur transmettre l'OCR. Lorsqu'ils ont ajouté toutes leurs dépenses, ils traitent la feuille et leurs gestionnaires reçoivent une notification par courriel. Depuis leur ordinateur ou leur appareil mobile, ils se connectent pour la visualiser et l'approuver électroniquement, après quoi elle est automatiquement exportée vers le programme de comptabilité de Javier.
La procédure est beaucoup plus simple et rapide
Mais certains employés ne respectent jamais la politique de dépenses de l'entreprise et dépensent plus que ce à quoi ils ont droit ou les jours où ils ne travaillent pas. Javier peut configurer l'application pour bloquer ces dépenses, ne les autoriser que si elles sont approuvées ou ne payer que le montant stipulé. Les dépenses qui ne correspondent pas ou qui présentent un incident sont renvoyées à l'employé, dans l'attente d'une approbation, et un enregistrement est conservé pour tous les événements.
Gestion des voyages
En ce qui concerne les voyages, c'était un véritable casse-tête pour Javier de réconcilier les factures de l'agence avec les dépenses des employés. Désormais, les employés demandent des billets par l'intermédiaire du portail de dépenses, et lorsque cette demande est approuvée, elle est transmise à l'agence de voyage. Une fois réservé, le voyage est exporté directement vers le système comptable ou transmis à l'employé pour qu'il complète le reste des frais de voyage.
Avantages pour les employés d'Easyap
L'utilisation des employés d'easyap est une situation gagnant-gagnant :
- Les employés peuvent connaître à tout moment l'état du règlement de leurs dépenses.
- La politique de dépenses de l'entreprise est enfin respectée
- Javier dispose désormais d'un outil pour mieux contrôler ses dépenses
- Le rapprochement des factures des agences et des cartes de crédit est beaucoup plus simple.
- Ils ont réalisé des économies car le nombre d'utilisateurs du portail de dépenses easyap n'est pas limité et vous ne payez que par feuille traitée.
- Ils ont optimisé les ressources et gagné du temps ; les employés et les cadres sont plus heureux et il est beaucoup plus détendu, car il est aussi plus à l'aise.
- Vous pouvez compter sur l'assistance technique et comptable expérimentée d'easyap.
Easyap salariés, l'outil indispensable pour gérer les dépenses des salariés dans l'entreprise.
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