Cela peut sembler trop générique. Ou même quelque chose de tellement courant et quotidien dans votre travail que vous ne comprenez pas pourquoi vous devriez vous occuper de la question de l l'approbation des factures. Aujourd'hui, cependant, nous sommes confrontés à un nouveau scénario. Un scénario pour chaque entreprise et chaque secteur qui est radicalement différent de ce que nous connaissions jusqu'à très récemment. Conséquence de la transformation numérique, chaque processus et chaque action commerciale sont différents. C'est pourquoi il est également important de se concentrer sur les choses essentielles et fondamentales que vous devez désormais réaliser en ligne.
Qu'est-ce que l'approbation des factures ?
Comme nous l'avons dit au début de ces lignes, toute action ou tout processus d'entreprise est désormais différent. L'approbation approbation des factures ne fait pas exception. Nous avons laissé l'analogie derrière nous et ceux qui ne l'ont pas fait sont en retard ou, directement, n'y arriveront pas du tout.
De même, nous pourrions dire que l'approbation des factures, plutôt qu'une action, est un processus par lequel les factures reçues sont examinées et validées en vue d'un paiement ultérieur. Il s'agit d'un processus par lequel les factures reçues pour un paiement ultérieur sont examinées et validées. Il s'agit donc d'une procédure qui commence avec la réception de la facture et se termine lorsque le fournisseur l'encaisse. L'ensemble de ce processus se compose de plusieurs étapes qui sont détaillées ci-dessous.
Des processus différents selon les entreprises
L'approbation des factures est donc essentielle dans tout type d'entreprise. Cependant, la manière dont les factures sont traitées et les paiements gérés est très différente selon le type d'entreprise. est très différente selon le type d'entreprise. Le plus courant pour les PME et les micro-entreprises. L'ensemble du processus est géré par une seule personne ou par une très petite équipe comptable. une très petite équipe comptable.
Cependant, dans les grandes entreprisesdont le chiffre d'affaires est élevé et qui doivent gérer de nombreuses factures au quotidien, elles ont tendance à avoir des processus internes beaucoup plus étendus. La communication avec les clients et les fournisseurs est déjà beaucoup plus bureaucratique, même pour la gestion des factures. Par ailleurs, l'approbation des factures implique également leur validation, l'approbation des factures implique également la validation des factures par divers systèmes et organes internes.
Le fait est que pour ces grandes entreprises comme pour les très petites entreprises, la numérisation a tout révolutionné. Tirer parti de ses avantages est une nécessité. Pas seulement par facilité, mais parce que le tissu des entreprises se développe déjà dans ce nouveau paysage numérique et continuera à le faire en 2023 et dans les années à venir. Il continuera à le faire en 2023 et dans les années à venir.
Quelle est la procédure d'approbation ?
Un bon processus de facturation et d'approbation des factures permet d'éviter les problèmes de comptabilité. Les problèmes de comptabilité. Des inconvénients basiques mais importants tels que :
- Trop-perçus ou moins-perçus entraînant par la suite des problèmes juridiques
- Paiements à des sociétés incorrectes.
- Divergences dans les liquidités et les comptes, tant les nôtres que ceux des fournisseurs.
- Erreurs dans le calendrier et les dates de paiement des factures.
- Différence entre ce qui a été facturé par le fournisseur et ce qui a été commandé.
C'est pourquoi vous pouvez, soit manuellement, soit à l'aide d'un logiciel de facturation performant un logiciel de facturation efficace, il s'agit d'un processus indispensable à toute entreprise. Qu'il s'agisse d'une grande entreprise d'un secteur important ou d'un petit commerce de détail.
À cet égard, il existe un processus d'approbation pour les factures clés, il existe un processus d'approbation des factures clés. Il s'agit d'une procédure courante, suivie par la grande majorité des entreprises. Elle se compose des étapes ou points suivants :
Réception de la facture
Logiquement, le premier point consiste à la réception de la facture. Celle-ci est envoyée par le client avec toutes les les données de facturation obligatoires qui doivent figurer sur la facture. A partir de là, le processus commence.
2) Révision
Après réception de la réception de la factureAprès avoir reçu la facture, vous devez vérifier que les informations sont correctes. En d'autres termes, vérifiez que les informations fiscales sont correctes, que le montant à payer est conforme à ce qui a été convenu, que les aspects fiscaux sont corrects, que les délais sont respectés, etc.
3. Catégorisation et stockage
Troisièmement, en particulier pour les entreprises ayant un chiffre d'affaires élevé, il est nécessaire de procéder à la classification de la facture. Cette étape consiste à classer la facture selon qu'il s'agit d'un contrat de services avec des fournisseurs externes ou d'un achat de matériel. De cette manière, la comptabilité est mieux gérée et il est plus facile d'organiser l'information pour l'avenir. l'analyse financière et comptable.
4. Paiement
Comme indiqué au début, le paiement de la facture est la dernière étape du processus d'approbation. Il est toutefois nécessaire de respecter les délais fixés dans la facture et de s'assurer que le fournisseur a été payé. de respecter les délais fixés dans la facture et de s'assurer que le fournisseur a été payé.et s'assurer que le fournisseur a été payé.
Le processus d'approbation des factures que nous venons de décrire est très ancien. En fait, il est en place depuis très longtemps dans la plupart des entreprises. Cependant, la différence réside dans la manière dont il est réalisé. La grande majorité des entreprises utilisent aujourd'hui un système numérique. Un logiciel avec lequel le processus d'approbation est beaucoup plus souple, pratique et efficace.
Comment approuver les factures en Espagne
En même temps, cette procédure n'est pas seulement courante dans certaines entreprises. Les gouvernements sont les premiers à préconiser la transformation numérique du tissu économique. De même, nous trouvons législation et de nouveaux développements sur la facturation électronique en Europe et dans le monde entier, qui visent à établir l'approbation des factures par le biais d'un logiciel.
À cet égard, bien qu'il existe des différences entre les pays, les politiques adoptées ces dernières années sont très similaires dans tous les pays de l'UE. En fait, en vertu de la réglementation continentale, il est déjà obligatoire que toute opération B2G (entre les entreprises de toute nature et les administrations publiques) soit facturée par voie électronique. C'est ce qu'établit la Directive 2014/55/UE publiée au BOE.
L'Espagneen tant que membre de l'UE, est en phase avec cette mesure. Mais ce n'est pas tout : elle a déjà rendu la facturation électronique obligatoire depuis des années. Depuis des années, elle rend la facturation électronique obligatoire. En même temps, elle vient de lancer la loi Crea y Crece, que nous expliquons ici. La loi Crea y Crece, que nous expliquons ici, vient d'être lancée. et qui suit cette ligne politique. En effet, dans les prochaines années, toutes les entreprises privées devront également approuver leurs factures par voie électronique, y compris dans les transactions transactions B2B (entre entreprises privées) et B2C (avec le client final).
Par conséquent, en Espagne, comme dans le reste de l'Europe, le processus d'approbation des factures doit être numérique. En suivant la méthode conventionnelle, mais en l'adaptant au nouveau scénario numérique et aux exigences politiques. mais en l'adaptant au nouveau scénario numérique et aux exigences politiques. Et si vous résistez encore, vous n'aurez plus votre place dans un avenir proche, ni sur le plan commercial, ni sur le plan juridique.
Avantages d'un bon processus d'approbation des factures
Dans ce sens, easyap veut vous aider. Une fois que vous avez commencé à chercher un bon logiciel de comptabilité, assurez-vous d'en implémenter un qui soit complet. La solution que nous avons développée chez easyap vous permet de gérer votre workflow d'approbation des factures avec les avantages suivants :
- Vous augmentez la productivité de votre entreprise. Tout est plus souple et vous pouvez affecter des ressources humaines, matérielles et financières à d'autres fonctions de l'entreprise.
- Vous pouvez enregistrer en un seul espace dans le cloud toutes les actions fiscales et comptables que vous réalisez, ce qui facilite grandement le contrôle interne de toute procédure. Cela facilite grandement le contrôle interne de toute procédure.
- Vous réduirez considérablement le temps nécessaire à la résolution des exceptions et à l'exécution de l'ensemble du processus d'approbation des factures. à résoudre les exceptions et à exécuter l'ensemble du processus d'approbation des factures.
- la planification de la trésorerie est beaucoup plus simplesans parler de l'aide apportée à l'établissement et à la présentation des déclarations fiscales.
- La communication avec les clients et les fournisseurs est beaucoup plus facile et fluide.
- Vous avez accès dans le même espace à toutes les factures que vous avez émises et à celles que vous avez reçues. que vous avez émises ainsi qu'à celles que vous avez reçues.
- Vous pouvez attribuer automatiquement des tâches comptables Vous pouvez attribuer automatiquement des tâches comptables ou la gestion et l'approbation de factures spécifiques aux équipes et/ou aux personnes que vous décidez.
- La catégorisation des factures que vous pouvez effectuer dans le système vous aidera à identifier des points clairs d'amélioration dans tous vos processus comptables.
De plus, un autre avantage que vous avez avec une solution comme celle d'easyap est que vous vous transformez un coût fixe en coût variable. Avec nous, vous payez pour chaque facture émise et non pour un coût fixe. Pour cette raison, nous avons la capacité de nous adapter efficacement à des entreprises de différentes tailles et avec des volumes de facturation totalement différents.
En résumé, au-delà du caractère obligatoire de la facturation électronique, la numérisation de vos processus et de votre entreprise en général est une nécessité. Mais il s'agit d'une nécessité commerciale et d'une nécessité pour survivre dans le présent et dans l'avenir. Avec une solution comme la nôtre, vous économisez des coûts et optimiserez deux ressources clés de votre entreprise : le temps et l'argent. À l'adresse easyap nous vous aidons dans votre transformation numérique.
