En ce qui concerne les systèmes de facturation électronique, l'Espagne a été un précurseur dans leur promotion, avec un protocole standard de facturation électronique avec l'administration en place depuis 2010, le deuxième après les pays nordiques. Depuis 2016, une norme est promue au niveau européen, à laquelle tous les pays adhèrent. Dernièrement, des informations émanant de tous les gouvernements indiquent que l'utilisation obligatoire de la facturation électronique est imminente, afin d'accroître le contrôle et la rapidité des processus liés à la facturation.
Qu'est-ce que le système de facturation électronique ?
Tout d'abord, une facture électronique est, d'un point de vue juridique, identique à une facture papier. Une facture électronique est une facture émise et reçue sous forme électronique ....
La facturation électronique remplace la facture papier et se caractérise par le fait qu'elle est envoyée aux destinataires par des moyens télématiques sous forme électronique, en envoyant des données, en remplaçant le document physique en papier et avec la même validité juridique, car elle incorpore une signature électronique avancée, émise par une entité de certification reconnue par l'administration correspondante.
Les gouvernements européens encouragent la facturation électronique
Des règlements tels que la fourniture immédiate d'informations (SII), SILICIE o TicketBAIsont des exemples de cadres réglementaires, mis en œuvre ou en cours de mise en œuvre, qui imposent certaines exigences de temps et de forme à leurs groupes obligés respectifs, ce qui nécessite une évolution de leurs processus, à la fois de l'émission de factures aux clients (AR)que de la réception/comptabilisation des factures des fournisseurs (AP).. Ce changement implique fondamentalement la mise en œuvre d'un système de facturation électronique qui, outre le fait qu'il s'inscrit parfaitement dans la tendance globale de la transformation numérique dans le domaine financier, génère des avantages significatifs dans les processus de facturation traditionnels.
Améliorations dues à la mise en place de systèmes de facturation électronique
En substance, la principale amélioration résultant de la mise en œuvre de processus de facturation électronique provient de l'automatisation du processus, que ce soit au niveau du fournisseur ou du client. La facturation électronique ne doit pas être confondue avec l'envoi électronique de factures. Un processus de facturation traditionnel n'est pas automatisé uniquement parce qu'une facture est générée au format PDF et envoyée par courrier électronique ; l'automatisation englobe toutes les étapes du processus et implique la disponibilité des données relatives à la facture tout au long du cycle.
Au cours des trois dernières années, la facturation électronique a connu une croissance soutenue de plus de 10 % par an en Espagne, au détriment de la facture papier.
De notre expérience en easyap dans les processus de facturation électronique, nous sommes spécialisés depuis 20 ans dans l'amélioration continue des processus de facturation, émettant et traitant des dizaines de millions de factures chaque année, nous pouvons résumer les améliorations introduites dans :
- Réduction du cycle de traitement de plusieurs jours à quelques heures, tant pour la gestion des factures PA que pour l'émission dans AR.
- Traçabilité de l'ensemble du processus et des événements d'audit, avec des informations pertinentes permettant de raccourcir les délais de recouvrement et de paiement.
- Réduction du temps de gestion et amélioration du contrôle interne, atténuation du risque inhérent aux tâches manuelles.
- Dans le domaine des fournisseurs, amélioration du processus et réduction des reprises grâce à la numérisation complète du processus, éliminant 100 % des tâches manuelles inhérentes à la gestion des documents.
- Dans l'espace client, l'alignement de la politique de facturation sur les besoins du client final, chaque client reçoit la facture dans le format qui lui convient le mieux.
