Savez-vous comment envoyer des factures via FACE ?

Si vous êtes entrepreneur, que vous travaillez dans une équipe comptable ou que vous gérez un département financier et que la réponse à la question posée dans le titre de cet article est non, vous avez un problème. En fait, vous savez probablement ce qu'est FACE, à moins que vous n'ayez commercialisé un produit ou un service auprès de l'administration publique. La raison en est que facturation électronique en Espagne et en Europe est obligatoire.

De même, dans notre pays, FACE est la plateforme par laquelle toutes ces opérations impliquant des entreprises publiques sont réalisées. Quoi qu'il en soit, ne vous inquiétez pas, car dans ces lignes nous expliquons en détail de quoi il s'agit et comment envoyer des factures via FACE afin d'éviter les erreurs, les problèmes et les malentendus.

Qu'est-ce que la FACE et quels sont ses objectifs ?

Avant d'aborder comment soumettre des factures via FACE, allons au fond des choses. Autrement dit, expliquons ce qu'est ce terme, bien que nous l'ayons déjà expliqué dans l'introduction. Il s'agit de l'acronyme de Agence de certification électronique Facturae. Il s'agit d'une plateforme développée par le ministère des finances pour l'émission et la réception de factures électroniques dans le secteur public.

Cet outil offre aux entreprises et aux fournisseurs la possibilité d'envoyer et de recevoir des factures numériques en toute sécurité. En outre, il garantit l'authenticité, l'intégrité et la conservation des informations contenues dans ce type de documents pendant la durée requise par la réglementation. Il offre même des services de certification électronique pour d'autres types de documents tels que des contrats ou des fichiers.

Chez easyap, nous avons déjà parlé de ce qu'est FACE. ce qu'est la FACE. Cependant, son importance et sa popularité se sont accrues au cours des dernières années pour les raisons suivantes son utilisation est obligatoire pour toutes les entreprises qui effectuent des transactions avec l'administration publique dans notre pays depuis le 15 janvier 2015.

À l'époque, la FACE, ou Facturaecomme beaucoup appellent les factures dans FACE, est né avec deux objectifs principaux :

1. Améliorer l'efficacité et la productivité dans le tissu des entreprisesen commençant par les entreprises appartenant à l'administration publique.
2. Réduire les coûts liés à la gestion des factures papier et encourager la transition vers une économie numérique dans le pays.

Il est désormais prouvé que l'utilisation de la FACE offre des avantages supplémentaires. Il s'agit, par exemple, de l'impact environnemental plus faible que les factures électroniques ont permis d'atteindre, ou le un meilleur contrôle et une meilleure traçabilité des aspects fiscaux dans l'ensemble de l'industrie nationale. dans l'ensemble de l'industrie nationale.

Comment envoyer une facture électronique via FACE ?

Maintenant que nous avons défini de quoi il s'agit, examinons comment envoyer des factures via FACE. Chez easyap, nous développons depuis plus de vingt ans des solutions de facturation électronique pour les entreprises espagnoles de différents secteurs et adaptées à la réglementation. Nous connaissons donc parfaitement le processus d'envoi de n'importe quel type de facture sur cette plateforme :

1. S'inscrire à FACE. Si vous n'avez pas encore de compte FACE, vous devrez enregistrer votre entreprise sur la plateforme via le site web de la FACE. son site web. Pour ce faire, vous devez saisir les informations relatives à votre entreprise, ainsi que divers détails tels qu'une adresse électronique et un numéro de téléphone.
2. Préparer la facture. Une fois l'opération en cours, vous devrez générer la facture électronique. Celle-ci doit être au format format XML, suivant les normes définies par la réglementation espagnole en matière de facturation numérique. Vous pouvez générer cette facture à l'aide du logiciel de facturation que vous avez installé dans votre entreprise (comme celui que nous avons développé chez easyap) ou utiliser un service de facturation électronique en ligne qui la génère dans le bon format.
3. Accédez à la plateforme. Après avoir créé la facture, vous devrez accéder à FACE avec votre compte d'utilisateur et cliquer sur l'option "Envoyer la facture" dans la section correspondante.
4. Complétez les informations. Une fois à l'intérieur, sur l'écran d'envoi de la facture, vous devrez fournir les informations nécessaires à l'identification de la facture. En d'autres termes, vous devez indiquer un numéro de facture, la date d'émission et le montant total de la facture. Vous devez également indiquer qui est le destinataire, qui peut être une administration publique ou une entreprise privée.
5. Joindre une facture XML. Enfin, vous devrez joindre le fichier XML de la facture électronique que vous avez précédemment générée. Une fois que vous aurez rempli tous les champs et joint le fichier, vous pourrez envoyer la facture électronique via la plateforme FACE.

Si l'on examine le fonctionnement de FACE, on peut dire qu'il agit comme un portail pour les émetteurs et les fournisseurs. Toutes les opérations effectuées par l'administration publique y sont enregistrées et stockées. toutes les opérations effectuées par l'administration publique y sont enregistrées et stockées. Il existe ainsi un espace numérique où l'on peut consulter toutes les factures électroniques contenant les transactions des entreprises publiques.

Quelles données doivent figurer sur les factures envoyées par FACE ?

En ce qui concerne la facture électronique elle-même, vous devez être conscient de sa pertinence. Il s'agit de documents très importants en raison des informations qu'ils contiennent. Et surtout, parce qu'elles servent de garantie et de preuve pour toute opération. En fait, la réglementation espagnole prévoit les informations que doit contenir toute facture.

Toutefois, si vous envoyez vos factures par l'intermédiaire de la FACE, vous vous demandez peut-être quelles sont les informations spécifiques qu'elles doivent contenir. Vous vous demandez peut-être quelles informations spécifiques doivent figurer sur les factures envoyées par FACE. Les factures envoyées via la plateforme FACE Les factures envoyées par l'intermédiaire de la plateforme FACE doivent être conformes aux exigences du règlement relatif à la facturation électronique. Ce règlement établit ce qui suit :

1. Le numéro de la facture et la série. La série change annuellement dans la plupart des cas, mais ce n'est pas obligatoire.
2. La date d'émission de la facture.
3. Informations sur l'émetteur. C'est-à-dire le nom, le prénom ou la raison sociale de l'entreprise, son numéro d'identification fiscale, son adresse, etc.
4. Les mêmes données d'identification mais, dans ce cas, celles du destinataire.
5. Une description aussi détaillée que possible des biens ou des services qui ont été échangés dans le cadre de la transaction. C'est-à-dire leur prix unitaire et leur quantité.
6. Le montant totalLe montant total de la transaction, y compris les taxes applicables à la transaction.
7. La date de livraison des marchandises couvertes par la facture ou de la prestation de services, si elle est différente de la date d'émission.
8. Le numéro d'enregistrement comptablele cas échéant.

Il est important que les données que vous incluez dans vos factures soient correctes et complètes, ce qui facilitera la validation et le traitement de la facture par votre client. Dans le cas contraire, que vous l'envoyiez ou non par l'intermédiaire de FACE, vous devrez effectuer une facture rectificative à une date ultérieure.

N'oubliez pas non plus que la facture doit porter votre signature numérique. signature numérique. Il est également conseillé de conserver une copie de la facture électronique et de l'accusé de réception envoyé par la plateforme FACE. Ces deux documents serviront de preuve de l'émission et de la réception de la facture.

Pourquoi est-il utile d'avoir un service comme Easyap ?

À ce stade de l'article, vous vous demandez peut-être quel est le lien entre FACE et un service comme easyapp. La relation entre FACE et un service tel que celui d'easyapp pour l'envoi de factures électroniques. pour l'envoi de factures électroniques. Notre réponse est : beaucoup.

Chez easyap, nous accompagnons tous les types d'entreprises dans leur transformation digitale. transformation numérique. Pour ce faire, nous développons des solutions de facturation électronique personnalisées pour chaque marque. Avec un logiciel comme le nôtre vous pourrez générer vos factures électroniques dans le format requis par FACE et les télécharger sur la plateforme. rapidement et facilement.

Mais l'avantage d'un service comme easyap, c'est qu'il va beaucoup plus loin. Avec notre logiciel, vous disposez d'un système dans lequel vous pouvez également enregistrer chacune des opérations que vous réalisez. Qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations publiques, vous pouvez les stocker dans le système en nuage que nous avons conçu pour vous. De plus, vous y aurez accès quand vous le souhaitez pendant la période de temps déterminée par la législation en vigueur.

Mais nous voulons aller plus loin. C'est pourquoi, easyap est bien plus qu'une solution pour la création et la gestion de factures électroniques.. Avec notre solution, vous disposerez également d'un portail fournisseursqui pourront à tout moment vérifier l'état de leurs factures. Une véritable amélioration de vos relations et de votre communication.

D'autre part, vous disposerez également d'un espace dans lequel vous pourrez comptabiliser toutes vos frais de personnel générées dans le cadre de la gestion quotidienne de votre activité commerciale. Per diem, déplacements, achats complémentaires... Les employés de votre entreprise pourront facilement ajouter toutes ces informations dans le logiciel.Cela sera très utile pour la comptabilité et l'analyse financière de votre entreprise.

Même en matière fiscale, le logiciel easyap peut être un allié de taille. Il vous permet de communiquer et déposer vos impôts à l'autorité qui vous correspond. SILICIE, SII, TicketBAI... Et tout cela adapté à votre entreprise, à votre chiffre d'affaires et aux réglementations que vous devez respecter en fonction de votre localisation et de votre activité. Alors si vous le souhaitez, nous vous en dirons beaucoup plus et nous vous accompagnerons dans le nouveau monde numérique.