La comptabilité fournisseurs (AP) est le secteur responsable du traitement administratif et comptable des factures des fournisseurs/créanciers. Ce traitement comprend l'exécution des tâches suivantes : gestion des documents, conformation, codification et résolution des incidents. Il est généralement admis que les tâches d'approbation et de paiement, bien que faisant partie du circuit de traitement, ne sont pas effectuées par PA.
Le fait que les tâches d'approbation et de paiement soient effectuées par d'autres acteurs repose sur la "séparation des pouvoirs" au sein de l'organisation. Ces activités correspondent généralement à des règles, dans la grande majorité des cas formalisées, qui visent à séparer la responsabilité de l'écriture comptable de son acceptation et de son règlement.
Dans le cas de la résolution des incidents, la question suivante est souvent posée : pourquoi est-ce la responsabilité du PA de résoudre les incidents ? Il y a une première réponse : c'est généralement le service qui reçoit la facture, donc il l'a déjà... Mais la bonne réponse est basée sur la nature de l'incident :
- - Les exceptions formelles, liées à la validation de la forme du document : calculs arithmétiques, adresses/données fiscales, duplications... Il est exact que ces exceptions relèvent de la responsabilité du PA, car les écritures comptables ne doivent pas être effectuées sur la base de documents formellement erronés.
- - Les exceptions de fond, qui se réfèrent au contenu réel de la facture, à "ce qui a été facturé" par le fournisseur. Lorsqu'il s'agit de divergences dans les services rendus, les biens livrés, les prix convenus... Quelle capacité de résolution, au-delà de l'identification de l'incident, le PA peut-il avoir ?
S'il y a un problème avec les marchandises et que c'est un entrepôt qui les a reçues, n'est-ce pas à cet entrepôt, puisqu'il dispose des informations et de la connaissance des marchandises, de résoudre le problème avec les marchandises ?
S'il y a un problème de prix, n'est-ce pas à celui qui a négocié les prix de résoudre les différences?
Dans ces situations, le PA agit normalement comme un simple intermédiaire, avec dans de nombreux cas une charge de travail manuelle élevée : envoi de la documentation (avec les copies correspondantes), contrôle de ce qui est livré et à qui (avec les fichiers accessoires correspondants, généralement Excel) et assistance mutuelle par différents moyens (appels téléphoniques des fournisseurs, courriels internes avec des rappels...). Cette situation n'avait pas de solution technologique adéquate jusqu'à présent.
Dans la mesure où ces étapes intermédiaires, au cours desquelles le PA exerce exclusivement des fonctions administratives de faible valeur, peuvent être automatisées en envoyant la facture (mieux s'il s'agit d'une facture électronique) le plus rapidement possible à la personne qui a réellement la capacité de la résoudre, le processus sera beaucoup plus efficace, avec les économies de temps et d'argent qui en découlent. Il existe déjà une technologie accessible pour réaliser la procéduralisation et l'automatisation de l'attribution de l'exception à son véritable responsable par le biais d'outils de flux de travail pour les factures (traitement, approbation et résolution des exceptions).
L 'évolution de l'AP devrait être celle d'un fournisseur de services au sein de l'organisation, apportant de la valeur aux clients internes et permettant aux activités de l'entreprise de se dérouler aussi harmonieusement que possible.
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