Le traitement des factures des fournisseurs est une tâche ardue et ingrate. La comptabilité fournisseurs est responsable de l'enregistrement comptable des dépenses et des paiements, avec toute la gestion de la résolution des incidents que cela implique, ainsi que de l'émission du rapport de comptabilité fournisseurs. Dans de nombreuses organisations, la comptabilité fournisseurs est perçue comme un mal nécessaire et ce processus est négligé au profit d'autres processus plus "importants".
Il existe également des facteurs externes qui ajoutent de la complexité à une situation changeante : changements dans les pratiques commerciales(facturation électronique, utilisation de pdf...), changements réglementaires (législation fiscale, fourniture immédiate d'informations...).
En raison de cet "oubli", le processus de traitement des factures fournisseurs devient un simple survivant qui ne dispose ni des outils ni des informations nécessaires et suffisantes pour savoir où il en est.
Rapport sur les comptes créditeurs : statut de la facture Ageind
Il existe différents types de rapports sur la comptabilité fournisseurs visant à mesurer les volumes, l'efficacité, la productivité, le temps... mais il y en a un qui est le plus pertinent en termes de visibilité et de santé du processus. Il s'agit d'un rapport aussi simple et complexe à la fois que "l'ancienneté du statut de la facture".
L'ancienneté du statut indique l'ancienneté des factures en cours de traitement. En d'autres termes, un rapport de comptabilité fournisseurs qui indique le statut actuel de chaque facture, depuis combien de temps elle est en suspens, et qui est responsable de la tâche à effectuer sur la facture. Il s'agit de savoir, par période, combien de factures sont en attente d'approbation (et chacun de leurs approbateurs), combien sont en attente d'imputation comptable, combien sont en exception (chacune des exceptions peut être ventilée), combien sont en attente de paiement... il s'agit d'informations sur les volumes, les temps et les responsables.
Informations pertinentes provenant du rapport sur la comptabilité fournisseurs
Ce rapport sur les comptes créditeurs répond à un large éventail de questions et fournit des informations très pertinentes.
- La situation actuelle est-elle préoccupante en termes de nombre de factures en cours de traitement ?...avec un peu d'histoire, l'organisation peut savoir si le fait d'avoir un millier de factures en exception est quelque chose de normal et d'acceptable ou si c'est au contraire le déclencheur d'une situation d'alarme.
- Le fait que la plupart des factures datent de plus de 10 jours est-il un indicateur de problème ?... La réponse à cette question permet de détecter les goulets d'étranglement et d'appliquer des solutions d'amélioration.
- Pourquoi y a-t-il un département qui a systématiquement moins de factures en suspens qu'un autre ? Pourquoi y a-t-il une des entreprises de l'organisation qui, à la fin du mois, a le moins de factures en suspens ? ...avec lesquels nous pouvons obtenir des informations sur les bonnes pratiques qui peuvent servir de modèle pour le reste.
Ces informations doivent être disponibles à l'aide d'un outil de traitement des factures. flux de travail des factures qui enregistrera et suivra chacun des événements liés aux factures, permettant ainsi de connaître à tout moment le statut individuel de chaque facture.
L'idée fondamentale qui sous-tend le rapport sur les comptes fournisseurs est de donner de la visibilité aux responsables du secteur, et cette visibilité est une information très pertinente pour pouvoir adopter des mesures visant à corriger des situations spécifiques et à améliorer le processus. Ces informations leur permettront de contrôler précisément l'état du processus en détectant immédiatement les anomalies et les situations qui nécessitent une action particulière.
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