Les entreprises d'aujourd'hui gèrent un écosystème mondial complexe de fournisseurs, de partenaires, d'opérateurs, de clients, etc., tout en manipulant et en traitant un grand nombre de documents administratifs et réglementaires. Cette réalité exige de la souplesse et de l'efficacité dans la gestion de la documentation et des factures, dans le but d'optimiser l'efficacité opérationnelle et d'éviter une forte consommation de ressources.
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Cependant, il est surprenant de constater qu'aujourd'hui, malgré les progrès considérables de l'automatisation et de la technologie, près de 75 % de la documentation est encore traitée manuellement. Cette situation est évidemment très exigeante en termes de main-d'œuvre et affecte indubitablement les résultats des entreprises. Les paragraphes suivants expliquent ce qu'est l'externalisation comptable, comment elle affecte les entreprises et quels en sont les principaux avantages.
Comptabilité de l'ourtourcing : qu'est-ce que c'est ?
L'externalisation comptable consiste à confier à des tiers la prise en charge de certaines activités comptables complémentaires à l'activité principale. C'est le processus par lequel une entreprise externalise une partie de son activité, c'est-à-dire qu'elle engage une société externe pour gérer une partie de l'entreprise.
Externalisation de la comptabilité dans les entreprises
Les entreprises qui traitent de gros volumes de factures peuvent bénéficier de la visibilité et de l'efficacité qu'apporte la facturation électronique pour modéliser des processus AP/AR entièrement automatisés. Dans un environnement en constante évolution qui exige précision et efficacité, les entreprises qui utilisent la technologie d'automatisation AP/AR pour soutenir leurs processus sont mieux équipées pour mieux servir leurs fournisseurs et leurs clients.
La clé d'une opération AP et AR réussie est le traitement efficace du flux entrant de documents, le contrôle du coût des transactions de l'achat au paiement et de la commande à l'encaissement, et la capacité à gérer des volumes maximums, ou des pics, sans avoir besoin d'augmenter la main-d'œuvre. Pour rester compétitives et répondre à des exigences de plus en plus élevées, les entreprises doivent impérativement simplifier et automatiser les processus AP/AR dans la mesure du possible.
Que signifient AP et AR en comptabilité ?
AR, accounts receivable, est utilisé lorsqu'une facture est émise. Si un solde reste à payer, des factures continueront d'être émises, généralement tous les mois. AP, accounts payable, est utilisé pour désigner les soldes que l'entreprise doit payer ; il ne s'applique pas à l'émission d'une facture.
Services d'externalisation d'easyap pour les comptes fournisseurs et les comptes débiteurs
easyap a développé un service d'application électronique qui automatise la saisie des données, valide les informations entrantes, compare les factures avec les commandes et les bons de livraison, achemine les informations par le biais de flux de travail électroniques d'approbation ou de validation, et enfin enregistre les factures dans votre ERP pour un suivi ultérieur du paiement ou de l'encaissement. Notre service complet d'automatisation des comptes fournisseurs et des comptes clients aide les entreprises à créer un canal sans papier entre les clients, les fournisseurs, les groupements d'achat et leurs membres, leur permettant de gérer 100 % de leurs factures par voie électronique, de manière efficace et efficiente.
Externalisation de la comptabilité : avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs et des comptes débiteurs
L'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients permet de réaliser des économies considérables (jusqu'à 75 %), car les entreprises peuvent se passer de processus manuels tels que l'impression, la mise sous pli, l'envoi par la poste, la numérisation, la saisie des données des factures, la mise en correspondance, l'enregistrement et l'archivage.
Nous vous invitons à utiliser notre calculateur de coûts en ligne pour connaître précisément vos coûts actuels de traitement d'une facture fournisseur et vous comparer aux entreprises de votre secteur.
Le processus d'automatisation offre les avantages suivants :
- Élimination de la saisie manuelle des données
- Élimination des erreurs de saisie des données
- Minimisation de l'intervention manuelle dans le rapprochement des factures
- Contrôle des flux de documents dans le processus d'approbation
- Minimisation des interventions manuelles lors de l'enregistrement des factures
- Réduction significative des temps de cycle entre la commande et le paiement et entre la commande et l'encaissement
- Réduction des coûts opérationnels
- Réduction des dépenses de personnel
- Flexibilité face à des volumes ou des pics exceptionnels.
- Visibilité et contrôle accrus des flux de trésorerie et des dépenses
- Amélioration de l'efficacité opérationnelle
- Augmentation de la productivité
- Un meilleur service aux clients et aux fournisseurs
La gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients a un impact direct sur la gestion des flux de trésorerie. Il ne fait donc aucun doute que l'amélioration de vos processus de gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients peut considérablement améliorer votre rentabilité. En passant moins de temps à gérer les processus internes de comptabilité fournisseurs et clients, les clients d'easyap sont plus à même de servir rapidement et efficacement leurs clients et de mieux gérer leurs relations avec les fournisseurs.
Adoptez la stratégie d'externalisation de vos processus AP et AR et favorisez des relations plus fortes, plus fiables et plus rentables avec vos clients et vos fournisseurs.
Contactez-nous pour découvrir comment easyap peut vous aider à transformer et optimiser vos processus AP et AR.
