Qu'est-ce que la norme EN 16931 sur la facturation électronique ?

La numérisation a apporté de nombreux avantages aux entreprises, mais aussi de nouvelles réglementations et limites. L'une d'entre elles est la norme EN 16931une norme européenne pour la facturation électronique qui vise à améliorer l'interopérabilité, l'efficacité et la transparence des transactions entre les entités publiques et privées. Elle concerne donc l'émission de factures électroniques et son rôle est vital si vous opérez dans des environnements B2G et, de plus en plus, B2B. Nous expliquons ce qu'est la norme EN 16931 et ses avantages.

Qu'est-ce que la norme EN 16931 ?

Tout d'abord, la norme EN 16931 est une spécification technique élaborée par le Comité européen de normalisation (CEN). La norme EN 16931 est une spécification technique élaborée par le Comité européen de normalisation (CEN).. Plus précisément, elle définit le modèle de données sémantique de la facture électronique.

Quant à son origine, elle a été officiellement adoptée par l'Union européenne en 2017 et vise à établir un format commun pour les factures émises et reçues entre les entreprises et les administrations publiques au sein de l'Espace économique européen (EEE). au sein de l'Espace économique européen (EEE).

De même, parmi les principales caractéristiques de la norme EN 16931, il convient de souligner les suivantes :

• Il s'agit d'une norme harmonisée au niveau européen.
• Définit un modèle sémantique de donnéeset non un format spécifique. Il peut donc être mis en œuvre dans différents langages de balisage tels que UBL (Universal Business Language) ou le CII (Cross Industry Invoice).
• Il est conçu pour assurer l'interopérabilité entre les systèmes de facturation.
• Il est compatible avec les réseaux d'échange tels que Peppolce qui facilite grandement le trafic international des factures.

Cadre juridique : règlement européen sur la facturation électronique

La norme EN 16931 est, à son tour, soutenue par la directive 2014/55/UE du Parlement européen. Cette directive oblige les administrations publiques de tous les États membres à accepter les factures électroniques conformes à cette norme.

En Espagne, où elle dispose également d'un cadre juridique, la directive est transposée par le biais de la Loi 9/2017 sur les contrats du secteur public.

Pour sa part, la norme EN 16931 énonce une série d'obligations légales dérivées, parmi lesquelles les suivantes sont dignes d'intérêt :

• Les administrations publiques sont tenues d'accepter les factures au format électronique.
• Les fournisseurs du secteur public doivent émettre des factures conformes à ces réglementations.

Ce qui est certain, ou le résultat le plus palpable, c'est que cette situation a accéléré le besoin d'adaptation technologique. d'adaptation technologique et de la transformation numérique dans le tissu des entreprises. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui travaillent ou souhaitent travailler avec le secteur public et qui opèrent dans des environnements internationaux.

Niveaux de conformité à la norme EN 16931

La conformité à la norme EN 16931 peut être appréhendée à différents niveaux. Pour cela, il faut tenir compte de la maturité technologique et des exigences de chaque environnement commercial :

Conformité de base

• Utilisation d'un format structuré structuré tel que UBL ou CII.
• Inclusion des éléments sémantiques obligatoires définis par la norme.
• Génération de factures compatibles avec le modèle de données européen commun.

2. Conformité intermédiaire

• Incorporation d'éléments éléments facultatifs pour enrichir les informations contenues dans chaque facture.
• Capacité de validation automatique par des outils de vérification syntaxique.
• Intégration partielle avec des réseaux tels que Peppol.

3. Conformité avancée

• Automatisation complète du cycle de facturation : 
  • Diffusion.
  • Réception.
  • Approbation.
  • Archives.
• Intégration complète avec les systèmes ERP et d'autres plateformes.
• Capacité à gérer de gros volumes de factures avec traçabilité.

Conformité	Format structuré	Validation automatique	Intégration de Peppol	Automatisation de l'ERP
De base	Oui	Non	Non	Non
Intermédiaire	Oui	Oui	Partiel	Partiel
Avancé	Oui	Oui	Compléter	Compléter

Application de la norme EN 16931 : processus et conditions

Quoi qu'il en soit, lorsqu'il s'agit de se conformer à la norme EN 16931 et de mettre en œuvre un logiciel conforme, il faut suivre un processus et une série d'étapes pour assurer une conformité effective à la norme. Le pas à pas serait donc le suivant :

1. le diagnostic initial

• Évaluez votre système de facturation actuel.
• Identifie la compatibilité avec les formats officiels.
• Analysez la capacité d'interopérabilité de votre logiciel.

2. sélection du fournisseur de logiciels

• Choisissez une solution qui garantit une conformité totale avec les réglementations européennes en matière de facturation en général et avec la norme EN 16931 en particulier.
• Il valorise des fonctionnalités telles que l'automatisation, l'intégration avec les ERP, les mises à jour juridiques et, bien sûr, l'assistance.

3. Adaptation des processus internes

• Formez le personnel administratif et financier à l'utilisation de la solution choisie et faites-lui connaître et comprendre les règlements eux-mêmes.
• Redéfinir les flux de travail comptables en fonction de ce que votre système offre.

4. Essais et validation

• Tout d'abord, générez vos factures électroniques dans un environnement de test.
• Validez-les ensuite sur différentes plateformes de certification (telles que l'outil de facturation électronique de l'UE) pour vérifier qu'elles sont correctes et conformes à la norme. 

5. Déploiement final

• L'étape précédente ayant été menée à bien, il est temps d'activer le système dans l'environnement réel.
• Assurer un suivi et un contrôle permanents pour garantir les mises à jour réglementaires.

Avantages de l'adoption de la norme EN 16931

Comme nous le disons depuis le début, l'adoption de ce règlement n'est pas seulement une question juridique. Il s'agit également d'une opportunité stratégique d'améliorer l'efficacité de l'ensemble de l'environnement commercial. stratégique d'améliorer l'efficacité de l'ensemble de l'environnement commercial.

Les principaux avantages (opérationnels, technologiques, juridiques et fiscaux) de la mise en œuvre d'un logiciel conforme à la norme EN 16931 sont précisément les suivants :

• Moins d'erreurs dans l'émission et la réception des factures.
• Économies de coûts sur le papier, l'affranchissement et gestion des documents.
• Plus d'informations de paiements plus rapides et des délais de recouvrement plus courts.
• Conformité à la législation européenne et nationale.
• Facilite l d'audit et contrôle fiscal grâce à la normalisation sémantique.
• L'interopérabilité avec les systèmes européens.
• Intégration avec les systèmes ERP et les plates-formes comptables.
• Amélioration de la traçabilité et la sécurité des informations financières.

Études de cas

Pour mieux comprendre ce qu'implique la norme EN 16931 et son impact réel, prenons deux exemples concrets :

• Une entreprise exportant des marchandises vers l'Allemagne peut émettre des factures directement au format UBL, sans devoir procéder à des adaptations locales.
• Un fournisseur travaillant avec l'administration publique espagnole peut automatiser la génération de factures conformes à FACe grâce à Peppol.

easyap est-il compatible avec la norme EN 16931 ?

C'est à ce stade qu'il convient de mentionner easyap. Dans un environnement juridique aussi exigeant et changeant, il est essentiel de disposer d'un fournisseur de technologie qui garantisse la conformité aux normes européennes.

Nous vous offrons une une solution de facturation électronique 100% conforme à la norme EN 16931. En même temps, elle est conçue pour couvrir à la fois vos besoins légaux et vos lacunes opérationnelles. Sans plus attendre :

• Vous émettez et recevez des factures dans les formats suivants UBL et CII.
• Il s'intègre à d'autres systèmes ainsi qu'au réseau Peppol, ce qui est idéal si vous opérez à l'échelle internationale et transfrontalière.
• Valide automatiquement le contenu sémantique conformément à la norme.
• Vous automatisez entièrement la comptes fournisseurs comptes créditeurs y les comptes débiteurs.
• Archive numériquement et conformément à la loi toutes vos factures et tous vos documents. toutes vos factures et documents conformément à la loi.

Et tout cela sans entrer dans les détails, ni dans les secteurs ou volumes spécifiques, car il ne s'agit "que" des avantages généraux d'easyap. Donc, si votre entreprise souhaite se conformer à la réglementation européenne en matière de facturation et gagner en efficacité, nous sommes la solution.

En résumé, la norme EN 16931 est bien plus qu'une exigence légale : C'est un catalyseur pour la transformation numérique des processus financiers. Son adoption permet aux entreprises d'améliorer leur compétitivité, de s'adapter au nouvel environnement numérique et de créer des relations commerciales plus fluides et plus sûres dans toute l'Europe.

L'aide d'un outil comme easyap, qui respecte les normes et optimise les processus comptables et financiers, est indispensable. Contactez-nous à pour en savoir plus.