Dans le cadre des projets d'amélioration des processus de comptabilité fournisseurs, il est courant d'examiner la qualité des informations contenues dans la fiche fournisseur.
Différentes situations conduisent généralement à cette révision : nombre élevé d'incidents dus à des fournisseurs inexistants, nombre élevé d'appels téléphoniques concernant des retards de paiement, reclassements dus à des erreurs de saisie...
L'importance du fichier des fournisseurs
L'une des premières questions que nous nous posons est la suivante : qui est responsable de l'enregistrement et de la mise à jour de la base de données des fournisseurs? La réponse n'est pas toujours la même, bien qu'elle dépende généralement de la taille de l'entreprise. Dans les grandes entreprises, il s'agit généralement d'une tâche partagée entre les achats et les finances/comptes fournisseurs (nous avons mentionné il y a peu l'importance de la coordination entre ces deux départements ). En revanche, dans les petites et moyennes entreprises, c'est une tâche qui incombe généralement au service des achats.
Fournisseur principal : qualité de l'information
La qualité des informations contenues affecte de nombreux aspects de la comptabilité des factures :
- Degré d'automatisation du processus de traitement des factures. Plus le pourcentage d'automatisation est élevé, plus la confiance dans les données existantes doit être grande. Si nous voulons que les factures circulent sans intervention humaine, nous devons avoir une confiance aveugle dans la véracité/qualité des informations traitées. On ne peut pas envisager de comptabiliser automatiquement des factures si les enregistrements effectués ont, par exemple, mal calculé la date d'échéance des factures.
- Contrôle interne. Un signe de la déficience du processus d'enregistrement des factures fournisseurs est que, lors des validations effectuées, des situations fréquentes sont détectées dans lesquelles le fournisseur n'est pas créé lors de la réception de la facture. Dans cette situation, la dépense est connue au moment de la réception de la facture et, dans la grande majorité des cas, il n'y a pas de retour en arrière possible. Dans cette situation, peut-on garantir le respect des procédures internes de sélection des fournisseurs ou d'acquisition des dépenses ? Cette situation est particulièrement grave dans les cas où le fournisseur peut être qualifié de fournisseur avec bon de commande, de sorte que toutes les factures doivent être justifiées par un bon de commande émis par l'entreprise. Combien de règles internes ont été enfreintes pour qu'un fournisseur avec bon de commande émette une facture alors que le fournisseur n'est même pas créé dans la base de données ?
- Qualité des informations comptables. Dans de nombreux ERP, les données de base du fournisseur sont associées à des informations par défaut sur les codes fiscaux ou les comptes comptables. Si ces informations ne sont pas correctes, il est normal que l'erreur soit transférée à l'imputation comptable et, de là, aux déclarations fiscales. Cela pose des problèmes lors de l'analyse des informations comptables et entraîne toujours des reclassements. Et dans le cas des déclarations fiscales, cela peut impliquer la nécessité de déposer des déclarations correctives et même une certaine forme de contingence/pénalité. Il arrive également qu'un même fournisseur soit créé avec des codes différents, ce qui crée des problèmes lors de l'analyse des informations.
L'expérience acquise dans le cadre d'un large éventail de projets montre qu'une gestion efficace des factures entrantes repose sur la création et la mise à jour correctes des données de base des fournisseurs. Et un premier pas vers la réduction des coûts, même s'il n'y paraît pas au premier abord, réside dans la qualité fiable des données de base.
