Le secteur de la comptabilité fournisseurs est responsable du traitement des factures reçues de tiers. L'objectif final est la comptabilité, mais pour un pourcentage important de factures, de nombreuses étapes doivent être franchies avant d'en arriver là.
Le traitement d'une facture sans problème, bien qu'exigeant des ressources, peut être relativement simple. Mais les choses se compliquent lorsque la facture pose problème.
Factures avec incidents : Le processus
Le traitement des factures avec incidents représente un coût très élevé pour les entreprises. Le processus implique généralement plusieurs acteurs, parfois issus de secteurs internes disparates, il est coûteux/difficile à contrôler et nécessite des processus très robustes pour éviter de devenir un véritable casse-tête.
La première étape d'un processus efficace de traitement des incidents est l'identification correcte du problème, ce qui permettra d'attribuer la facture à la personne réellement capable de résoudre l'incident.
Cette identification et l'attribution à la personne responsable peuvent être automatisées grâce à l'utilisation d'outils de gestion des flux de travail. outils de flux de travail.
Factures avec incidents : Typologie
Il existe essentiellement trois blocs principaux d'incidents :
- Liées aux contrôles formels du document (fournisseur existant dans la base de données, calculs arithmétiques, duplicité...).
- Vérification/appariement liés (dérivés du résultat de l'appariement pour les factures avec bon de commande, ou ceux résultant du circuit d'approbation pour les factures sans bon de commande)
- liées au processus de comptabilité administrative (et qui seront principalement des questions internes).
La mise en place d'un circuit procédural de résolution des incidents permettra de réaliser des économies importantes et de réduire considérablement le coût de traitement des factures.
Sur la base de l'expérience acquise dans les projets d'amélioration et d'externalisation de la comptabilité fournisseurs et de la facturation électronique facturation électronique easyap a développé pour des clients de toutes tailles et de tous secteurs, le tableau ci-dessous montre les types de problèmes les plus courants et qui est généralement responsable de leur résolution.
| Type d'erreur | Erreur de description | Responsable |
| Formel | Fournisseur introuvable | Comptes à payer |
| Formel | Erreur de validation automatique : calculs arithmétiques | Comptes à payer |
| Formel | Erreur de validation automatique : date de facturation | Comptes à payer |
| Formel | Erreur de validation automatique : tva | Comptes à payer |
| Formel | Erreur de validation automatique : irpf | Comptes à payer |
| Formel | Duplicata de facture | Comptes à payer |
| Formel | Fournisseur suspendu | Comptes à payer |
| Formel | Fournisseur en double | Comptes à payer |
| Formel | Facture potentiellement en double | Comptes à payer |
| Formel | Erreur de validation automatique (avec demande) | Comptes à payer |
| Formel | La facture est une note de crédit | Comptes à payer |
| Formel | Enseignants incomplets | Comptes à payer |
| Formel | Filiale en double | Comptes à payer |
| Formel | Filiale non trouvée | Comptes à payer |
| Formel | Erreur de données | Comptes à payer |
| Formel | Capture d'erreur | Comptes à payer |
| Formel | Mauvais concept et/ou service | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Contrat non trouvé | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Ordre non trouvé | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Demande non trouvée | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Besoin de commander | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Erreur de concordance avec la demande d'achat | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Erreur de concordance avec le contrat | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Contrat suspendu | Achats |
| Correspondance quadripartite | Commande virtuelle non disponible | Achats |
| Correspondance quadripartite | Contrat annulé | Achats |
| Correspondance quadripartite | Contrat expiré | Achats |
| Correspondance quadripartite | Demande annulée | Achats |
| Correspondance quadripartite | Certaines des commandes référencées ne sont pas actives. | Achats |
| Correspondance quadripartite | Ordre non trouvé | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | La livraison partielle n'est pas prise en charge | Acheteur/Candidat |
| Correspondance quadripartite | A recevoir | Entrepôt/Demandeur |
| Correspondance quadripartite | Erreur Montant de la contrepartie | Acheteur/Candidat |
| Correspondance quadripartite | Erreur d'appariement Montant et unités | Entrepôt/Demandeur |
| Correspondance quadripartite | Ordre modifié | Achats |
| Correspondance quadripartite | Erreur de correspondance avec la demande d'achat pour le montant | Acheteur/Candidat |
| Correspondance quadripartite | Correspondance erronée avec le contrat pour le montant | Acheteur/Candidat |
| Correspondance quadripartite | Documentation incomplète | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Dérogation pour deux lignes provenant de fournisseurs différents | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Exception : attente de la réponse du fournisseur | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Exception due à un équilibrage incorrect | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Exception par ligne de fournisseur dans la campagne | Acheteur/Candidat |
| Correspondance quadripartite | Erreur de concordance entre les différents impôts | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Erreur dans le numéro du bon de livraison | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Différence de quantités | Entrepôt/Demandeur |
| Correspondance quadripartite | Exception pour correspondance incorrecte des demandes d'achat | Acheteur/Candidat |
| Correspondance quadripartite | Exception en cas de comptabilisation incorrecte d'un contrat | Acheteur/Candidat |
| Correspondance quadripartite | Demande d'achat post-facture | Acheteur/Candidat |
| Correspondance quadripartite | Erreur de validation pour les nouveaux taux de TVA | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Quadre rejeté | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | O. d'achat annulé | Achats |
| Correspondance quadripartite | O. d'achat après facture | Achats |
| Correspondance quadripartite | Facture non trouvée | Comptes à payer |
| Correspondance quadripartite | Comptabilisation (correspondance incorrecte) | Comptes à payer |
| Comptable | Exception inconnue | Comptes à payer |
| Comptable | Erreur de codage | Comptabilité |
| Comptable | Approbation du montant non dépassé | Comptabilité |
| Comptable | Erreur de conversion du montant | Comptabilité |
| Comptable | Comptabilité (comptabilité d'exercice/provision) | Comptabilité |
| Comptable | Comptabilisation (erreur de codage) | Comptabilité |
| Comptable | Exception pour le contrôle | Comptabilité |
| Comptable | Rejet de l'enregistrement ERP | Comptabilité |
| Comptable | Dépassement du budget | Comptabilité |
| Comptable | Dépassement de budget en cours de période | Comptabilité |
| Comptable | Taux de change non existant | Comptabilité |
| Comptable | Codage non créé | Comptabilité |
| Comptable | Comptabilisation (erreur de données) | Comptabilité |
| Comptable | Comptabilisation (saisie des erreurs) | Comptabilité |
| Comptable | Détachement (documentation incomplète) | Comptabilité |
| Comptable | Détachement (Exception inconnue) | Comptabilité |
