Le processus de mise en œuvre et de normalisation de l'utilisation de la facturation électronique est inéluctable au niveau européen, où une série de réglementations et d'initiatives sont mises en œuvre afin que les pays membres acceptent et assument cette réalité dans leur propre appareil administratif.
L'administration espagnole a déjà fixé un rythme un peu plus rapide et plus concret que l'UE pour parvenir à la régularisation de la facturation électronique et, depuis la fin de l'année dernière, elle a fixé une date et un délai d'adaptation, au moins pour ses propres fournisseurs.
À partir de janvier 2015, les fournisseurs des administrations publiques devront obligatoirement présenter leurs factures sous forme électronique. Cette mesure s'applique non seulement à l'administration centrale, mais aussi à tous les organismes publics , à tous les niveaux.
Facturation électronique dans les administrations publiques
Les principales questions à prendre en compte lors de la création d'une facture électronique sont les suivantes : bien que la structure de la facture soit la même que celle d'une facture papier, deux facteurs sont particulièrement importants et influencent sa bonne réception par l'administration :
- La facture doit être signée au moyen du processus d'authentification numérique d'un certificat numérique reconnu. Les plus courants sont généralement le certificat numérique du FNMT ou le DNI électronique. Toutefois, l'un des grands avantages de l'utilisation d'une application de facturation électronique spécialement conçue pour une gestion efficace des factures dans l'entreprise est que l'application elle-même peut attribuer sa propre signature numérique au cas où l'utilisateur n'en possède pas.
- Les factures seront reçues d'une manière très spécifique, aucun autre canal n'étant autorisé. Le gouvernement a mis en place ce que l'on appelle le point d'entrée général pour les factures électroniques de l'administration générale de l'État, ou FACe en abrégé. L'objectif est d'unifier et de standardiser le format, les requêtes, le codage, etc.
Comment fonctionne la FACe ?
Le FACe a été configuré comme un service web, ce qui permettra à toutes les parties concernées d'y accéder à tout moment, à partir de n'importe quel endroit, par le biais de n'importe quel système configuré pour s'y connecter.
Pour l'administration publique, ce mode d'enregistrement de la saisie des factures est un moyen extrêmement efficace de conserver une trace adéquate et centralisée de toute l'activité et de la comptabilité liées à ses achats, ce qui lui permettra d'améliorer sa capacité d'analyse et de préparation ou d'approbation subséquente des budgets.
Pour les fournisseurs, FACe représente un enregistrement sans équivoque de la présentation de chaque facture, en temps et en forme, ce qui devrait faciliter le paiement et, par conséquent, réduire les retards de paiement de l'administration. Quoi qu'il en soit, il reste encore quelques mois cruciaux de mise au point de FACe, avec une incorporation progressive des fournisseurs actuels (bien que l'échéance soit fixée à janvier 2015, FACe peut être utilisé avant, sur une base volontaire) et il y aura probablement une période d'adaptation au cours de laquelle il y aura des doutes et des incidents à parts égales.
Vous pouvez consulter tous les documents publiés sur le sujet ici.
