Le service de la comptabilité fournisseurs reçoit des factures sous toutes les formes et tous les formats possibles et imaginables. Dans cet article, nous nous intéressons aux factures de plusieurs pages qui nécessitent un traitement individualisé et détaillé des informations qu'elles contiennent.
Les factures volumineuses comportant de nombreuses lignes nécessitent un traitement individualisé et peuvent entraîner un coût élevé tant pour l'émetteur, car elles risquent d'être payées en retard, que pour le destinataire, car elles posent certains problèmes de traitement. Normalement, ces factures sont issues du circuit des factures avec bons de commande pour l'achat de biens matériels (stocks). Les erreurs dans les factures importantes sont très fréquentes dans les entreprises.
Erreurs de facturation
Factures avec commande
Le circuit des factures avec commande est celui dans lequel il existe un élément auquel les données de la facture sont comparées. Après ce travail de conformation/mise en correspondance, nous voyons des factures qui ne présentent aucune différence et d'autres qui présentent des divergences entre la commande et la facture ou la réception des marchandises. Les factures qui ne présentent aucune différence lors de ce rapprochement (soit dans les deux sens : facture contre commande ou bon de livraison, soit dans les trois sens : facture contre commande contre bon de livraison) seront enregistrées directement dans le système comptable et/ou opérationnel. Les factures présentant des différences devront faire l'objet d'un traitement d'exception, dont la complexité augmentera de manière exponentielle en fonction du nombre de lignes.
Chacune de ces lignes de facture contient des informations sur la commande, le bon de livraison, la référence du produit, les unités, les montants, la date de livraison... Ces informations sont pertinentes et nécessaires pour effectuer des comparaisons. Ces informations sont pertinentes et nécessaires pour effectuer des comparaisons. Il s'agit d'un grand nombre de détails qui nécessitent une capacité d'analyse et de comparaison.
Erreurs dans les factures : facturation électronique, numérisation et OCR
L'utilisation de la facturation électronique ou la numérisation et l'OCR (Optical Character Recognition) des factures papier permettent de réduire les erreurs dans les factures issues du traitement des lignes, puisque dans le premier cas, les erreurs de saisie manuelle sont éliminées et, dans le second, elles sont minimisées. Toutefois, l'extraction des données des factures ne résout pas le problème, à moins qu'un mécanisme de correspondance automatique ne soit disponible pour simplifier ces tâches de comparaison. Sans cette capacité technologique d'appariement automatique par le destinataire, l'évolution du processus est réduite.
Outils de mise en correspondance automatique et flux de travail
Pour le destinataire de la facture, plus une facture comporte de lignes, plus le service de la comptabilité fournisseurs doit travailler, car plus il y a de contrôles à effectuer et plus il y a de chances qu'il y ait une différence et donc une erreur dans la facture qui nécessite un traitement supplémentaire. Ainsi, plus le nombre de lignes est élevé, plus le coût de traitement de ces factures est important. L'utilisation de moteurs de mise en correspondance automatique et de flux de travail pour la résolution des exceptions sont des outils indispensables pour évoluer vers des processus efficaces dans le traitement des factures avec les bons de commande.
Pour l'émetteur de la facture, la pratique montre que les factures sont traitées intégralement, c'est-à-dire que la facture doit être correcte à 100 % pour être enregistrée et payée. Laquelle des deux parties (acheteur et vendeur) est gagnante si une facture de 400 lignes est arrêtée parce qu'il y a une erreur sur l'une des lignes ? Il ne suffit pas qu'une facture soit correcte à 99 % pour qu'elle soit enregistrée et payée.
Le solde : deux commandes ou moins par facture
Il y a donc de multiples éléments à prendre en compte dans les deux acteurs du processus : restrictions des systèmes de facturation, économies dans l'émission des factures, coût de la réception et du traitement des factures, retards dans les encaissements/paiements dus à des factures comportant des erreurs... Mais d'après notre expérience dans des projets de tous secteurs, avec des entreprises de toutes tailles et en collaborant avec nos clients tant dans l'émission que dans la réception des factures, nous pouvons affirmer que l'équilibre est généralement obtenu dans le rapport : deux commandes ou moins par facture, le nombre de lignes et de bons de livraison de ladite commande n'étant plus aussi pertinent.
Cette relation implique déjà de limiter l'opération à la transaction commerciale spécifique, avec un petit nombre de participants (plus il y a de commandes, plus il y a d'acheteurs) et avec un nombre potentiel de problèmes limité à ceux découlant d'une seule commande ou d'un petit nombre de commandes. En cas d'incident, il est plus facile à gérer et, dans les systèmes de facturation, il s'agit généralement d'une variable valable pour l'émission de factures. C'est donc la situation la plus équilibrée pour les parties et celle qui présente généralement le moins d'inconvénients et d'erreurs dans les factures.
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