La gestion efficace du fonds de roulement, défini comme l'actif à court terme moins le passif à court terme, est l'une des pratiques les plus anciennes de la gestion financière. Selon cette pratique, la maxime est que les besoins à court terme doivent être financés par des ressources de trésorerie à court terme et que les besoins à long terme doivent être financés par des sources à long terme. L'objectif sous-jacent de l'entreprise est donc essentiellement de réduire les risques opérationnels et les coûts de financement.
Bien que les services de comptabilité fournisseurs des entreprises jouent un rôle essentiel dans la réalisation de cet objectif, de nombreuses organisations négligent d'entreprendre des initiatives visant à garantir l'efficacité et l'efficience à long terme de leurs services de comptabilité fournisseurs. Certaines grandes entreprises ont reconnu la valeur de la transformation de leurs processus de comptabilité fournisseurs et ont pris des mesures définitives pour accroître la productivité de leurs services de comptabilité fournisseurs.
Service des comptes créditeurs
Que votre entreprise opère dans un environnement décentralisé ou centralisé, il est important que votre service de comptabilité fournisseurs fonctionne à plein régime et contribue efficacement à la réduction de vos risques opérationnels et des coûts de vos activités financières.
Mais ... Comment déterminer si vous atteignez cette performance maximale ?
Un bon point de départ consiste à examiner les études d'étalonnage et les enquêtes menées par des experts associés à la fonction de comptabilité fournisseurs. Plus de 12 % des entreprises espagnoles et près de 75 % des entreprises de plus de 5 000 salariés ont évalué et comparé les performances opérationnelles de leur service comptabilité fournisseurs.
L'utilisation appropriée des résultats de ces études et enquêtes s'est avérée bénéfique pour la rationalisation des processus et la transformation de la productivité du service de la comptabilité fournisseurs de nombreuses entreprises. Ces études, ainsi que les données d'autres entreprises, peuvent être utilisées pour explorer et comparer les performances de votre service comptabilité fournisseurs. Si vos résultats sont éloignés de ceux rapportés dans les études, le moment est peut-être venu d'identifier les raisons de ces écarts et de mettre en place les mesures correctives nécessaires à l'amélioration des performances opérationnelles.
6 KPIS pour mesurer l'efficacité des comptes créditeurs
Il existe une variété d'indicateurs de performance au sein des fonctions de comptabilité fournisseurs qui peuvent être identifiés et mesurés en vue d'une amélioration. Il est important d'identifier les indicateurs qui sont mesurables dans vos opérations et de déterminer ceux qui soutiennent les priorités stratégiques et la culture opérationnelle de votre entreprise.
Dans cette série de trois articles qui seront publiés tout au long du mois, nous examinerons de plus près les domaines clés de la performance de la comptabilité fournisseurs :
► Coûts des processus
► Automatisation
► Taux d'erreur
► Fraude et doubles paiements
► Contrôles financiers
► Satisfaction des fournisseurs
Dans ce premier article de la série, nous examinerons le premier des paramètres : les coûts de processus.
1. les coûts de traitement
Le coût de traitement d'une facture fournisseur est la mesure la plus élémentaire, mais dans de nombreux cas, l'une des plus difficiles à évaluer. Le défi consiste à obtenir une comparaison objective des étapes du processus incluses dans le calcul du coût. Certaines études incluent les coûts associés au traitement des factures, à la numérisation, à la certification, à l'archivage, à l'appariement, ... C'est là que les études de référence peuvent être particulièrement utiles, étant donné leur capacité à utiliser une définition cohérente dans leurs analyses de coûts. Même avec une telle cohérence, les différentes études de coûts montrent un large éventail de résultats opérationnels. Une étude comparative estime le coût de traitement d'une facture fournisseur dans une fourchette de 3 à 15 euros par facture, tandis qu'une autre étude situe le coût entre 5 et 19 euros par facture. Toutefois, selon les réponses des personnes interrogées, les études soulignent que le coût moyen de traitement d'une facture fournisseur est d'environ 6 euros. Il est intéressant de noter qu'il y a très peu de corrélation entre le coût de traitement d'une facture fournisseur et la taille de l'entreprise.
D'autres indicateurs utiles sont le nombre de factures traitées par employé par an et le nombre de jours nécessaires au traitement d'une facture fournisseur. Les meilleures pratiques suggèrent que dans les services de comptabilité fournisseurs les plus performants, un employé peut traiter 20 000 factures de bons de commande par an. Dans ces mêmes services performants, le délai moyen de traitement d'une facture fournisseur est d'environ 3 jours. Ce chiffre est à comparer aux 6 jours nécessaires au traitement d'une facture, qui est l'objectif moyen fixé par les entreprises interrogées.
