Comment l'externalisation de la comptabilité fournisseurs modifie-t-elle le coût par facture ?

Le secteur de la comptabilité fournisseurs est l'un des secteurs de l'entreprise qui permet de réaliser le plus d'économies s'il est correctement ciblé. L'externalisation est l'un des meilleurs moyens de réaliser ces économies et ces gains d'efficacité.

Mais pour évaluer cette amélioration possible et pouvoir comparer, il est nécessaire de quantifier de la manière la plus réaliste et la plus proche possible le coût réel du paiement d'une facture.

Comment calculer le coût par facture

Il peut être approximé en divisant le budget total du service de la comptabilité fournisseurs par le nombre de factures traitées chaque année. Toutefois, cette méthode ne prend pas en compte les coûts immatériels ainsi que le coût du temps passé par d'autres services à traiter les factures.

Une autre approche du calcul des coûts consiste à séparer les tâches directes et indirectes. En divisant le nombre de factures traitées par le nombre de personnes qui traitent chaque facture, on obtient facilement les coûts directs. Ce qui est plus difficile, c'est de mesurer les coûts indirects qui, dans certains cas, représentent jusqu'à 60 % des coûts totaux du processus de comptabilité fournisseurs.

Ce coût varie d'une entreprise à l'autre, mais selon certaines études, il se situe entre 7 et 8 euros.

Si l'on considère que pour chaque milliard d'euros, une entreprise traite environ 400 000 factures par an, une économie de 25 % peut entraîner une réduction des coûts d'environ 800 000 euros par an.

Externalisation de la comptabilité fournisseurs

Certaines entreprises ont donc investi massivement dans la mise en œuvre de solutions permettant de rendre ce processus plus efficace, notamment en ce qui concerne les factures erronées, qui représentent 35 à 40 % des factures reçues.

Lorsqu'il s'agit d'externaliser la comptabilité fournisseurs, ou toute autre externalisation d'ailleurs, un point à prendre en considération, selon le modèle d'externalisation choisi, est l'absence de coûts initiaux. Les seuls coûts à prendre en compte dans l'externalisation de la comptabilité fournisseurs sont les coûts de transaction. Et le coût par facture est considérablement réduit : un système de facturation électronique automatisé, tant au niveau de la réception que de l'émission, entraîne un coût d'environ 0,30 euro par facture.

Avantages de l'externalisation de la comptabilité fournisseurs

Si les économies sont le facteur déterminant de l'externalisation, il existe d'autres raisons qui peuvent améliorer l'image et la compétitivité d'une entreprise :

- Disposer d'un processus clé en main où la responsabilité des résultats est clairement établie.

- Fournir de nouveaux services utiles et nécessaires à une gestion optimale des fournisseurs.

- Suivi dynamique des exceptions grâce à une fonctionnalité d'approbation électronique.

- Réduction des délais de résolution des exceptions pouvant aller jusqu'à 70 %.

- Le calcul des coûts variables offre une grande souplesse à l'entreprise, qui peut ainsi faire face aux aléas de la saisonnalité, à une croissance accélérée ou à des conditions météorologiques défavorables.

- Possibilité de réaffecter le personnel du département à des fonctions plus importantes et plus stratégiques. Réduction drastique de la rotation du personnel.

- En peu de temps, la satisfaction des clients internes et des fournisseurs est considérablement améliorée et l'image du département des finances est revigorée.

Pour un aperçu général de la manière dont l'externalisation de l'AP peut améliorer la compétitivité d'une entreprise, vous pouvez lire cet autre article.