Comment installer la facturation électronique dans votre entreprise : un guide pas à pas

Si vous gérez les finances d'une entreprise, vous savez bien que l'installation de la facturation électronique est une obligation légale. Avec la loi Crea y Crece et le règlement Verifactu, la facturation électronique B2B deviendra progressivement obligatoire à partir de 2026. Dans ce guide, vous verrez, étape par étape, comment mettre en œuvre la facturation électroniquecombien de temps cela prend, le rôle du certificat numérique et quelles sont les meilleures solutions.

Pourquoi devez-vous installer la facturation électronique maintenant ?

Avant d'aborder la question de la mise en place de la facturation électronique, il est nécessaire de définir le "pourquoi" :

• La loi sur la création et la croissance (18/2022) loi sur la création et la croissance (18/2022) oblige les transactions interentreprises à être effectuées avec des factures électroniques, avec des délais plus courts pour les grandes entreprises.
• Le décret royal 1007/2023 Décret royal 1007/2023 réglemente les exigences relatives aux systèmes de facturation (Verifactu) et établit qu'à partir de 2025-2026, seuls les logiciels approuvés par l'AEAT pourront être utilisés.
• La facture électronique doit répondre à certaines exigences formelles (format Facturae ou autre XML structuré, signature, QR, champs obligatoires, etc.)

Pour une grande entreprise, cela signifie

• Intégrer l'émission et la réception de factures électroniques avec l'ERP.
• Se connecter avec des plateformes externes (FACe, TicketBAI, Peppol, réseaux privés, portails clients...).
• Assurer la traçabilité et la conservation des factures pour les années à venir. pour les années à venir.
• Homologuer le logiciel logiciel de facturation.

En d'autres termes, outre le téléchargement d'un programme, il s'agit d'un projet qui nécessite des processus, des technologies et une gouvernance.

Comment mettre en place la facturation électronique dans une grande entreprise ? Les phases du projet

Vous trouverez ci-dessous un étape par étape pour l'installation de la facture électronique (tant pour l'émission que pour la réception).

1. Diagnostic fonctionnel et technologique

1. Cartographie des systèmes : ERP (SAP, Oracle, Navision/Dynamics, Sage, interne...) et outils satellites (CRM, outils d'achat, portails fournisseurs...).
2. Cartographie des flux de facturation. Factures avec et sans commande, nationales et internationales B2B, B2G (administrations publiques), entreprises, centres de coûts, pays et devises.
3. Vérifier les exigences légales par pays.

Vous obtiendrez ainsi une matrice des besoins qui vous aidera à choisir un fournisseur.

2. Conception et architecture de la solution

• Choisir un modèle SaaS multi-clients (easyap, B2Brouter ou Edicom...) intégré à votre ERP ou un dpropre développement (non recommandé en raison du coût et de la maintenance).
• Définir les formats d'entrée et de sortie (Facturae, UBL, EDIXML personnalisé, PDF, etc.)
• Définit la stratégie de connexion avec les FACe, TicketBAI et SII, Peppol et les portails clients et fournisseurs.
• Décider du modèle de coûtLicence fixe + maintenance ou paiement à l'utilisation sans investissement initial, comme avec easyap (coût variable par facture traitée).

Dans les grandes entreprises, cette phase dure entre 2 et 4 semaines, s'il s'agit d'une action multi-pays.

3) Sélection du fournisseur de factures électroniques

Troisièmement, comparez les options. Ce tableau simplifié vous aidera : 

Fournisseur	Idéal pour...	Forces et faiblesses	Limites
easyap	Moyennes et grandes entreprises, multinationales et organisations disposant de plusieurs ERP.	Intégration avancée avec les ERP, paiement à l'utilisation sans investissement initial, mise en œuvre rapide, évolutivité et assistance spécialisée.	Elle nécessite une solide définition initiale des processus dans des structures très complexes.
Retenu	Les PME à la recherche d'une mise en œuvre rapide.	Interface intuitive, faible courbe d'apprentissage et démarrage immédiat.	Il n'est pas destiné aux multinationales ou aux intégrations complexes.
Déclarer	Indépendants et micro-entreprises.	Convivialité, approche fiscale et faible coût.	Ne convient pas aux entreprises ou aux environnements multi-ERP.
B2Brouter	Les entreprises et les indépendants qui ont besoin d'envoyer et de recevoir des factures électroniques B2G ou des clients importants sans trop de personnalisation.	Des plans simples, une bonne compatibilité avec Facturae et FACe, et des connexions standard.	Personnalisation limitée pour les entreprises ayant des processus complexes.
Edicom	Les grandes entreprises ayant des activités internationales.	Une plateforme mondiale solide et bien établie pour la conformité fiscale dans plusieurs pays.	Projets plus longs et investissement initial plus élevé.

4. Installation du certificat numérique pour la facturation électronique

D'autre part, l installation du certificat numérique est essentielle, car elle garantit l'authenticité et l'intégrité de la facture électronique. A cet effet :

1. Demandez le certificat d'une entité qualifiée (FNMT, Camerfirma, ACCV, etc.).
2. Prouvez votre identité en personne (bureau d'enregistrement) ou en ligne.
3. Télécharger le certificat dans le navigateur ou dans un magasin sécurisé.
4. Installez-le dans vos systèmes de facturation. Certaines solutions vous permettent de télécharger le fichier et le système signe pour vous. D'autres, comme easyap, vous permettent de signer avec le certificat de l'émetteur ou de déléguer la signature au certificat du portail, ce qui est très pratique.
5. Test de signature et de validation. Envoyez les factures de test à FACe ou aux environnements d'approbation de vos clients.

5. Intégration avec l'ERP et les flux de travail

C'est ici que la mise en place de la facturation électronique touche aux processus quotidiens :

• Définir les événements qui déclenchent la génération de factures électroniques (par exemple, l'enregistrement de factures dans SAP). (ex. : comptabilisation des factures dans SAP).
• Etablit les interfaces pour l'exportation des données des factures de l'ERP vers le fournisseur (fichiers XML/CSV/Excel, services web, connecteurs spécifiques, etc.) de l'ERP vers le fournisseur (fichiers XML/CSV/Excel, services web, connecteurs spécifiques...) et le statut (accepté, rejeté, payé, etc.).
• Configurer les règles de gestion (par pays, type de client, canal de livraison...) et le flux d'approbation interne (en particulier pour la réception des factures).

Avec easyap, ce schéma est simplifié car easyei est conçu comme une couche intermédiaire entre votre ERP et le monde extérieur. Les factures sont générées dans l'ERP sans modifier le processus actuel. Elles sont ensuite exportées vers le portail easyei, où.. :

1. Ils sont transformés dans le format approprié (Facturae, EDI, UBL, formats spécifiques au client).
2. Ils sont signés électroniquement.
3. Elles sont envoyées par le canal convenu (FACe, Peppol, courriel, portail client...).

Pour la réception des factures, easyap unifie les canaux (papier, e-mail, facture électronique) dans un portail unique avec un flux d'approbation et une intégration ultérieure avec l'ERP.

6. Pilote, déploiement et formation

Terminer par l'installation de la facture électronique : 

1. Réaliser un projet pilote de courte durée avec une ou deux entreprises et un petit groupe de clients ou de fournisseurs.
2. Procéder à un un déploiement progressif à d'autres sociétés et pays.
3. Enfin, il offre une formation très spécifique aux équipes chargées des finances et des systèmes afin que le processus soit opérationnel dès le premier jour.

Combien de temps faut-il pour mettre en place la facturation électronique ?

En ce qui concerne le temps, il n'y a pas de réponse unique, mais je vous donne une référence :

• Dans le cadre de projets simples (une entreprise, un pays, sans intégrations complexes...) avec des solutions légères, vous pouvez émettre des factures électroniques en jours ou heures.
• Dans les projets de moyenne et grande envergure (plusieurs entreprises, intégration avec l'ERP, connexion avec plusieurs portails...) :
  • Phase d'analyse et de conception : 3-6 semaines.
  • Intégration technique et pilote : 4-8 semaines.
  • Déploiement complet : 3 à 6 mois, en fonction du nombre de pays et de systèmes.

Avec easyap, deux leviers permettent de raccourcir les délais :

• Il s'agit d'une plateforme SaaS dans le nuagesans investissement initial dans une infrastructure ou des licences lourdes.
• L'enregistrement sur le portail d'émission avec un certificat numérique valide prend moins de trois minutes. moins de trois minutesCela vous permet de commencer les tests rapidement ("mise en œuvre à court terme").

Liste de contrôle pour les directeurs financiers : êtes-vous prêts à mettre en place la facturation électronique ?

Pour conclure, voici une liste de contrôle des tâches à examiner et à exécuter. Elle sert de guide interne avant de choisir un fournisseur :

• Savez-vous dans quels pays et pour quelles entreprises vous aurez besoin de la facturation électronique dans les 12 à 24 prochains mois ?
• Connaissez-vous les les exigences légales les exigences légales nationales et internationales ?
• Savez-vous à partir de quels systèmes générez-vous des factures (ERP, outils de commande, CRM...) ?
• Avez-vous défini les équipes internes qui mèneront le projet (finances, informatique, fiscalité, achats...) ?
• Avez-vous un plan pour obtenir et installer des certificats numériques d'entreprise et tester les signatures électroniques ?
• Souhaitez-vous un modèle SaaS sans investissement initial ou une plateforme plus lourde avec un projet clé en main ?
• Avez-vous calculé le retour sur investissement attendu en termes de gain de temps, de réduction des erreurs et d'amélioration du recouvrement ?
• Avez-vous une feuille de route de 3 à 6 mois pour passer d'un projet pilote à un déploiement complet ?

Dans ce contexte, easyap est une alternative très compétitive. Nous combinons une expérience dans de multiples secteurs et paysa un modèle SaaS avec paiement à l'usageun modèle SaaS installation rapide basée sur votre ERP y un support fonctionnel et technique tout au long de l'implémentation. Si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place de la facturation électronique dans votre entreprise et que vous souhaitez réduire les risques, contactez-nous à l'adresse.