Comment fonctionnent les factures électroniques ? Guide complet pour les gestionnaires financiers

Garantir l'efficacité opérationnelle et la conformité légale sont les deux priorités les plus urgentes des directeurs financiers. Dans ce contexte, la facturation électronique joue un rôle essentiel : en plus de remplacer les documents papier, elle transforme profondément la gestion financière des entreprises. C'est pourquoi nous souhaitons vous présenter en détail le fonctionnement des factures électroniques, leur cadre juridique en Espagne et la manière dont des solutions comme easyap facilitent leur mise en œuvre.

Pour commencer, qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est un document numérique qui répond aux mêmes exigences légales qu'une facture papier, mais qui est émis et reçu par voie électronique. Sa validité est garantie par des lois garantissant son authenticité et son intégrité.

De même, ce type de documents a ses propres caractéristiques, telles que :

• Format électronique . Ils sont générés et transmis numériquement.
• Authenticité . Ils garantissent l'identité de l'émetteur avec la signature électronique .
• Intégrité . Ils garantissent que le contenu n'a pas été modifié depuis l'émission de la facture.
• Lisibilité . Le document doit être compréhensible aussi bien par les humains que par les systèmes informatiques.

En fait, ces quatre caractéristiques constituent les piliers sur lesquels reposent les lois spécifiques auxquelles nous avons fait référence. 

Comment fonctionne la facturation électronique étape par étape ?

Nous allons maintenant aborder la partie la plus importante de cet article : le fonctionnement des factures électroniques. Plus précisément, le processus se déroule en cinq étapes, expliquées à l'aide d'un exemple.

1) Génération de factures

Tout d'abord, l'émetteur crée la facture à l'aide d'un logiciel de facturation conforme aux normes légales. Ce document comprend toutes les informations de facturation requises : identification de l'émetteur et du destinataire, description des biens ou services, montant, taxes applicables, etc.

• Exemple : TechSoluciones SA vend un logiciel à Innovatech SL pour 5 000 €. Elle utilise son logiciel de facturation pour générer une facture électronique au format XML avec le numéro de TVA, la description, le montant, la TVA, etc.

2. Signature électronique

Une fois le document complet, et afin de garantir son authenticité et son intégrité, la facture est signée numériquement. Comment ? À l'aide d'un certificat reconnu. Cela garantit que la facture n'a pas été modifiée et provient bien de l'émetteur légitime.

• Exemple : TechSoluciones SA signe électroniquement avec son certificat numérique reconnu pour garantir l'authenticité et l'intégrité du document.

3. Transmission au récepteur

La facture est ensuite envoyée au destinataire par voie électronique sécurisée. Le courrier électronique est toujours d'actualité, mais il existe des plateformes ou portails d'échange de données informatisées ( EDI ) qui offrent un service beaucoup plus pratique et unifié.

• Exemple : La facture signée est envoyée à Innovatech SL via EDI de manière sécurisée et efficace.

4. Réception et validation

Le destinataire vérifie ensuite la signature électronique et confirme que la facture est conforme aux exigences légales et contractuelles. Une fois validée, elle est enregistrée dans les systèmes de comptabilité et de gestion.

• Exemple : Innovatech SL reçoit la facture et son système la valide automatiquement, en vérifiant la signature électronique et en vérifiant qu'elle répond aux exigences.

5. Stockage et conservation

Enfin, il reste une dernière étape ou un dernier aspect à prendre en compte. Les deux parties doivent conserver les factures électroniques pendant la durée légale fixée par chaque pays ou territoire. De plus, elles doivent garantir leur accessibilité et leur lisibilité en cas d'inspection, d'enquête ou d'audit.

• Exemple : Les deux entreprises stockent la facture dans leurs systèmes de gestion documentaire respectifs, la conservant pendant la durée légale (entre 4 et 6 ans en Espagne, à compter de la déclaration fiscale de chaque exercice fiscal).

Ce processus ou cette opération s'applique à tout type de facture. À cet égard, il convient de noter qu'il existe deux types de factures électroniques :

Type de facture	Description
Format structuré	Il contient des données dans des formats tels que XML, ce qui permet un traitement automatique par les systèmes.
Format non structuré	Généralement au format PDF ou image, mais ils nécessitent une intervention manuelle pour leur traitement.

Réglementations légales en Espagne sur le fonctionnement de ces factures

En Espagne, la facturation électronique est régie par plusieurs lois. Des lois spécifiques en définissent l'utilisation et les exigences :

• Décret royal 1619/2012 . Réglemente les obligations de facturation, y compris celles relatives aux factures électroniques.
• Loi 18/2022 ( Loi Créer et Croître ) . Elle établit la facture en ligne obligatoire pour toutes les relations commerciales B2B, c'est-à-dire entre entreprises.
• Loi 11/2021 ( Loi antifraude ) . Elle encourage l'utilisation de systèmes de facturation compatibles avec la plateforme Verifactu . Elle interdit également les logiciels dits à double usage.

Délais de mise en œuvre

Parallèlement, les lois adoptées ces dernières années ont instauré (ou vont instaurer) la facturation électronique obligatoire dans notre pays. Mais depuis quand ?

• Les entreprises dont le chiffre d'affaires dépasse 8 millions d'euros commenceront vraisemblablement à utiliser la facturation électronique en 2026. La loi fixe un délai d'un an à compter de la publication du règlement sur la facturation électronique . La date exacte dépendra donc de l'approbation du règlement. Si, par exemple, il est publié en 2025, il entrera en vigueur en 2026.
• Autres entreprises et travailleurs indépendants . Pour la même raison, tout porte à croire que l'obligation entrera en vigueur en 2026, même si tout dépendra de l'évolution de la réglementation.

Pourquoi la facturation électronique est-elle obligatoire en Espagne ?

Le fait est que la mise en œuvre obligatoire de la facturation électronique a trois objectifs clairs : 

1. Réduisez les retards de paiement . La facturation en ligne facilite le suivi et le contrôle des paiements, tant pour les entreprises que pour les administrations publiques.
2. Lutte contre la fraude fiscale . C'est précisément en renforçant la transparence des transactions grâce à la visibilité et au suivi que nous luttons contre la fraude fiscale.
3. Promouvoir la numérisation . L'utilisation des factures électroniques favorise la modernisation de l'ensemble du monde des affaires.

Et au niveau international, comment la facturation électronique a-t-elle été adoptée ?

Quoi qu'il en soit, l'Espagne n'est pas le premier pays à mettre en œuvre ces mesures. En fait, plusieurs pays ont déjà instauré la facturation électronique obligatoire. Nous en avons vu plusieurs exemples : 

• L'Italie , qui a réduit la fraude fiscale de 17% grâce à FatturaPA après sa mise en œuvre.
• La France , qui l'a déjà rendu obligatoire dans toutes les transactions B2B.
• L’Allemagne , qui l’applique déjà pleinement cette année.

Même en Amérique latine , des pays comme le Mexique, le Chili et la Colombie adoptent des systèmes similaires de facturation électronique.

Comment easyap facilite la facturation électronique

C'est là que nous intervenons : easyap. Nos solutions sur mesure vous aident à contrôler le fonctionnement de votre facturation électronique de A à Z. Nous nous adaptons également aux besoins de chaque entreprise pour vous proposer :

• Conformité juridique complète . Mises à jour constantes pour s'adapter aux réglementations locales et internationales de chaque client.
• Évolutivité et personnalisation . Nos solutions s'adaptent à la taille et au secteur de chaque entreprise.
• Support technique . Nous vous offrons une assistance continue pour répondre à vos questions et optimiser votre utilisation du logiciel.
• Intégration aux systèmes existants . Nous intégrons les principaux ERP, CRM et autres outils métier.
• Comptabilité automatique. Nous automatisons la comptabilité de toutes vos factures, réduisant et éliminant ainsi les erreurs et améliorant ainsi votre efficacité opérationnelle.
• Déploiement multi-appareils et flexible. Vous pouvez accéder au logiciel depuis différents appareils, car nous travaillons dans le cloud.

Pour toutes ces raisons, la transition vers la facturation électronique est une étape nécessaire pour les entreprises en quête d'efficacité, de conformité et de durabilité. Comprendre le fonctionnement des factures électroniques et utiliser des solutions comme celles d'easyap améliorera la gestion financière et opérationnelle de toute organisation. Pour en savoir plus, contactez-nous .