Dans les processus d'achat basés sur les commandes, il n'y a généralement pas de cycle d'approbation des factures, car il y a normalement une validation/approbation préalable de la commande et une séparation des fonctions dans le processus de réception. Dans ces processus de facturation avec bon de commande, comme nous l'avons indiqué dans notre article précédent, les factures sont enregistrées après avoir été comparées au bon de commande, dans le cadre d'une comparaison à deux ou trois voies.
En revanche, dans les processus généraux où il n'y a pas de commande "formelle", il est nécessaire que le bien ou le service soit accepté.
Flux de travail des factures : approbation électronique des factures
Les processus d'approbation manuels sont actuellement désuets en raison de leur coût opérationnel élevé, de leur lenteur et de leurs lacunes en matière de contrôle. L'utilisation d'outils de gestion des factures est la meilleure option pour automatiser le processus de facturation sans commande.
L'amélioration du processus doit couvrir toutes les étapes, depuis le codage comptable jusqu'à l'enregistrement des documents dans le système ERP, en passant par l'acceptation des documents.
Recommandations pour le processus d'approbation électronique des factures
Afin de rendre la tâche d'approbation électronique aussi efficace que possible, les recommandations suivantes devraient être prises en compte :
- Critères d'approbation. Toutes les factures ne suivent pas les mêmes critères d'approbation : par exemple, une facture de frais généraux est généralement approuvée sur la base du centre de coûts qui a engagé la dépense, tandis qu'une facture d'immobilisations est généralement approuvée sur la base de la nature de l'immobilisation. C'est pourquoi de multiples critères doivent être disponibles pour la configuration des règles d'approbation, certains provenant des informations contenues dans la facture et d'autres de sources externes ou d'étapes antérieures du processus telles que le codage.
Parmi ces critères, on peut citer : le compte comptable ou la nature de la dépense, le centre de coûts d'imputation, le montant de la facture, le concept, le fournisseur, le demandeur, le service, etc...
- Validation de la facture. Ce n'est pas toujours la personne habilitée à approuver la facture qui sait si elle est conforme au service fourni. Il est fortement recommandé d'avoir la possibilité d'inclure des validateurs, soit statiquement, soit dynamiquement en cas de besoin, pour certifier que la facture est conforme au service reçu. Un validateur est un acteur dont la participation est souhaitable mais ni obligatoire ni contraignante.
- Hiérarchie d'approbation. Il est fréquent que les politiques d'approbation interne soient complexes et varient en fonction de la nature des dépenses, des montants engagés, etc. .... Pour couvrir toutes ces situations, il est nécessaire de pouvoir configurer des règles avec des niveaux d'approbation parallèles, séquentiels, groupés et de groupe. En outre, la possibilité de disposer d'une fonctionnalité d'approbation déléguée (pour le compte de) est très utile pour remplacer les principaux participants au processus en cas d'absences imprévues ou de périodes de vacances.
- Traçabilité des événements. Du point de vue de l'audit et afin d'améliorer le contrôle interne, il est nécessaire que chacun des événements par lesquels la facture évolue tout au long du processus soit enregistré avec un horodatage et la personne qui en est responsable.
Toutes ces recommandations peuvent ne pas être valables ou devenir obsolètes si leur configuration est complexe. Lors du choix d'un outil de traitement des factures, il convient de prendre en considération la difficulté d'adaptation aux changements organisationnels et le fait que la configuration de l'outil nécessite des connaissances techniques ou informatiques.
La simplicité de la configuration et la possibilité pour le personnel "non informatisé" d'apporter des modifications devraient figurer parmi les points les plus importants à prendre en compte.
