Les clés d'un processus de paiement des fournisseurs

Indépendants, PME, grandes entreprises... Quelle que soit la taille de votre organisation, le secteur dans lequel vous opérez ou votre chiffre d'affaires. Depuis le jour où vous avez créé votre entreprise, il y a sûrement une préoccupation qui vous accompagne au quotidien : le paiement des fournisseurs. Un souci constant pour toute entreprise qui, s'il n'est pas géré correctement, peut devenir un véritable supplice. Comment y faire face ? Essayons de trouver quelques clés pour y parvenir.

Qu'est-ce que les paiements aux fournisseurs ? 

Le processus processus par lequel nous payons une somme d'argent équivalente à la valeur d'un produit ou d'un service qu'une personne physique ou morale nous a fourni. Telle pourrait être la définition du paiement des fournisseurs. Cependant, le concept englobe bien plus que cela : quelles sont les plateformes ou les canaux actuellement utilisés et comment en tirer pleinement parti, les délais à prendre en compte, la législation en vigueur...

Comment améliorer le processus de facturation des fournisseurs

Toute entreprise ou tout indépendant a besoin de fournisseurs. Sans aller plus loin, la connexion à l'internet n'est rien d'autre qu'un paiement à un fournisseur auquel nous sommes tous confrontés. Basique, certes, mais la meilleure preuve que toute entreprise est confrontée à cette procédure. Il est évident que le paiement des fournisseurs devient plus compliqué si votre entreprise est très grande ou si de nombreux agents externes sont impliqués dans votre production et, par conséquent, dans vos contrôles financiers. les contrôles financiers.Comment rendre ce processus plus efficace ? En cherchant à optimiser les ressources et le temps grâce à ces trois clés :

• Utiliser Les services et applications proposés par des sociétés spécialisées dans la facturation électronique, telles qu'easyap, simplifient le processus. L'utilisation de services et d'applications de fournisseurs spécialisés dans la facturation électronique, tels qu'easyap, simplifie le processus.
• L'automatisation automatisation des étapes L'automatisation des étapes du paiement des fournisseurs par le biais de programmes informatiques permet de normaliser ce processus en vue de le reproduire dans les procédures futures.
• L'utilisation de ces services réduit les tâches manuelles liées à la facturation des fournisseurs, ce qui permet d'économiser des heures de travail et du personnel. de la facturation des fournisseurs, ce qui permet d'économiser des heures de travail et du personnel.

En ce sens, bien que le facteur humain puisse être un atout, la manière dont vous le gérez sera importante lorsqu'il s'agira de mettre en œuvre un processus efficace de facturation des fournisseurs. Les tâches manuelles étant plus lentes, leur automatisation permettra d'accélérer les choses. Cependant, il ne suffit pas de Il ne suffit pas d'engager et d'utiliser un système erp ou crm optimal. Vous devrez l'adapter à votre entreprise et à ses caractéristiques ou le compléter par des solutions qui réduisent le travail manuel. De cette manière, vous pourrez exploiter les trois avantages que nous venons d'énumérer pour effectuer les paiements à vos fournisseurs de la manière la plus optimisée.

Quels sont les processus de facturation des fournisseurs les plus courants ? 

Pour les grandes entreprises ou les entreprises à forte rotation, la gestion des paiements aux fournisseurs peut être un véritable casse-tête. Ce sont des processus qui demandent beaucoup d'heures et de ressources. Par conséquent, elles seront toujours plus agiles et plus pratiques si nous les automatisons. L'arrivée d'entreprises, de systèmes et d'applications offrant des services de facturation électronique, qui permettent de gagner du temps et, à long terme, de l'argent, a grandement contribué à cette évolution.

Cependant, la plupart des ERP et des systèmes comptables ne réduisent pas considérablement la charge de travail liée à l'enregistrement d'une facture. Il reste de nombreuses tâches manuelles qui, si elles ne sont pas éliminées, limitent la productivité. En moyenne, un comptable comptabilise 10 000 factures par an. L'automatisation des tâches suivantes donnera un coup de pouce au processus.

• Saisie des données, la saisie manuelle des informations relatives aux factures représente 35 % du temps total consacré à la comptabilisation. Des processus tels que l'OCR et/ou la facturation électronique seront d'une grande aide.
• Approbation électronique, afin de réduire le temps passé et de permettre la délocalisation du processus et la suppression de la documentation physique.
• Résolution d'incidents, procédure et orientation vers la collaboration de chaque participant dans son domaine de connaissances.
• Information en ligne des fournisseurs, l'utilisation d'un portail fournisseurs améliore les relations avec les fournisseurs et réduit la charge de travail liée aux demandes d'information et aux paiements.

En fin de compte, la manière dont vous traitez les factures des fournisseurs dépend de vous et de ce qui est optimal pour vous. Toutefois, plus le volume d'affaires est important et plus le nombre de fournisseurs avec lesquels vous travaillez est élevé, plus vous aurez besoin d'utiliser un workflow workflow de factures Les conditions de paiement sont également un point important, que nous aborderons plus loin.

Délais de paiement aux entreprises extérieures

L'équilibre des comptes est vital pour toute entreprise. C'est là toute la pertinence d'un bon chiffre d'affaires, où le coût des entreprises dont nous sommes créanciers joue un rôle fondamental. L'argent et le temps sont des ressources dont il faut tirer le meilleur parti. Pour cette raison, il sera essentiel de d'établir un calendrier de paiement des fournisseurs optimisé optimisé, en tenant compte à la fois des échéances et des délais moyens de paiement.

C'est pourquoi nous vous recommandons de planifier vos achats et vos paiements en détail, car vous aurez ainsi un meilleur contrôle sur votre santé financière. Dans le même ordre d'idées, il est conseillé de convenir à l'avance des jours de paiement des fournisseurs, ce qui vous permettra d'automatiser les paiements et de rendre votre processus de facturation beaucoup plus pratique. 

Qu'est-ce que la période moyenne de paiement ?

Et lorsqu'il s'agit de bien planifier et de conclure de bons accords de paiement avec les fournisseurs, un concept clé est le délai moyen de paiement (DMP). Il s'agit d'un indicateur qui nous donne une idée de l'image que nous offrons en tant que créancier lorsqu'il s'agit de payer des factures impayées. La formule pour calculer le délai moyen de paiement des fournisseurs est la suivante :

PMP = (Moyenne des achats à payer / Total des achats) x 365

Le résultat obtenu sera le nombre moyen de jours qu'il nous faut pour gérer les paiements aux fournisseurs. Nous saurons ainsi comment nous finançons nos achats, ce qui est très utile pour nous, tant pour offrir une image financièrement saine aux entreprises extérieures que pour garantir de bons accords commerciaux.

Questions juridiques relatives au paiement des fournisseurs 

D'autre part, la réglementation n'a cessé de s'adapter et de se développer. Aujourd'hui, il existe non seulement une loi sur le paiement des fournisseurs, mais la facturation des transactions commerciales entre entreprises s'inscrit dans un cadre juridique très large. On y trouve des normes officielles et générales telles que les suivantes :

• Toute transaction commerciale doit faire l'objet d'une facture ou d'un document de paiement similaire, qu'il s'agisse d'une facture électronique ou conventionnelle. ou un document de paiement similaire, qu'il s'agisse d'une facture électronique ou conventionnelle.
• Les fournisseurs sont tenus de fournir au client la facture dans un délai maximum de 30 jours, à compter de la date à laquelle le produit ou le service a été fourni.
• Aucun accord ne peut fixer un délai supérieur à 60 jours civils pour le paiement de la facture. pour le paiement de la facture.
• S'il existe des périodes d'essai pour les produits ou services prévus dans le contrat, le client doit approuver ou refuser dans un délai de 30 jours à compter de la date du contrat. Par ailleurs, la date de paiement au fournisseur après l'essai est également fixée à 30 jours calendaires après l'approbation de la commande.

Comme mentionné dans l'un des points, les accords peuvent être prolongés d'un commun accord, pour autant qu'ils ne dépassent pas 60 jours. Cependant, tout est plus détaillé dans les différentes lois qui régissent la facturation entre entreprises. 

Le délai de paiement doit être adapté aux besoins de l'entreprise et ne pas être conditionné par un processus de facturation déficient et lent. "Un processus de facturation en quelques heures permet d'avoir une visibilité et une prévision de trésorerie sur plusieurs mois".

Face à la complexité du monde juridique et, pour beaucoup, de la gestion des processus de facturation, quoi de mieux que de se laisser guider ? Pour cette raison, et en conclusion, nous vous conseillons d'utiliser les services d'un bon système de facturation électronique tel que celui que nous vous proposons chez easyap. Il peut être votre meilleur outil comptable, car il vous offre commodité, simplicité, agilité... et surtout, il vous évitera bien des maux de tête avec votre facturation électronique.