Cet article est le deuxième d'une série de trois qui, sous le titre "Tirer le meilleur parti du service de la comptabilité fournisseurs", aborde les concepts de base qui influencent la productivité des services de la comptabilité fournisseurs. Dans le premier article de la série, nous avons abordé le coût du processus de comptabilité fournisseurs, dans ce deuxième article, nous traitons des améliorations apportées par l'automatisation des processus et des taux d'erreur, et dans le troisième article, nous aborderons la fraude et les paiements en double, les contrôles financiers et la satisfaction des fournisseurs.
Automatisation des processus
Lorsque l'on aborde les opportunités offertes par l'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs, il faut tenir compte du type de système utilisé pour traiter les factures, que le processus soit géré dans un environnement distribué, dans un centre de services partagés ou qu'il soit externalisé. Quel que soit le modèle, l'automatisation peut avoir un impact positif sur l'ensemble du processus, depuis la réception des factures des fournisseurs sous forme électronique, par fax ou sur papier, jusqu'à la réception des ...
Avantages de l'automatisation des processus
- la numérisation et le traitement d'images par reconnaissance optique de caractères,
- la certification des documents et leur archivage électronique ultérieur
- correspondance automatique dans les deux ou trois sens : les bons de commande et de livraison avec les factures
- l'acheminement électronique du processus par le biais de flux de travail, afin que les gestionnaires puissent procéder à l'approbation en ligne des factures,
- le traitement automatique des exceptions,
- la codification automatique de la comptabilité générale.
En bref, la technologie s'avère très utile pour automatiser les processus de comptabilité fournisseurs qui étaient jusqu'à présent essentiellement basés sur le papier et intensifs en travail manuel. Plus de 40 % des personnes interrogées dans le cadre d'une enquête Benchmark ont indiqué que les outils de workflow, d'imagerie et de reconnaissance optique de caractères (OCR) constituaient des éléments importants de leur stratégie d'investissement dans l'automatisation de la comptabilité fournisseurs au cours des 18 prochains mois, 25 % des entreprises utilisant une forme ou une autre de facturation électronique et 27 % examinant les possibilités d'externalisation.
Des études ont mis en évidence une préoccupation intéressante dans certaines entreprises qui ont opté pour une plus grande automatisation des processus de comptabilité fournisseurs, mais malgré cela, leurs résultats en termes de productivité ont diminué. Ce n'est que lorsqu'elles ont dépassé un certain niveau d'investissement qu'elles ont enfin connu le bond de productivité escompté. Les entreprises ayant un niveau élevé d'automatisation ont réalisé des économies sur les coûts opérationnels de la comptabilité fournisseurs qui sont jusqu'à 70 % inférieures aux coûts encourus par les entreprises ayant un faible niveau d'automatisation.
Taux d'erreur
Les erreurs peuvent être coûteuses à bien des égards : perte de capital, perte de temps pour le personnel et détérioration des relations commerciales avec les fournisseurs. En moyenne, 18,6 % des factures comportent des erreurs. Bien que ce chiffre puisse sembler faible en pourcentage des dépenses annuelles totales, il peut représenter un volume important pour certaines entreprises. Les entreprises qui appliquent les meilleures pratiques en matière de comptabilité fournisseurs ont des taux d'erreur inférieurs à 1 %.
Près de 75 % des services de comptabilité fournisseurs utilisent une méthode de détection automatique pour détecter ce problème, le système étant basé sur la mise en correspondance à 2 ou 3 voies des bons de commande et de livraison avec les factures des fournisseurs. Cependant, alors que les entreprises traditionnelles atteignent des taux de rapprochement automatique de l'ordre de 25 à 30 %, laissant plus de 70 % pour les processus de rapprochement manuel, les entreprises hautement techniques, telles que les sociétés d'externalisation de la comptabilité fournisseurs ou même les centres de services partagés, atteignent des niveaux de rapprochement automatique allant jusqu'à 80 % des documents.
