Dans certaines entreprises, le poste des frais de personnel est difficile à gérer et ne répond souvent pas de manière adéquate aux normes que la politique de l'entreprise cherche à appliquer.
Et il arrive souvent qu'un employé abuse de l'absence de contrôle qui peut exister.
Feuilles de frais des employés
Il existe plusieurs signes avant-coureurs qui peuvent nous aider à repérer l'employé qui en fait trop :
Leurs dépenses sont très différentes de celles des autres employés de leur niveau.
Tous les employés d'un même groupe ou d'un même niveau dans l'entreprise doivent avoir des dépenses similaires. Si la feuille de dépenses d'un employé occupant un poste similaire à celui d'un autre employé présente une double ou triple différence, il est bon de s'arrêter et d'examiner plus attentivement les dépenses de cet employé au cours des deux ou trois mois à venir.
Certaines mesures peuvent également contribuer à rendre les dépenses plus transparentes, comme l'indication du nombre et du nom des convives lors des déjeuners ou dîners d'affaires, afin de savoir s'il s'agit de clients potentiels ou de partenaires stratégiques.
Dépenses non liées à l'activité du salarié
Parfois, il n'est pas évident de déterminer dans quelle mesure le confort et les conditions de voyage du salarié doivent être pris en compte. Le salarié doit bénéficier d'un séjour confortable, mais peut-être qu'un massage d'une heure n'est pas si décisif pour l'objectif du voyage du salarié.
Certains patrons autorisent certains "extras" en tant que mesures d'incitation, mais cela finit par aboutir à une sorte de "limbe" où les limites ne sont pas claires. Il est de loin préférable de gérer séparément un programme d'incitation adéquat et de ne pas mélanger les concepts, ce qui peut entraîner des conflits et des frustrations pour tout le monde.
Dépenses autorisées mais gonflées sur la feuille de dépenses
C'est souvent dans les petites dépenses que l'on remarque un coût exagéré. Un taxi de l'hôtel à l'aéroport peut aller de 20 à 35 euros. Le coût d'une consigne ou d'un séjour dans un centre d'affaires pour travailler quelques heures peut atteindre des sommets.
Même si c'est parfois un peu ennuyeux, il est important de demander un reçu et une preuve de toutes les dépenses.
Carte de crédit d'entreprise : des dates et des concepts qui ne s'additionnent pas
L'entreprise peut plus facilement comptabiliser les dépenses des employés si elles sont effectuées au moyen d'une carte de crédit, et c'est également avantageux pour l'employé, car il ne doit pas attendre d'être remboursé par l'entreprise.
Mais la vérité est que certains employés finissent par utiliser la carte pour des dépenses apparemment acceptables, mais qui sont effectuées à des dates et à des moments qui ne relèvent pas de leur travail. Il peut même s'agir de dépenses qui ne peuvent être justifiées dans le cadre de leur travail professionnel. Pour éviter cela, il est conseillé d'examiner la liste des transactions effectuées avec la carte d'entreprise et de procéder à une vérification minutieuse dans les cas qui sortent un peu de l'ordinaire.
Double dépense
Certains employés utilisent la carte de crédit, mais réenregistrent ensuite la dépense comme une dépense en espèces sur la note de frais qu'ils soumettent à l'entreprise en vue d'un remboursement.
Il est évident qu'un certain contrôle des transactions par carte est nécessaire, mais dans ce cas, il est également nécessaire de vérifier les dépenses que l'employé va déclarer en espèces.
La politique en matière de dépenses doit être étayée par les principes de communication et de transparence, et les entreprises et leurs employés doivent savoir que ces éléments sont contrôlés. Certains de ces signaux d'alerte ne sont pas faciles à détecter ou à suivre sans un système approprié de gestion des dépenses des employés. Une automatisation intelligente et bien structurée peut s'avérer utile à condition qu'elle comprenne cette méthode de contrôle des dépenses.
