Automatisierung von Lieferantenrechnungen
Rechnungs-Workflow
Das Portal für elektronische Rechnungen easyapIP verfügt über speziell entwickelte Workflows für die Automatisierung von Lieferantenrechnungen und die besonderen Fälle bei der Bearbeitung von Rechnungen von Dritten. Nachfolgend stellen wir die üblichen Rechnungsabläufe mit oder ohne Bestellung grafisch dar.
Wie läuft der Prozess der Automatisierung von Lieferantenrechnungen ab?
1. die Entgegennahme von Rechnungen:
Rechnungseingang: beliebiges Format
2. die Validierung der Rechnung:
Validierungen: unterschiedlicher Art, formal, doppelt empfangen, Daten...
3. Rechnungsidentifikation:
Automatisierte Identifizierung des Rechnungstyps: mit oder ohne Bestellauftrag/ andere proprietäre Schaltungslogiken, die auf der Grundlage von Rechnungsinformationen und Lieferantenattributen implementiert werden
4. Rechnungen mit Bestellauftrag:
Rechnungen mit Bestellung: automatischer Abgleich
4. Rechnungen ohne Bestellauftrag:
Rechnungen ohne Bestellung: Kodierung und Genehmigung
Vergleich mit Kaufauftrag (Vergleich von Bestellnummer und Beträgen)
Vergleich mit Kaufauftrag und Lieferschein: Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Einheiten, Einzelpreis und jedes andere Element.
Codierung:
Buchhaltungszuweisung, Konten- und analytische Buchhaltungselemente (bis zu 5 Ebenen):
Automatisch basierend auf den Informationen in der Rechnung, Lieferant
Manuell, mit Bezug aus xls.
Genehmigung: automatische Zuordnung zu einem oder mehreren Benutzern (Reihenfolge) für die elektronische Unterschrift, basierend auf Unternehmensrichtlinien, die leicht nach Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Buchhaltungskonto parametrisiert werden können...
5. Bearbeitung von Reklamationen
Detaillierte Kategorisierung der Art des Problems und automatische Zuweisung an die richtige Person, die für dessen Lösung verantwortlich ist. Handlungsoptionen je nach Art des Problems
6. Buchhaltung
Automatische Erstellung einer Buchungszeile, die den Eigenschaften des ERP-Systems entspricht
Genehmigung von Lieferantenrechnungen – Wir heben hervor …
- Erkennung des Prozesszeitpunkts basierend auf Informationen in der Rechnung und/oder die Informationen über den Lieferanten
- Rechnungen können sich ändern oder mit dem Prozess ohne Kaufauftrag kombiniert werden
- automatische Anpassung: ein mathematisch programmierte Mechanismus überprüft die Daten. Er kann individuell konfiguriert werden, um jede Variable zum Abgleich berücksichtigen zu können
- Abgleich auf zwei- oder drei Ebenen - gegen Bestellung und/oder Lieferschein oder externe Vergleichselemente (Angebot / Lieferteil / Zertifizierung)
- detaillierte Differenzermittlung für die automatische und korrekte Zuordnung zur richtigen verantwortlichen Person
- Buchhaltungszuweisung mit so vielen Ebenen wie nötig: Konto, Kostenstelle, Projekt, Dienstleistung....
- Automatisierung der buchhalterischen Zuordnung: auf der Grundlage von Rechnungsinformationen oder der Konstruktion von Regeln pro Kreditor, Betrag ...
- automatische Zuordnung zu Genehmigenden nach leicht parametrisierbaren Geschäftsregeln: Beträge und/oder Konto und/oder Kostenstelle und/oder Lieferant....
- Genehmigung durch einzelne oder einer Reihe von Verantwortlichen, elektronische Signatur
