Ausstellung elektronischer Rechnungen
Bearbeitung von Kundenrechnungen
Aktuelle Situation
Die Verwendung von Papierrechnungen verursacht sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten erhebliche Mehrkosten für die Bearbeitung der Dokumente und schränkt die Möglichkeiten zur Optimierung und Verkürzung der Prozesszyklen ein. In Verbindung mit der bevorstehenden Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Rechnungen ist eine Verbesserung des Rechnungsstellungsprozesses für Kunden daher keine Option mehr.
Unser Angebot | Kundenportal
easyap stellt seinen Kunden das Kundenportal für elektronische Rechnungsstellung easyei zur Verfügung, das sie bei der Ausstellung, dem Versand, der Verbuchung und der Aufbewahrung von Rechnungen an Kunden unterstützt, einschließlich der Verbindung mit öffentlichen Verwaltungen über FACe, regionalen Finanzämtern über TicketBAI und spezifischen Portalen. Darüber hinaus ermöglicht das Kundenportal easyei den Kunden die Abfrage/den Download von Informationen, nicht nur von Rechnungen, sondern auch von allen anderen für die Geschäftsbeziehung relevanten Informationen. Die Verfolgung des Rechnungsstatus ist ebenfalls Teil des Funktionsumfangs des Portals.
Die Verwendung elektronischer Rechnungsmechanismen, sei es E-Rechnung, EDI, UBL oder jedes andere individuell angepasste, elektronisch signierte Format, ist nicht nur steuerlich uneingeschränkt gültig, sondern beschleunigt auch den Prozess sowohl hinsichtlich des Empfangszyklus als auch der nachfolgenden Phasen des Rechnungsprozesses. Bei Kunden, deren Volumen dies rechtfertigt, ist die Einführung individuell gestalteter, elektronisch signierter Formate eine Option, die in Betracht gezogen werden sollte, um die automatische Verbuchung dieser Rechnungen zu ermöglichen.
Die Nutzung eines Kundenportals zur Erleichterung der Abfrage/des Downloads und der Ausstellung von Rechnungsduplikaten verringert die Anzahl der Vorfälle und fördert eine engere Beziehung zwischen Kunde und Lieferant. Außerdem werden damit die Anforderungen der neuen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erfüllt.
Dies sind auf oberster Ebene die Elemente des Prozesses.
Vorteile
- Die neuen gesetzlichen Anforderungen der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung erfüllen.
- Wirtschaftliche Einsparungen durch Wegfall von Druck- und Portokosten
- Garantierte Zustellung von Rechnungen an die Kunden und Rückverfolgbarkeit
- Reduzierung der Arbeit von der Austellung bis hin zum Versand an den Kunden
- Erhöhte Produktivität der Prozessakteure mit daraus resultierenden Kosteneinsparungen
- Verbesserung der Kunden-/Lieferantenbeziehung
- Automatische Buchung von Ausgangsrechnungen
- Elektronische Aufzeichnung der durchgeführten Aktionen
- Direkte Verbindung mit FACe, TicketBAI und Peppol.
Elektronische Rechnung mit easyei (der elektronischen Rechnungsplattform von easyap)
Der Prozess der Rechnungsstellung bleibt unverändert, die einzige Änderung betrifft den Versand der Rechnungen an die Kunden, wobei jeder Kunde die Rechnungen in einem rechtsgültigen elektronischen Format erhält, das von seinen Rechnungsstellungssystemen akzeptiert wird.
Wir dürfen nicht vergessen, dass es nicht nur ein einziges gültiges Format für elektronische Rechnungen gibt, sondern dass jeder Kunde sich für ein anderes Format entscheiden kann: E-Rechnung, EDI, UBL ... und einen bestimmten Versandkanal, von den einfachsten wie E-Mail oder FTP bis hin zu Webrechnungen oder Mehrwertnetzen wie Face B2B, Peppol...
easyei-Benutzer können die für ihre Kunden ausgestellten Rechnungen mit einer der folgenden Methoden hochladen:
- WEB-Rechnung manuelle Eingabe von Rechnungen direkt im easyei-Portal
- Automatisches Laden oder Importieren von strukturierten Dateien im Standardformat wie XML, CSV oder Excel.
- Verwendung der Rechnungs-Scanfunktion von easyei und Validierung der automatisch durch OCR extrahierten Daten.
- Hochladen von PDF-Dateien und Validierung der automatisch durch OCR extrahierten Daten.
- Individuelle Formate nach vorheriger Bewertung durch easyap.
Alle elektronischen Formate ermöglichen den gleichzeitigen Versand einer elektronischen Rechnung und einer elektronisch signierten PDF-Rechnung.
Kunden können ihre Rechnungen in dem von ihnen akzeptierten gültigen elektronischen Format auf folgende Weise erhalten:
- Direkter Download vom easyei-Kundenportal
- E-Mail (Versandversicherung und Rechteverwaltung)
- ftp
- Hochladen auf die entsprechenden Portale (per E-Mail oder FTP)
- mit personalisierten Schnittstellen, die zuvor von easyap bewertet wurden.
Das Kundenportal von easyei erleichtert die Anpassung an die neuen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, indem es den Kunden Rechnungen in den gesetzlich zulässigen Formaten zur Verfügung stellt und sie gemäß den Vorschriften über den Status ihrer Rechnungen informiert.
Kundenportal
Als Teil der elektronischen Rechnungsstellungslösung von easyap ist das Kundenwebportal enthalten, über das der Kunde selbst alle Anfragen klären kann, die er normalerweise an die Buchhaltung oder andere Abteilungen des Unternehmens richtet. Die Lösung basiert auf der digitalen Transformation, Automatisierung und Prozeduralisierung und zeichnet sich durch folgende Punkte aus:
- Kompletter Kreislauf: Möglichkeit, den Kunden über jede Phase und jeden Status der Rechnungen zu informieren.
- Herunterladen von Rechnungen und Duplikaten .
- Möglichkeit zur Verwaltung von Rechnungsanhängen.
- Verwaltung aller Arten von Geschäftsdokumenten, Preislisten, Lieferscheinen ...
- Multi-Via, Kundeninformationssystem, ergänzt durch ein System zur Verwaltung von Vorfällen.
- Möglichkeit der Automatisierung der Pflege von Kontaktdaten im Kundenstamm.
- Bidirektional.
- 24×7.
- Schulungsverfahren und "FAQ"-Lösung
Wie funktioniert easyei bei der Rechnungsstellung?
Prozess
easyei ist eine Webanwendung, die entwickelt wurde, um elektronische Rechnungen schnell und einfach in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen auszustellen und somit ihre Gültigkeit zu gewährleisten. Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die zur Ausstellung elektronischer Rechnungen befolgt werden können.
1. Ausstellung von Rechnungen:
Rechnungen werden im Buchhaltungs-/ERP-System des Kunden ohne jede Änderung ausgestellt (Drucken der Rechnung nicht erforderlich).
Rechnungen werden zur Übertragung an das easyei-Portal exportiert (anpassbar und für jeden Kunden definierbar)
2. Rechnungen an easyei senden:
Die erstellten Rechnungen werden zusammen mit ihren Anhängen an das elektronische Rechnungsportal easyei des Kunden gesendet/hochgeladen. Die automatische Erfassung aus dem Buchhaltungssystem durch das Portal easyei ist ebenfalls möglich.
Wenn Sie es wünschen, können Sie Ihre Rechnungen direkt auf dem Webportal erstellen.
3. Rechnungseingang
4. Format der e-Invoice gemäß Kunde:
Legen Sie fest in welchem Format Ihre Kunden die elektronischen Rechnungen erhalten sollen (Facturae, E-Invoice, brl, edi, SAP,...).
Der Versand in Papierform wird ebenfalls unterstützt.
5. Unterschrift von Rechnungen:
Rechnungen werden entweder vom Aussteller oder vom Zertifikat des Portals unterzeichnet.
6. Versendung der Rechnungen:
Die Rechnungen werden jedem Ihrer Kunden im vereinbarten Format zugestellt.
Die Zusendung von Buchhaltungsdateien im Format der wichtigsten ERPs (SAP, JDE, Oracle, Navision,...) ist ebenfalls möglich.
7. Empfangsbestätigung:
Wenn Sie es wünschen, wird eine Empfangsbestätigung ausgestellt, wenn die Rechnung bei Ihrem Kunden eingeht.
8. Rechnungsstatus:
Sie können automatisch erfahren, ob der Kunde die gesendete Rechnung akzeptiert oder ablehnt oder ob sie ordnungsgemäß eingegangen ist. Ebenso wie die Zahlungsinformationen.
9. Aufbewahrung von Rechnungen:
Die Rechnungen werden im easyaei-Portal aufbewahrt und stehen Ihnen oder Ihren Kunden während eines vereinbarten Zeitraums zur Einsicht zur Verfügung.
Die Rechnungen und/oder die dazugehörigen Informationen und Abrechnungen können vom Kunden direkt eingesehen werden.
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Gegenseitiger Nutzen: zufriedener Kunde und freigesetzte Ressourcen.
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