¿Tu empresa ya ha hecho la transición a la facturación electrónica? Si deseas que tu contabilidad sea más organizada, más respetuosa con el medio ambiente y que el cumplimiento de las regulaciones de cuentas por pagar (AP) sea más sencillo, la facturación electrónica puede ser la solución que buscas. En este artículo analizamos más de cerca qué es la facturación electrónica, sus ventajas, cómo realizar el cambio y mucho más.
Acompáñanos y descubre las posibilidades que esta tecnología ofrece para tu empresa.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica (e-invoice) es una forma de facturación digital que se intercambia entre un comerciante/proveedor y un comprador para llevar un registro de los detalles de la transacción. Este tipo de solución se utiliza comúnmente en transacciones B2B (empresa a empresa).
Las facturas electrónicas se entregan en formatos estándar a través de canales digitales desde el momento en que se emiten hasta que la información es almacenada. Sustituir la facturación manual por una versión digital aumenta la eficiencia y minimiza los errores.
¿Estás pensando en adoptar la facturación digital? Entonces necesitarás un software de facturación electrónica.
Beneficios de la facturación electrónica
La facturación electrónica es la solución ideal para gestionar y monitorear transacciones entre proveedores y compradores. Los sistemas de factura electrónica ofrecen automatización de cuentas por pagar (AP automation) y pueden optimizar los flujos de trabajo en tiempo real. Incluyen integración de portales de proveedores, coincidencia y aprobación automatizada de facturas, así como automatización de tareas rutinarias (RPA).
Los principales beneficios incluyen:
- Accesibilidad y conveniencia: Toda la información clave de las facturas está disponible en un portal centralizado, lo que permite a distintos departamentos acceder rápidamente a los datos necesarios.
- Prevención del fraude: El software de AP mantiene una lista de proveedores verificados, impidiendo la emisión de facturas a empresas no aprobadas. Además, las facturas viajan directamente de la empresa emisora a la receptora, evitando la manipulación por parte de terceros.
- Pagos puntuales: Al ofrecer visibilidad total de las transacciones y fechas de vencimiento, el software de facturación electrónica ayuda a reducir los pagos atrasados y agiliza la aprobación y procesamiento de pagos.
- Mayor seguridad: Con múltiples niveles de protección, la facturación electrónica refuerza la seguridad frente a ataques cibernéticos y fraudes.
- Más ecológico: Al eliminar el uso de papel, reduces costos, desorden y tu huella de carbono. ¡No se tala ni un solo árbol!
- Reducción de costos: Según Aberdeen Strategy & Research, la automatización de facturas puede reducir hasta un 49% los costos de procesamiento y emisión manual.
- Cumplimiento más fácil y económico: Los programas modernos de facturación electrónica facilitan el cumplimiento normativo mediante almacenamiento seguro, firmas electrónicas y gestión de información de proveedores.
¿Y qué es un software de facturación electrónica?
El software de facturación electrónica crea automáticamente documentos de facturación y detalles de productos o servicios basados en un formato de e-factura personalizado. Una vez completada, la factura puede almacenarse en la nube o integrarse en el sistema de cuentas por pagar del comprador. Esto permite a las empresas adoptar un flujo de trabajo más fluido, eficiente y productivo.
Principales beneficios de un software de facturación electrónica
- Facturas personalizadas: Puedes adaptar plantillas, formularios, informes y añadir tu logotipo para reflejar tu marca. Cada factura puede incluir detalles específicos como productos, precios, descuentos, impuestos y más.
- Apoyo en facturación y pagos: El sistema permite a los clientes realizar pagos en línea en cualquier momento y desde cualquier lugar, incluso en distintas monedas e idiomas.
- Generación de informes: Los informes automáticos (por ejemplo, en PDF) permiten analizar datos financieros como plazos de pago promedio o puntualidad de clientes.
- Integración con otros sistemas: Puedes conectar la facturación con tu sistema contable, plataformas de comercio electrónico, nómina o servicios de pago como PayPal.
Características útiles del software de facturación electrónica
Antes de adoptar una solución, considera:
- Analizar tus procesos actuales y necesidades específicas.
- Verificar que el diseño de las facturas sea profesional y personalizable.
- Comprobar los niveles de seguridad y autenticación.
- Evaluar la calidad del servicio de soporte técnico.
- Considerar el grado de automatización y validación de errores.
- Buscar opciones que funcionen sin conexión (offline).
- Asegúrate de que permita generar y cancelar facturas en bloque con facilidad.
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- Gestión de gastos y flujo de aprobación
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