Votre entreprise est-elle déjà passée à la facturation électronique ? Si vous souhaitez rendre votre comptabilité plus organisée, plus respectueuse de l'environnement et plus facile à mettre en conformité avec les réglementations relatives aux comptes fournisseurs, la facturation électronique est peut-être la solution que vous recherchez. Dans cet article, nous examinerons de plus près ce qu'est la facturation électronique, ses avantages, comment passer à la facturation électronique et bien d'autres choses encore.
Rejoignez-nous et découvrez les possibilités que cette technologie offre à votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
A facture électronique (e-invoice) est une forme de facturation numérique échangée entre un marchand/fournisseur et un acheteur afin de conserver une trace des détails de la transaction. Ce type de solution est couramment utilisé dans les transactions B2B (business-to-business).
Les factures électroniques sont délivrées dans des formats standard par le biais de canaux numériques, depuis le moment où elles sont émises jusqu'à celui où les informations sont stockées. Le remplacement de la facturation manuelle par une version numérique permet d'accroître l'efficacité et de minimiser les erreurs.
Vous envisagez de passer à la facturation électronique ? Vous aurez alors besoin d'un logiciel de facturation électronique.
Avantages de la facturation électronique
La facturation électronique est la solution idéale pour la gestion et le suivi des transactions entre fournisseurs et acheteurs. Les systèmes de facturation électronique offrent une automatisation des comptes fournisseurs (AP automation) et peuvent optimiser les flux de travail en temps réel. Ils comprennent l'intégration du portail des fournisseurs, le rapprochement et l'approbation automatisés des factures, ainsi que l'automatisation des tâches routinières (RPA).
Les principaux avantages sont les suivants :
- Accessibilité et commodité: toutes les informations clés relatives aux factures sont disponibles sur un portail centralisé, ce qui permet aux différents services d'accéder rapidement aux données nécessaires.
- Prévention de la fraude: le logiciel AP tient à jour une liste de fournisseurs vérifiés, ce qui empêche l'émission de factures à des entreprises non approuvées. En outre, les factures transitent directement de l'entreprise émettrice à l'entreprise destinataire, ce qui empêche toute manipulation par des tiers.
- Paiements en temps voulu: en offrant une visibilité totale des transactions et des dates d'échéance, les logiciels de facturation électronique contribuent à réduire les retards de paiement et à rationaliser l'approbation et le traitement des paiements.
- Sécurité accrue: grâce à ses multiples couches de protection, la facturation électronique renforce la sécurité contre les cyberattaques et la fraude.
- Plus écologique : en passant au zéro papier, vous réduisez les coûts, l'encombrement et votre empreinte carbone - aucun arbre n'est abattu !
- Réduction des coûts: Selon Aberdeen Strategy & Research, l'automatisation des factures peut réduire les coûts de traitement manuel et d'émission jusqu'à 49 %.
- Une conformité plus facile et plus rentable: les logiciels de facturation électronique modernes facilitent la conformité grâce au stockage sécurisé, aux signatures électroniques et à la gestion des informations sur les fournisseurs.
Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation électronique ?
Le logiciel de facturation électronique crée automatiquement les documents de la facture et les détails du produit ou du service sur la base d'un format de facture électronique personnalisé. Une fois terminée, la facture peut être stockée dans le nuage ou intégrée dans le système de comptabilité fournisseurs de l'acheteur. Les entreprises peuvent ainsi adopter un flux de travail plus fluide, plus efficace et plus productif.
Principaux avantages des logiciels de facturation électronique
- Factures personnalisées: vous pouvez personnaliser les modèles, les formulaires, les rapports et ajouter votre logo pour refléter votre marque. Chaque facture peut contenir des détails spécifiques tels que les produits, les prix, les remises, les taxes, etc.
- Facturation et paiement : le système permet aux clients d'effectuer des paiements en ligne à tout moment et de n'importe où, même dans des devises et des langues différentes.
- Rapports : des rapports automatisés (par exemple au format PDF) vous permettent d'analyser des données financières telles que les délais de paiement moyens ou la ponctualité des clients.
- Intégration à d'autres systèmes : vous pouvez connecter la facturation à votre système comptable, à des plateformes de commerce électronique, à des services de paie ou de paiement tels que PayPal.
Fonctions utiles des logiciels de facturation électronique
Avant d'adopter une solution, réfléchissez :
- Analyser vos processus actuels et vos besoins spécifiques.
- Vérifiez que la conception des factures est professionnelle et personnalisable.
- Vérifier les niveaux de sécurité et d'authentification.
- Évaluer la qualité du service d'assistance technique.
- Tenir compte du degré d'automatisation et de validation des erreurs.
- Recherchez des options qui fonctionnent hors ligne.
- Assurez-vous qu'il vous permet de générer et d'annuler facilement des factures en masse.
easyap : Facturation électronique et services de comptabilité fournisseurs
easyap fournit depuis 2001 des services de facturation électronique et de gestion des comptes fournisseurs, y compris des outils de détection et de prévention des fraudes.
- Ne payer que pour les factures traitées : easyap applique une structure de prix variable basée sur le nombre de documents traités, sans nécessiter d'investissements importants ou de systèmes complexes.
- Un fournisseur de confiance : des entreprises de premier plan telles que Philips, Nipon Express, Good Year, Air Liquide, IKEA, Deutsche Bank et Peugeot font confiance à easyap. L'entreprise est certifiée ISO 27001, ce qui garantit une confidentialité et une intégrité maximales.
Ce que vous obtenez
- Outils d'émission et de réception des factures
- Flux de travail établis pour le traitement
- Technologie de numérisation et d'exploration des données
- Possibilité d'externaliser les tâches de facturation
- Connectivité avec l'agence fiscale espagnole
- Gestion des dépenses et flux d'approbation
easyap : la facturation électronique plus facile, plus rapide et sans erreur
Rendez la gestion de vos factures plus facile, plus rapide et plus précise. Le logiciel de facturation électronique easyap peut transformer vos processus comptables grâce à des solutions axées sur vos clients, vos processus et vos employés.
En tant qu'expert en facturation électronique, easyap dispose de comptables et d'informaticiens hautement qualifiés. Découvrez comment nous pouvons vous aider en visitant notre site web, en prenant rendez-vous pour un appel ou en nous envoyant un message.
