La globalización nos interconecta a todos: personas, negocios, mercados… Quien no se adapte, directamente, no existe. Por eso, la traducción de facturas es una necesidad común para empresas que operan con proveedores o clientes internacionales. Sin embargo, muchas organizaciones desconocen el reglamento para traducir facturas, qué idiomas se aceptan en España y cuáles son los requisitos para emitirlas y recibirlas en otro idioma. Aquí, resolvemos las grandes cuestiones sobre traducir facturas electrónicas y analógicas y te mostramos cómo easyap te ayuda a automatizar y simplificar este proceso cumpliendo la normativa.
¿Cuándo es necesaria la traducción de facturas?
Para empezar, la primera pregunta a responder es simple: ¿cuándo es necesario traducir una factura? La necesidad surge principalmente en estos escenarios:
- Cuando el destinatario de la misma no comprende el idioma original del documento.
- En auditorías fiscales en las que la Agencia Tributaria española (o del país al que la emitas) exige que la documentación sea comprensible.
- En operaciones intracomunitarias o internacionales.
- Para el archivo contable interno de empresas multinacionales con sede en España.
Ejemplo: si una empresa en Madrid recibe una factura en alemán, es probable que necesite traducirla al español para registrar adecuadamente la operación y cumplir con la normativa fiscal.
¿En qué idioma se pueden emitir y recibir facturas en España?
Ya ves que uno de los motivos por los que la traducción de facturas es necesaria es por exigencia legal. Así mismo, el artículo 12 del Real Decreto 1619/2012 es el que regula las obligaciones de facturación. Lo que establece claramente es que las facturas deben ser comprensibles para la Administración tributaria española.
Esto significa que, aunque no existe una obligación expresa de emitir facturas en castellano, sí deben estar disponibles en dicho idioma en caso de requerimiento por parte de Hacienda.
Idiomas aceptados en la emisión y recepción de facturas:
Al mismo tiempo, no hay una norma clara sobre qué idiomas concretos están aceptados. Más bien, dependerá de lo que exija Hacienda en el caso de la recepción de facturas por parte de la empresa española y de lo que establezca cada país al que se emita la factura desde España.
En este sentido, esta tabla aclara esta cuestión:
| Emisor/Cliente | Idioma aceptado | ¿Necesita traducción? |
| Español ↔ UE | Inglés, alemán… | Depende del destinatario |
| Extranjero → España | Inglés, alemán… | Traducción necesaria si lo exige Hacienda |
| España → Extranjero | Idioma del cliente | Puede emitirse en otro idioma si se acuerda |
¿Cuál es el reglamento para traducir facturas?
Por otro lado, la legislación en nuestro país no tiene un “reglamento para traducir facturas” específico. No obstante, señala claramente que las facturas deben ser legibles, auténticas y completas. Así que, las facturas, en el idioma que sea, deben cumplir cuatro principios:
- Legibilidad: la factura debe ser clara y comprensible para la Administración.
- Autenticidad: la traducción no puede alterar la veracidad del contenido original.
- Conservación: si traduces una factura es traducida, debes conservar tanto la versión original como la traducida.
- Responsabilidad legal: en caso de error en la traducción, la empresa receptora puede ser sancionada si se deduce erróneamente un gasto o si hay problemas por ejemplo, en facturas con IVA.
Recomendaciones de la AEAT:
También, la propia Agencia Tributaria es la primera que pretende ayudar en el complejo tema de la traducción de facturas. Para eso, da tres recomendaciones:
- Traducir las facturas al español si se van a presentar ante Hacienda. Piensa que, aunque se pueden presentar en otra lengua, la traducción de la factura agilizará y facilitará el proceso.
- Conservar ambas versiones (original y traducida).
- Realizar la traducción por personal cualificado o con herramientas que garanticen precisión fiscal.
¿Qué datos debe contener una factura traducida?
Lo que está claro es que en castellano o traducida, la factura debe mantener íntegramente todos los campos obligatorios exigidos por la legislación española, y reflejar fielmente los datos del documento original. Es decir, preservar todos los datos de facturación que exige el ya citado Real Decreto 1619/2012:
- Número de factura y serie.
- Fecha de emisión.
- Datos fiscales del emisor y receptor.
- Descripción detallada de los bienes o servicios.
- Tipo impositivo aplicado y desglose del IVA.
- Importe total.
- Moneda (si aplica, se debe indicar el tipo de cambio).
- Fecha de operación si difiere de la fecha de emisión.
Importante: al traducir una factura al inglés, no basta con traducir “a mano” los conceptos básicos. La traducción debe incluir todos los elementos fiscales y contables que exige la ley española.
¿Cómo traducir una factura al inglés (o a otros idiomas) correctamente?
A nivel práctico, si tu empresa necesita traducir facturas al inglés o a cualquier otro idioma, tienes varias opciones:
- Traducción manual por un traductor profesional. Es la forma más precisa, pero también la más cara. Recomendable en auditorías e inspecciones.
- Traducción automática asistida por IA. Es la opción más rápida y rentable, pero debes supervisarla.
- Software especializado con integración contable y lingüística. A nuestro modo de ver, la mejor por eficacia y rentabilidad. Y es que una solución como la de easyap automatiza la traducción y te garantiza coherencia.
Asimismo, toda traducción debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Exactitud terminológica. Los errores de interpretación dan problemas fiscales.
- Concordancia con los sistemas de contabilidad. La traducción tiene que ser comprensible para quien registra la factura.
- Formato compatible. Tanto el contenido como el formato se deben adaptar al sistema contable de la empresa.
Buenas prácticas al traducir facturas y documentos
Desde nuestra experiencia trabajando con numerosas empresas internacionales, te recomendamos aplicar las siguientes prácticas a la hora de traducir tus facturas:
-
- Acordar con tus clientes y proveedores el idioma en el que se emitirán.
- Indicar claramente el idioma original y la versión traducida.
- Usar glosarios fiscales homologados para asegurar la coherencia terminológica.
- Implementar un sistema de gestión documental con trazabilidad entre la factura original y su traducción.
Sobre todo, te lo aconsejamos porque una mala traducción de una factura puede acarrear:
- Sanciones económicas por una deducción indebida de IVA.
- Rechazo de otras deducciones fiscales en auditorías.
- Invalidez legal del documento ante una inspección.
Por ello, contar con un sistema fiable de traducción de facturas es una necesidad, especialmente para empresas que trabajan con documentos en varios idiomas.
¿Cómo te ayuda easyap en la traducción de facturas?
En easyap sabemos que la gestión multilingüe de facturas es un reto. Sobre todo, para aquellas con operaciones internacionales o proveedores extranjeros.
Si estás en ese punto, debes saber que nuestra plataforma digital de facturación te ofrece soluciones específicas para este desafío:
- Recepción automática de facturas en múltiples idiomas. Nuestra solución es compatible con inglés, francés, alemán, italiano o portugués, entre otros.
- Sistema de traducción automática con revisión contextual. Te aseguramos la fidelidad fiscal de los términos traducidos.
- Almacenamiento dual (original y traducido). El software cumple con las obligaciones legales de conservación que exige la ley de cada país.
- Integración directa con tu ERP o software contable. Con easyap evitarás la duplicación de datos y los errores de interpretación.
- Validación fiscal automática. El sistema detecta inconsistencias entre versiones.
Con estas funciones, easyap traduce y garantiza que esa traducción sea jurídicamente válida, fiscalmente correcta y compatible.
En resumen, la traducción de facturas es un proceso crítico con barreras legales y prácticas que debes respetar para evitar sanciones y errores. Así que, asegúrate de que tus traducciones sean íntegras y comprensibles para la Agencia Tributaria.
Con easyap automatizas la traducción de facturas en múltiples idiomas y las gestionan con una solución completa de facturación electrónica, validación fiscal y archivo digital. Así, todo director financiero se puede centrar en la estrategia. Contáctanos y transforma la gestión de facturas multilingües en tu empresa.
