Si eres director financiero, probablemente estés o hayas valorado soluciones más eficientes para tu facturación electrónica. Aunque Excel ha sido un recurso cómodo durante años, cada vez está más limitado y desactualizado por los nuevos requisitos legales y tecnológicos. Te explicamos por qué deberías abandonar las facturas en Excel, cómo afectan las normativas actuales, cuándo será imposible seguir facturando con él y las alternativas más seguras, eficaces y homologadas para gestionarlo todo.
¿Cómo se factura en Excel?
Si trabajas en finanzas o tienes un negocio, seguramente sepas de lo que hablamos. Hacer facturas con Excel implica:
- Crear y personalizar plantillas con datos fijos: logo, CIF, datos de cliente, etc.
- Introducir manualmente los conceptos: serie, fecha, descripción, unidad, precio y subtotal.
- Aplicar fórmulas para IVA, retenciones, totales, etc.
- Convertir a PDF y enviar por correo electrónico o imprimir documentos.
- Guardar las facturas y actualizar un registro manual.
Y aunque Excel ha sido muy popular por su versatilidad y bajo coste, a día de hoy presenta varias limitaciones:
- Más errores humanos al introducir manualmente datos: cifras, fórmulas incorrectas o duplicidades.
- No garantiza trazabilidad ni integridad del registro.
- El envío, seguimiento, cobros y archivo fiscal es poco ágil.
¿Es posible facturar así con la nueva factura electrónica?
El caso es que en España, facturar con Excel a entidades públicas es ya inviable a nivel legal. En el ámbito privado, aunque todavía hay empresas que pueden aceptar estas facturas, también son inválidas para los clientes que exigen Facturae. E irá a más.
Cuentan que es posible convertir tu factura en Excel a PDF y enviarla, pero esto no cumple con los requisitos de la factura electrónica obligatoria, ya que:
- No cuenta con formato Facturae ni firma electrónica reconocida.
- No se integra con soluciones homologadas que aseguran trazabilidad, autenticidad e integridad.
Es decir, que en plena transformación digital, a la que se suman gobiernos de todo el mundo y el tejido empresarial en masa, las facturas en Excel pierden peso por limitaciones como estas:
| Factor | Facturas en Excel + PDF | Factura electrónica obligatoria |
| Formato Facturae | No cumple | Obligatorio |
| Firma electrónica | No integrada | Autenticada |
| Envío al PGE | No funcional | Automático/sujeto |
| Trazabilidad | Manual y limitado | Automático, seguimiento real |
| Registro y auditoría | Inconsistente | Detallado y consultable |
La importancia de usar software homologado
Es por lo que decimos en el apartado anterior que los software homologados para facturar electrónica son tan importantes ahora y de cara al futuro. En concreto, ofrecen:
- Cumplimiento legal. Facturae, firma electrónica, PTO y normativa vigente.
- Trazabilidad y seguridad. Registro automático, rastreo del envío, archivo seguro e integridad demostrable.
- Eficiencia y escalabilidad. Flujos de trabajo automatizados con emisión, envío y archivo de los documentos.
- Mejor control financiero. Tienen dashboard con información en tiempo real, alertas de pagos, cobros y campos preconfigurados.
Por lo tanto, si continúas con la facturación en Excel y sin un software homologado:
- Corres el riesgo de sufrir sanciones por alguna factura electrónica no válida.
- Pierdes agilidad y visibilidad financiera.
- Tendrás más errores y duplicidades por la gestión manual de la facturación.
3 razones para evitar hacer facturas en Excel
Es más, aquí tienes las tres principales razones por las que debes dejar de hacer tus facturas en Excel:
- Riesgo legal y normativo. Son facturas que no cumplen con Facturae ni con la firma electrónica homologada. Además, son vulnerables ante inspecciones y también sancionables por la Ley Antifraude.
- Imagen de empresa poco profesional. Las facturas manuales o en Excel suelen incluir logos anticuados o inconsistentes. Además, su envío suele ser por email, lo cual puede generar desorden y da peor imagen del negocio.
- Ineficiencia operativa. En las facturas en Excel la edición, los envíos, los cobros y el archivo de los documentos es manual, por lo que resta eficiencia. Además el riesgo de que haya errores de datos, duplicidades o cobros fallidos es mucho más alto.
¿Cómo afecta la Ley Antifraude a facturar con Excel?
Yendo al aspecto legal, la reciente Ley 11/2021 de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal (art. 7) establece que:
- Los registros de facturas deben llevar un registro informatizado seguro, con un sistema de verificación que impida modificaciones tras su emisión.
- Es obligatorio conservar registros en formato legible y autenticado.
- Se penaliza el uso de sistemas que permitan alteraciones en la facturación, como puede pasar con archivos .xlsx sin control.
Pero, además de esa Ley Antifraude, hay más normativas que exigen pasar a la factura electrónica:
- Ley 56/2007 – Servicios de la sociedad de la información: requiere protección de datos y firma electrónica para servicios digitales.
- Real Decreto 1619/2012 – Obligaciones registrales: facturas legales y registro sistemático.
- Ley 25/2013 – Uso de la factura electrónica con la Administración Pública.
- Ley 11/2021 Antifraude – Registro contable informatizado e inviolable.
- Ley 58/2003 del IVA – Control de entregas y soporte que justifique la operación.
En estos tiempos, facturar en Excel no cumple con esos criterios de seguridad, integridad e invariabilidad de los registros. El incumplimiento de cualquiera de estas leyes puede derivar en sanciones, multas e incluso bloqueos fiscales.
Consejos para reemplazar Excel por facturación profesional
En este sentido, las asesorías aconsejan migrar en el corto plazo (6–12 meses). Ahora bien, ¿cómo dejar las facturas en Excel y comenzar con la facturación electrónica?:
- Implementa un software de facturación homologado en nube.
- Utiliza un ERP con módulo de facturación.
- Trabaja con marketplace o plataformas verticales homologadas.
- Apóyate en una API de facturación digital.
- Asegúrate de que la tecnología que uses use Blockchain o firmas avanzadas.
- Haz una migración progresiva.
- Forma al equipo en el manejo de la herramienta que implantes.
- Haz pruebas para comprobar si tu sistema funciona correctamente.
Por qué easyap es mejor que Excel para facturar
Precisamente aquí entra en escena easyap. Una solución que te ayuda a aplicar esos consejos y a aprovechar las numerosas ventajas de las facturas electrónicas. Lo puedes comprobar con esta tabla comparativa con las facturas en Excel:
| Característica | Excel | easyap |
| Formato Facturae | No disponible | Generación automática Facturae y PDF |
| Firma electrónica | No integrada | Integrada y reconocida legalmente |
| Integración con PGE | Manual (no cumple) | Envío automático |
| Trazabilidad y registro | Manual e inseguro | Automático, histórico y backup legal |
| Facturación recurrente/suscripciones | Inviabilizado | Programado y gestionado desde la plataforma |
| Escalabilidad y análisis | Limitado | Dashboard, reportes en tiempo real, alertas |
| Cumplimiento Ley Antifraude + IVA | Riesgo de sanciones | Adaptado a normativa, prevención de fraude |
| Soporte y actualizaciones | Nulo | Soporte 24/7 y mejoras continuas |
Por lo tanto, con easyap garantizas:
- Cumplimiento legal total
- Más productividad, ya que automatiza, emite y registra sin intervención manual.
- Control financiero avanzado con dashboards, análisis de clientes, recordatorios de cobro y módulos tributarios óptimos, entre otras ventajas.
En resumen, facturar con Excel ha sido útil e incluso esencial. No obstante, en esta era digital, se está quedando obsoleto legal y operativamente. Las leyes actuales exigen sistemas homologados con firma, trazabilidad y envío estructurado.
Si quieres eficiencia operativa, seguridad legal y optimización financiera, necesitas migrar a un software homologado. En ese escenario, easyap es ideal para directores financieros que quieren cumplir y crecer. Contáctanos y experimenta un ahorro real, menos riesgo y, sobre todo, un salto a la eficiencia y profesionalidad digital.
