La homologación de facturas en España y sus requisitos

La homologación de facturas ya es un requisito crítico para empresas que operan en varios sectores y países. Directores financieros y CFOs tienen que ser muy conscientes de las implicaciones de elegir un proveedor de facturación electrónica: uno que cumpla con los estándares de la Agencia Tributaria y con los nuevos requisitos de la Ley Antifraude. En estas líneas te explicamos con ejemplos y comparativas lo que exige la normativa española. Además, verás por qué easyap es tan útil y recomendable. 

¿Qué es la “homologación de facturas” y por qué importa?

Para empezar, la homologación de la facturación electrónica se sustenta sobre dos conceptos estrechamente relacionados:

• Homologación del software o proveedor que hace la digitalización certificada o la gestión de facturas ante la Agencia Tributaria (AEAT). Es el reconocimiento de que ese software cumple los requisitos técnicos y funcionales que exige la normativa.
• Factura electrónica homologada. Es toda factura emitida en un formato y con sellos electrónicos (firma, huella, XAdES, etc.) que garantizan su integridad, autenticidad y validez fiscal.

Así que cualquier CFO o director financiero debe tener claros ambos conceptos. Y es que la homologación: 

• Cumple con las exigencias de la AEAT.
• Facilita auditorías. 
• Ofrece interoperabilidad con sistemas propios, y también de administraciones públicas (B2G) y otros clientes.
• Prepara a la empresa para los nuevos flujos de control fiscal en “casi” tiempo real.

Marco normativo en España para las facturas homologadas

Precisamente, para el cumplimiento legal es esencial conocer el marco legal de facturación español. A grandes rasgos, se apoya en estos 4 pilares: 

1. Facturae (formatos 3.2 / 3.2.2): formato XML oficial y que se usa para facturar a la Administración Pública. La versión 3.2.x es el estándar que exige Firma XAdES para B2G.
2. SII (Suministro Inmediato de Información): mecanismo de envío de registros de IVA a la AEAT que utilizan muchas empresas, y que ya integran la mayoría de proveedores. 
3. Verifactu / Sistemas Informáticos de Facturación (SIF): es el nuevo marco derivado del Real Decreto 1007/2023 que regula los requisitos para los sistemas de facturación. 
4. Homologación de software de digitalización certificada: listado público de softwares homologados por la AEAT que las empresas pueden usar para evaluar proveedores.

¿Qué debe aportar un software “homologado por la Agencia Tributaria”?

En relación con ese último punto, todos los software del listado deben cumplir con lo siguiente: 

• Compatibilidad con Facturae 3.2 / 3.2.2.
• Capacidad para firmar con XAdES.
• Integración con SII y posibilidad de remitir/recibir registros según las especificaciones de la AEAT. 
• Soporte para Verifactu / SIF. Generación de registros de facturación, huella criptográfica encadenada, eventos (anulaciones, rectificaciones…) y APIs/WSDL para remisión.
• Seguridad y trazabilidad. Registro de eventos, bitácora inalterable, cifrado y certificaciones de seguridad (ISO 27001 o similares)…
• Capacidad multisociedad, multiempresa y multimoneda. Imprescindible para grupos con filiales en varios países.
• Servicios de onboarding y mapeo de ERP/contabilidad (transformación y normalización de formatos), pruebas y un entorno de homologación.
• SLA y soporte legal y tributario para cambios regulatorios (Verifactu, actualizaciones sobre Facturae…).

¿Qué aporta easyap en homologación y cumplimiento? 

En este marco legal de la homologación de facturas, easyap asume un rol protagonista. Y es que nuestra plataforma:

• Ofrece un portal de emisión y recepción de facturas electrónicas que conecta proveedores y clientes sin fricciones tecnológicas.
• Es compatible con el SII y está preparada para integraciones, tanto con sistemas contables como con los mejores ERP.
• Proporciona capacidades B2G y procesos de facturación estructurada, con soluciones orientadas a empresas de gran tamaño que necesitan integración internacional y control centralizado.

Así, easyap combina la conectividad SII, los formatos estructurados y la integración con ERP para reducir errores, acelerar el cierre de IVA o mitigar riesgos legales. 

Comparativa: easyap vs otros proveedores 

También es cierto que en el mercado hay proveedores con larga trayectoria, así como soluciones más orientadas a pymes y autónomos que priorizan simplicidad por encima de integración avanzada. De hecho, esta tabla muestra varias de ellas, y con criterios interesantes en los que los CFOs pueden fijarse antes de elegir una u otra solución.

Criterio / Necesidad	easyap	Edicom (ejemplo proveedor EDI)	Soluciones para pymes
Soporte Facturae 3.2 / 3.2.2	Sí (B2G & B2B estructurado).	Sí.	Limitado: muchas no gestionan facturas estructuradas o firmas XAdES.
Integración SII	Integrada.	Integrada.	Puede faltar o ser parcial.
Verifactu / SIF	Sí. Es deal para entornos corporativos; soporte de eventos y trazabilidad.	Fuerte control documental y trazabilidad.	Rara vez están preparadas para Verifactu.
Alcance internacional	Sí, con conectividad internacional para multi-sociedad.	Muy sólido. Foco internacional/EDI.	Limitado.
Adecuado para grandes grupos / multinacionales	Sí.	Sí.	No recomendado.
Homologación / certificaciones	Compatible con AEAT; ofrece servicios de digitalización y validación.	Amplia experiencia EDI, integración y certificaciones.	Variables; comprobar homologaciones.

Así que si facturas al sector público o necesitas emitir facturas estructuradas con firma XAdES, prioriza proveedores con experiencia B2G y pruebas en entornos AEAT, como easyap.

Ejemplos de uso y escenarios para la homologación de facturas

De todas formas y para entender mejor cómo cumplir con un software homologado de facturación electrónica, veamos dos ejemplos o casos de uso concretos:

2. Grupo industrial con 15 filiales en Europa (multi-sociedad):

• Requisito: centralizar la emisión de facturas, incorporar SII en España y adaptarse a esquemas nacionales en otros países.
• Solución: usar easyap para centralizar el “hub” de facturación en España (SII + Facturae) y combinarla con conectores locales para enviar facturas en los formatos exigidos por las filiales.
• Resultado: menos errores en asientos de IVA y conciliación más rápida. 

2. Empresa privada que factura a un ayuntamiento cada mes (B2G):

• Requisitos: cumplimiento Facturae 3.2 y firma electrónica, e integración con portales como FACE/PAe.
• Solución: elegir un proveedor que gestione la firma XAdES y el envío directo en formato Facturae (easyap lo soporta). 
• Resultado: evita rechazos por formato y acelera el pago.

Recomendaciones para elegir a tu proveedor homologado

A su vez, a la hora de elegir el proveedor de software homologado, te damos también varias recomendaciones:

1. Revisa el listado de softwares homologados por la AEAT y solicita al proveedor evidencia documental de homologación o cumplimiento.
2. Plantea 3 casos de prueba (por ejemplo, emitir a la Administración, emitir a intercompañía con multimoneda, y anular o rectificar una factura) y pide al proveedor que los ejecute en un entorno de pruebas.
3. Valida SLAs / soporte en ventanas críticas de cierre contable e IVA.
4. Comprueba todo lo relativo a reporting y trazabilidad (logs, cadena de hash, registros de evento…). 
5. Incluye cláusulas contractuales que cubran adaptaciones por cambios regulatorios que puedan darse a futuro y sin costes excesivos.

En resumen…

Un proveedor con experiencia en facturación estructurada, soporte SII y que se ajuste a la AEAT, minimiza riesgos y asegura continuidad operativa. Ahí, easyap encaja a la perfección; combina capacidades técnicas (formatos, integración con ERP, validaciones…), enfoque corporativo y adaptación legal. 

Si tu empresa opera con administraciones públicas, si gestionas grandes volúmenes de facturas o si necesitas un modelo multisociedad con trazabilidad plena, easyap es idóneo. Flexibilidad y rigor para que la gestión de tu facturación, además de homologada, se ajuste a la ley española actual y futura. Contáctanos sin compromiso y te lo demostramos.