L'approbation des factures en Espagne et ses exigences

L'approbation de la facture approbation des factures est déjà une exigence critique pour les entreprises opérant dans divers secteurs et pays. Les directeurs financiers et les chefs des services financiers doivent être parfaitement conscients des implications du choix d'un fournisseur de facturation électronique. Fournisseur de services de facturation électroniqueUn fournisseur qui respecte les normes de l'Agence fiscale espagnole et les nouvelles exigences de la loi anti-fraude. Dans ces lignes, nous expliquons, à l'aide d'exemples et de comparaisons, ce que la réglementation espagnole exige. En outre, vous verrez pourquoi easyap est si utile et recommandable.

Qu'est-ce que le "rapprochement des factures" et quelle est son importance ?

Tout d'abord, l'approbation de la facturation électronique repose sur deux concepts étroitement liés :

• Approbation du logiciel ou du fournisseur qui effectue la numérisation certifiée ou la gestion des factures devant l'Agence fiscale (AEAT). Il s'agit de la reconnaissance que le logiciel répond aux exigences techniques et fonctionnelles requises par la réglementation.
• Facture électronique certifiée. Il s'agit de toute facture émise dans un format et avec des sceaux électroniques (signature, empreinte digitale, XAdES, etc.) qui garantissent son intégrité, son authenticité et sa validité fiscale.

Ainsi, tout CFO ou directeur financier doit être au fait de ces deux concepts. Et c'est parce que l'homologation :

• Conforme aux exigences de l'AEAT.
• Facilite les audits. 
• Il offre une interopérabilité avec ses propres systèmes, ainsi qu'avec ceux des administrations publiques (B2G) et d'autres clients.
• Il prépare l'entreprise aux nouveaux flux de contrôle fiscal en temps "quasi" réel.

Cadre réglementaire en Espagne pour les factures approuvées

Précisément, pour la conformité légale, il est essentiel de connaître le cadre juridique espagnol en matière de facturation. D'une manière générale, il repose sur les quatre piliers suivants : 

1. Facturae (formats 3.2 / 3.2.2.2) : format officiel XML utilisé pour la facturation de l'administration publique. La version 3.2.x est la norme requise par XAdES Signature pour B2G.
2. SII (fourniture immédiate d'informations) : un mécanisme d'envoi des registres de TVA à l'AEAT utilisé par de nombreuses entreprises et déjà intégré par la plupart des fournisseurs.
3. Verifactu / Systèmes informatisés de facturation (SIF)est le nouveau cadre dérivé du décret royal 1007/2023 qui réglemente les exigences relatives aux systèmes de facturation.
4. Approbation des logiciels de numérisation certifiés : liste publique de logiciels approuvés par l'AEAT que les entreprises peuvent utiliser pour évaluer les fournisseurs.

Que doit fournir un logiciel "approuvé par l'Agence des impôts" ?

En ce qui concerne ce dernier point, tous les logiciels répertoriés doivent être conformes à ce qui suit : 

• Compatibilité avec Facturae 3.2 / 3.2.2.2.
• Possibilité de signer avec XAdES.
• Intégration avec le SII et possibilité d'envoyer/recevoir des enregistrements selon les spécifications de l'AEAT.
• Prise en charge de Verifactu / SIF. Génération d'enregistrements de facturation, d'empreintes cryptographiques chaînées, d'événements (annulations, rectifications...) et d'APIs/WSDL pour les remises.
• Sécurité et traçabilité. Enregistrement des événements, journal inaltérable, cryptage et certifications de sécurité (ISO 27001 ou similaire)...
• Capacité multi-compagnies, multi-sociétés et multi-devises. Indispensable pour les groupes ayant des filiales dans plusieurs pays.
• Services d'intégration et de mise en correspondance ERP/comptabilité (transformation et normalisation des formats), des tests et un environnement d'approbation.
• SLA et soutien juridique et fiscal pour les changements réglementaires (Verifactu, mises à jour sur Facturae...).

Que propose easyap en termes d'approbation et de conformité ? 

Dans ce cadre juridique de l'approbation des factures, easyap joue un rôle de premier plan. Et ce, parce que notre plateforme :

• Il offre un portail pour l'émission et la réception de factures électroniques qui relie les fournisseurs et les clients sans friction technologique.
• Il est compatible avec le SII et est prêt à être intégré, aussi bien avec les systèmes comptables qu'avec les meilleurs systèmes ERP.
• Fournit des capacités B2G et des processus de facturation structurésavec des solutions destinées aux grandes entreprises qui ont besoin d'une intégration internationale et d'un contrôle centralisé.

Ainsi, easyap combine la connectivité SII, les formats structurés et l'intégration ERP pour réduire les erreurs, accélérer la clôture de la TVA ou atténuer les risques juridiques. 

Comparaison : easyap vs autres fournisseurs 

Il est également vrai qu'il existe sur le marché des fournisseurs ayant une longue expérience, ainsi que des solutions plus orientées vers les PME et les indépendants qui donnent la priorité à la simplicité plutôt qu'à l'intégration avancée. En fait, ce tableau en présente plusieurs, avec des critères intéressants que les directeurs financiers peuvent examiner avant de choisir l'une ou l'autre solution.

Critère / Besoin	easyap	Edicom (exemple de fournisseur EDI)	Solutions pour les PME
Facturae 3.2 / 3.2.2.2 Support	Oui (B2G et B2B structuré).	Oui.	Limitées : beaucoup ne traitent pas les factures structurées ou les signatures XAdES.
Intégration SII	Intégré.	Intégré.	Peut être manquant ou partiel.
Verifactu / SIF	Oui, il s'agit d'un accord pour les environnements d'entreprise ; soutien aux événements et traçabilité.	Un contrôle documentaire et une traçabilité solides.	Ils sont rarement préparés à Verifactu.
Sensibilisation internationale	Oui, avec une connectivité internationale pour le multi-partenariat.	Très fort. Accent mis sur l'international/EDI.	Limitée.
Convient aux grands groupes et aux multinationales	Oui.	Oui.	Non recommandé.
Agréments / certifications	Compatible avec AEAT ; offre des services de numérisation et de validation.	Vaste expérience de l'EDI, de l'intégration et des certifications.	Variables ; vérifier les approbations.

Par conséquent, si vous facturez le secteur public ou si vous devez émettre des factures structurées avec une signature XAdES, donnez la priorité aux fournisseurs ayant une expérience B2G et des tests dans des environnements AEAT, tels qu'easyap.

Exemples d'utilisation et scénarios pour l'approbation des factures

Cependant, afin de mieux comprendre comment se conformer aux logiciels de facturation électronique approuvés, examinons deux exemples ou cas d'utilisation spécifiques :

2. groupe industriel avec 15 filiales en Europe (multi-corporation) :

• ExigenceCentraliser l'émission des factures, intégrer le SII en Espagne et s'adapter aux systèmes nationaux des autres pays.
• Solutioneasyap : utiliser easyap pour centraliser le hub de facturation en Espagne (SII + Facturae) et le combiner avec des connecteurs locaux pour envoyer les factures dans les formats requis par les filiales.
• Résultatmoins d'erreurs dans les écritures de TVA et un rapprochement plus rapide.

2. Entreprise privée facturant une municipalité tous les mois (B2G) :

• ExigencesConformité avec Facturae 3.2 et signature électronique, et intégration avec des portails tels que FACE/PAe.
• SolutionChoisir un prestataire qui gère la signature XAdES et l'envoi direct au format Facturae (easyap le supporte).
• RésultatLe système d'information de la Commission : évite les rejets de formatage et accélère les paiements.

Recommandations pour le choix de votre fournisseur agréé

Pour ce qui est du choix du fournisseur de logiciel agréé, nous vous donnons également un certain nombre de recommandations :

1. Vérifiez la liste des logiciels approuvés par l'AEAT et demandez au fournisseur les documents attestant de l'approbation ou de la conformité.
2. Établissez trois cas de test (par exemple, émission vers l'administration, émission vers l'inter-société avec multidevise, et annulation ou rectification d'une facture) et demandez au fournisseur de les exécuter dans un environnement de test.
3. Valider les accords de niveau de service (SLA) / le soutien dans les fenêtres critiques de comptabilité et de clôture de la TVA.
4. Vérifie tout ce qui concerne le reporting et la traçabilité (journaux, chaîne de hachage, journaux d'événements...).
5. Inclure des clauses contractuelles pour couvrir les adaptations aux changements réglementaires qui pourraient survenir à l'avenir et sans coûts excessifs.

En bref...

Un fournisseur ayant de l'expérience en matière de facturation structurée, de soutien SII et de conformité AEAT minimise les risques et assure la continuité opérationnelle. Dans ce domaine, easyap est parfaitement adapté ; il combine des capacités techniques (formats, intégration avec l'ERP, validations...), une orientation vers l'entreprise et une adaptation juridique. 

Si votre entreprise traite avec des administrations publiques, si vous gérez de gros volumes de factures ou si vous avez besoin d'un modèle multi-entreprises avec une traçabilité complète, easyap est la solution idéale, easyap est la solution idéale : flexibilité et rigueur pour que votre gestion de la facturation soit non seulement certifiée, mais aussi conforme à la législation espagnole actuelle et future. Contactez-nous à sans engagement et nous vous ferons une démonstration.