La factura electrónica es una realidad y no hay industria que no se pueda beneficiar de ella. Así mismo, en el ámbito sanitario ya es un proceso y una herramienta indispensable. De hecho, está instalada en hospitales, clínicas y demás instituciones del sector. Lo cierto es que además de ayudar a cumplir con las leyes fiscales, aporta mejoras empresariales: eficiencia operativa, menos costes administrativos, seguridad de los datos…. En easyap aprovechamos este artículo para detallar todo lo que implica la facturación electrónica en salud, cómo se implementa, las normativas que la regulan y cómo optimizarla para mejorar la gestión financiera.
¿Por qué es importante la facturación electrónica en salud?
La digitalización de los procesos administrativos en salud es mucho más que una simple tendencia. A día de hoy se ha convertido en una necesidad. De hecho, ya avisamos del rol que iba a tener la factura electrónica en el ámbito sanitario y ahora empieza a ser una realidad.
El volumen de transacciones entre prestadores de servicios médicos, aseguradoras y pacientes es enorme. Por lo tanto, en plena era digital, resulta imprescindible contar con un sistema eficiente de facturación. Por concretar, entre las principales razones para adoptar la facturación electrónica en salud, destacamos estas:
- Menos costes. Elimina los gastos en impresión, papel, almacenamiento y envío de documentos físicos.
- Más transparencia y trazabilidad. Ofrece un control detallado de las facturas, lo que reduce errores y fraudes.
- Cumplimiento normativo. Ayuda a cumplir con las regulaciones fiscales de cada país. España, con la llegada de la factura electrónica obligatoria, da fe de ello.
- Automatización y eficiencia. Disminuye la carga administrativa que soportan las empresas del sector y acelera los tiempos de pago.
- Accesibilidad y seguridad. Los documentos se almacenan en la nube con respaldo asegurado y ofrecen acceso a los mismos en tiempo real y desde múltiples dispositivos y lugares.
¿Cómo funciona el proceso de facturación electrónica en el sector salud?
En cuanto al funcionamiento, la facturación electrónica en instituciones de salud sigue un proceso estructurado que garantiza la validez y la seguridad de cada factura o documento.
1. Generación de la factura
- La factura se crea en formato XML, siguiendo el estándar UBL V 2.1.
- En ella se incluyen los datos de facturación que exige la ley. Esto es, emisor, receptor, descripción de los servicios prestados y las cantidades que correspondan.
2. Firma digital
- La factura digital debe contar con una firma electrónica que garantice su autenticidad y su integridad.
3. Asignación de numeración
- Se asigna un número consecutivo autorizado por la entidad fiscal del país.
4. Envío y validación
- La factura se envía al destinatario (hospital, aseguradora, paciente, centro…) y se registra en el sistema fiscal para su validación.
5. Almacenamiento y custodia
- La documentación debe conservarse digitalmente por el período que estipule la normativa en vigor de cada país.
Requisitos para la facturación electrónica en el sector salud
Precisamente, cada país tiene regulaciones propias para la facturación electrónica en instituciones de salud. En este aspecto, España se amolda al marco jurídico que dicta la Unión Europea. No obstante, luego cada nación promulga sus propias regulaciones dentro de ese marco común con sus propios plazos.
Así mismo, en la UE, la facturación electrónica en salud está regulada por la Directiva 2014/55/UE. Esta ley establece el uso obligatorio de formatos electrónicos estándar para las facturas por transacciones con el sector público.
En España, acogiéndonos a esa normativa y a otras leyes nacionales como la Ley Crea y Crece o el propio reglamento de facturación electrónica, todo negocio del sector sanitario debe cumplir los siguientes requisitos:
- Formato Facturae. La factura se debe generar en formato XML Facturae.
- Uso de la Cl@ve Firma o certificado digital. Es necesario para garantizar la autenticidad y la integridad del documento.
- Remisión a FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Este paso es necesario para las operaciones con entidades públicas. De todas formas, si tienes dudas, en easyap te explicamos cómo emitir facturas FACE.
- Almacenamiento seguro. En España, salvo excepciones concretas, ese almacenamiento debe ser de al menos 5 años.
A su vez, otros países como Francia, Italia o Alemania también han implementado sistemas similares para la factura electrónica, y no solo para el sector salud. O sea, que exigen el uso de plataformas oficiales para validar facturas electrónicas. Y en pocos años será una realidad y una obligatoriedad legal para toda la UE.
Por todo ello, las empresas del sector salud en toda Europa tendrán que asegurarse de contar con un sistema de facturación electrónica que permita la interoperabilidad con otros sistemas financieros y contables.
¿Cuándo es obligatorio emitir una factura electrónica en salud?
No obstante, a día de hoy, la obligatoriedad de la facturación electrónica en salud todavía varía entre unos territorios y otros. En España, dentro del sector sanitario, es obligatoria en los siguientes supuestos:
- Hospitales, clínicas y centros médicos que facturen a entidades gubernamentales o a aseguradoras.
- Farmacias y laboratorios que emitan comprobantes electrónicos por la venta de medicamentos y la prestación de servicios.
- Profesionales independientes de la salud que superen ciertos umbrales de ingresos.
- Empresas de suministros médicos que trabajen tanto con el sector público como con el privado.
Aun así, insistimos en que la normativa y la tendencia europea y nacional apuntan a que en muy poco tiempo la factura electrónica sea obligatoria para cualquier transacción.
Consejos para una integración eficiente de la facturación electrónica en instituciones de salud
En lo que respecta a su implementación, la facturación electrónica en salud o en cualquier otro sector no es fácil. Sobre todo, porque implica unos procesos en los que influye la tecnología, así como porque los empleados tienen que adaptarse al cambio.
En easyap sabemos de lo que hablamos, ya que llevamos décadas ayudando a organizaciones de todo tipo a dar el paso. Por eso, para que la implementación de la factura electrónica sea exitosa, te recomendamos:
- Elegir un software compatible con la normativa en vigor.
- Formar al personal administrativo en el uso del sistema de facturación.
- Automatizar la emisión y la recepción de facturas para evitar fallos y retrasos.
- Asegurar la integración con tus sistemas ERP y contables.
- Hacer auditorías periódicas para encontrar posibles errores en el sistema.
- Mantener copias digitales seguras en la nube que garanticen el acceso y el respaldo de la información.
¿Cómo ayuda easyap a optimizar la facturación electrónica en salud?
Además, en easyap no solo te asesoramos. Nosotros mismos desarrollamos soluciones para automatizar la facturación electrónica. Software que optimiza los procesos administrativos de compañías y negocios del sector salud y de cualquier otra industria.
Gracias a que utilizamos la tecnología más avanzada, en easyap tendemos la mano a todo tipo de empresas del ámbito sanitario: hospitales, clínicas, aseguradoras… Con nosotros, podrás:
- Cumplir con las leyes fiscales nacionales e internacionales sin dificultad.
- Integrar la facturación electrónica con tus sistemas contables y ERPs.
- Agilizar la recepción y la validación de facturas.
- Asegurar la información y los datos con el almacenamiento en la nube.
- Abaratar costes operativos y minimizar fallos humanos en el proceso.
Con easyap, cualquier negocio e institución de salud mejora su gestión financiera, acelera sus pagos y se adapta a las leyes que le corresponden.
En resumen, la facturación electrónica en salud mejora la gestión administrativa y financiera de hospitales, clínicas y aseguradoras. Eficiencia, mejoría económica, cumplimiento legal, seguridad de datos… Si quieres dar el paso e implementar una solución potente, segura y eficaz para gestionar la facturación electrónica en tu institución de salud, easyap es la mejor solución. Contáctanos y te lo demostramos.
