Cómo instalar la factura electrónica en tu empresa: guía paso a paso

Si diriges las finanzas de una empresa, sabes bien que instalar la factura electrónica es una obligación legal. Con la Ley Crea y Crece y el reglamento Verifactu, la factura electrónica B2B será obligatoria de forma progresiva a partir de 2026. En esta guía verás, paso a paso, cómo implementar la factura electrónica, cuánto se tarda, qué papel juega el certificado digital y cuáles son las mejores soluciones. 

¿Por qué necesitas instalar la factura electrónica ya?

Antes de entrar en cómo instalar la factura electrónica, hay que enmarcar el “por qué”:

• La Ley Crea y Crece (18/2022) obliga a que las operaciones B2B se realicen con factura electrónica, con plazos más cortos para las grandes empresas. 
• El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos de los sistemas de facturación (Verifactu) y establece que, desde 2025–2026, solo se podrán usar software homologados por la AEAT.
• La factura electrónica debe cumplir unos requisitos formales (formato Facturae u otros XML estructurados, firma, QR, campos obligatorios, etc.).

Esto, para una gran empresa supone:

• Integrar la emisión y recepción de e-facturas con el ERP.
• Conectarse con plataformas externas (FACe, TicketBAI, Peppol, redes privadas, portales de clientes…).
• Asegurar la trazabilidad y conservación de las facturas durante años.
• Homologar el software de facturación.

En otras palabras, además de descargar un programa, estamos ante un proyecto que exige procesos, tecnología y gobierno.

¿Cómo instalar la factura electrónica en una gran empresa? Fases del proyecto

A continuación, tienes un paso a paso completo para la instalación de la factura electrónica (tanto para emisión como para recepción). 

1. Diagnóstico funcional y tecnológico

1. Mapea sistemas: ERPs (SAP, Oracle, Navision/Dynamics, Sage, in-house…) y herramientas satélite (CRM, herramientas de compras, portales de proveedores…).
2. Mapea flujos de facturación. Facturas con y sin pedido, B2B nacional e internacional, B2G (Administraciones Públicas), sociedades, centros de coste, países y monedas.
3. Revisa requisitos legales por país.

Así, obtendrás una matriz de requisitos que te ayudarán a elegir proveedor.

2. Diseño de la solución y arquitectura

• Decide entre modelo SaaS multicliente (easyap, B2Brouter o Edicom…) integrado con tu ERP o un desarrollo propio (poco recomendable por coste y mantenimiento).
• Define formatos de entrada y salida (Facturae, UBL, EDI, XML personalizados, PDF, etc.) 
• Define la estrategia de conexión con FACe, TicketBAI y SII, Peppol y portales de clientes y proveedores.
• Decide el modelo de costes: licencia fija + mantenimiento o pago por uso sin inversión inicial, como con easyap (coste variable por factura procesada). 

En grandes empresas, esta fase dura entre 2 y 4 semanas, si el alcance es multipaís.

3. Selección de proveedor de factura electrónica

En tercer lugar, compara opciones. Esta tabla simplificada te ayudará: 

Proveedor	Ideal para…	Puntos fuertes	Limitaciones
easyap	Empresas medianas y grandes, multinacionales y organizaciones con varios ERPs.	Integración avanzada con ERPs, pago por uso sin inversión inicial, implementación rápida, escalabilidad y soporte especializado.	Exige una definición inicial sólida de procesos en estructuras muy complejas.
Holded	Pymes que buscan una implantación rápida.	Interfaz intuitiva, curva de aprendizaje baja y puesta en marcha inmediata.	No está pensado para multinacionales ni para integraciones complejas.
Declarando	Autónomos y microempresas.	Uso sencillo, enfoque fiscal y bajo coste.	Poco adecuado en entornos corporativos o multi-ERP.
B2Brouter	Empresas y autónomos que necesitan enviar y recibir facturas electrónicas B2G o grandes clientes sin gran personalización.	Planes simples, buena compatibilidad con Facturae y FACe, y conexiones estándar.	Personalización limitada para empresas con procesos complejos.
Edicom	Grandes empresas con operaciones internacionales.	Plataforma global muy consolidada y fuerte en cumplimiento fiscal multipaís.	Proyectos más largos y mayor inversión inicial.

4. Instalación del certificado digital para factura electrónica

Por otro lado, la instalación del certificado digital es esencial, ya que garantiza la autenticidad e integridad de la e-factura. Para eso: 

1. Pide el certificado a una entidad cualificada (FNMT, Camerfirma, ACCV, etc.). 
2. Acredita tu identidad presencialmente (oficina de registro) u online. 
3. Descarga el certificado en el navegador o en un almacén seguro.
4. Instálalo tus sistemas de facturación. Hay soluciones en las que subes el fichero y el sistema firma por ti. En otras, como easyap, puedes firmar con el certificado del emisor o delegar la firma en el certificado del propio portal, lo cual es muy cómodo.
5. Prueba de firma y validación. Envía facturas de prueba a FACe o a entornos de homologación de tus clientes.

5. Integración con ERP y flujos de trabajo

Aquí es donde la instalación de la factura electrónica toca los procesos del día a día:

• Define qué eventos disparan la generación de facturas electrónicas (por ejemplo: contabilización de facturas en SAP).
• Establece las interfaces para la exportación datos de factura desde el ERP al proveedor (ficheros XML/CSV/Excel, web services, conectores específicos…) y los estados (aceptada, rechazada, pagada, etc.).
• Configura reglas de negocio (por país, tipo de cliente, canal de envío…) y workflow de aprobación interno (especialmente en recepción de facturas).

Con easyap, este esquema se simplifica porque easyei se concibe como una capa intermedia entre tu ERP y el mundo exterior. Las facturas se generan en el ERP sin cambiar el proceso actual. Después, se exportan al portal easyei, donde:

1. Se transforman al formato idóneo (Facturae, EDI, UBL, formatos específicos de cliente).
2. Se firman electrónicamente.
3. Se envían por el canal acordado (FACe, Peppol, email, portal de cliente…).

Para la recepción de facturas, easyap unifica canales (papel, email, e-factura) en un único portal con workflow de aprobación e integración posterior con el ERP.

6. Piloto, despliegue y formación

Para concluir con la instalación de la factura electrónica: 

1. Haz un piloto breve con 1–2 sociedades y un grupo reducido de clientes o proveedores. 
2. Haz un despliegue progresivo al resto de sociedades y países.
3. Finalmente, ofrece una formación muy concreta a los equipos de finanzas y sistemas para garantizar que el proceso quede operativo desde el primer día.

¿Cuánto tiempo lleva instalar la factura electrónica?

En cuanto al tiempo, no hay una única respuesta, pero para que tengas una referencia:

• En proyectos simples (una sociedad, un país, sin integraciones complejas…) con soluciones ligeras puedes emitir e-facturas en días u horas.
• En proyectos medianos y grandes (varias sociedades, integración con ERP, conexión con múltiples portales…):
  • Fase de análisis + diseño: 3–6 semanas.
  • Integración técnica y piloto: 4–8 semanas.
  • Roll-out completo: 3–6 meses, según el número de países y sistemas.

Con easyap, hay dos palancas que acortan los plazos:

• Es una plataforma SaaS en la nube, sin inversión inicial en infraestructura ni licencias pesadas.
• El alta en el portal de emisión con certificado digital válido la puedes hacer en menos de tres minutos, lo que te da la posibilidad de iniciar pruebas rápidamente (“short-term implementation”).

Checklist para CFOs: ¿estás listo para instalar la factura electrónica?

Para cerrar, te damos esta lista de tareas que debes revisar y ejecutar. Sirve como guía interna antes de elegir proveedor:

• ¿Sabes en qué países y para qué sociedades necesitas e-factura en los próximos 12–24 meses?
• ¿Conoces los requisitos legales nacionales e internacionales?
• ¿Sabes desde qué sistemas generas las facturas (ERPs, herramientas de pedidos, CRM…)?
• ¿Has definido qué equipos internos liderarán el proyecto (finanzas, TI, fiscal, compras…)?
• ¿Tienes un plan para obtener e instalar certificados digitales de empresa y probar la firma electrónica?
• ¿Quieres un modelo SaaS sin inversión inicial o una plataforma más pesada con proyecto llave en mano?
• ¿Has calculado el ROI esperado en ahorro de tiempo, reducción de errores y mejora de cobros?
• ¿Tienes una hoja de ruta de 3–6 meses para pasar de piloto a despliegue completo?

En ese contexto, easyap es una alternativa muy competitiva. Combinamos experiencia en múltiples sectores y países, un modelo SaaS de pago por uso, una instalación rápida basada en tu ERP y soporte funcional y técnico durante toda la implantación. Si quieres saber más sobre cómo instalar la factura electrónica en tu empresa y quieres reducir riesgos, contáctanos.