Garantizar la eficiencia operativa y el cumplimiento legal son las dos máximas de los directores financieros. En ese contexto, la factura electrónica tiene un rol clave, ya que además de sustituir al documento en papel, está transformando profundamente la gestión financiera de las empresas. Por eso, queremos darte una visión detallada de cómo funcionan las facturas electrónicas, así como su marco legal en España y cómo soluciones como easyap te facilitan su implementación.
Para empezar, ¿qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que cumple los mismos requisitos legales que una factura en papel, pero que se emite y recibe en formato electrónico. Su validez está respaldada por leyes que aseguran su autenticidad y su integridad.
Así mismo, este tipo de documentos presentan características propias, como son:
- Formato electrónico. Se generan y se transmiten digitalmente.
- Autenticidad. Garantizan la identidad del emisor con la firma electrónica.
- Integridad. Aseguran que el contenido no ha sido alterado desde que se ha emitido la factura.
- Legibilidad. El documento debe ser comprensible tanto por humanos como por sistemas informáticos.
De hecho, estos cuatro rasgos son los pilares sobre los que se basan esas leyes concretas a las que hacíamos referencias.
¿Cómo funciona la factura electrónica paso a paso?
No obstante, ahora vamos a entrar en lo más relevante de este artículo. Es decir, en el funcionamiento de las facturas electrónicas. En concreto, el proceso consta de cinco pasos que vamos a explicar con un ejemplo.
1. Generación de la factura
En primer lugar, el emisor crea la factura con un software de facturación que cumple con los estándares legales. Este documento incluye todos los datos de facturación obligatorios: identificación del emisor y receptor, descripción de bienes o servicios, importe, impuestos aplicables, etc.
- Ejemplo: la empresa TechSoluciones S.A. vende un software a Innovatech S.L. por 5.000 €. Usa su programa de facturación para generar la factura electrónica en formato XML con el NIF, la descripción, el importe, IVA…
2. Firma electrónica
Con el documento completo y para garantizar la autenticidad e integridad, la factura se firma digitalmente. ¿Cómo? Con un certificado reconocido. De esta manera, se asegura que la factura no ha sido modificada y que procede del emisor legítimo.
- Ejemplo: TechSoluciones S.A. firma electrónicamente con su certificado digital reconocido para asegurar la autenticidad e integridad del documento.
3. Transmisión al receptor
Después, la factura se envía al destinatario a través de medios electrónicos seguros. Actualmente, el correo electrónico sigue siendo válido, pero hay plataformas de intercambio electrónico de datos (EDI) o portales que dan un servicio mucho más cómodo y unificado.
- Ejemplo: la factura firmada se envía a Innovatech S.L. por una EDI de manera segura y eficiente.
4. Recepción y validación
A partir de ahí, el receptor verifica la firma electrónica y valida que la factura cumple con los requisitos legales y contractuales. Una vez validada, se aloja en los sistemas contables y de gestión.
- Ejemplo: Innovatech S.L. recibe la factura y su sistema la valida automáticamente, verificando la firma electrónica y comprobando que cumple con los requisitos.
- Almacenamiento y conservación
Por último, queda un último paso o aspecto a tener en cuenta. Y es que ambas partes deben conservar las facturas electrónicas durante el período legal que establezca cada país o territorio. Y no solo eso, sino que deben garantizar su accesibilidad y legibilidad para posibles inspecciones, consultas o auditorías.
- Ejemplo: las dos empresas almacenan la factura en sus respectivos sistemas de gestión documental, conservándolas durante el período legal (entre 4 y 6 años en España, desde la declaración de impuestos de cada año fiscal).
A su vez, este proceso o funcionamiento es aplicable a cualquier tipo de factura. En este sentido, tenemos que señalar que existen dos tipos de facturas electrónicas:
| Tipo de factura | Descripción |
| Formato estructurado | Contiene datos en formatos como XML, lo que permite su procesamiento automático por sistemas. |
| Formato no estructurado | Generalmente en PDF o imagen, pero necesitan intervención manual para su procesamiento. |
Normativa legal en España sobre cómo funcionan estas facturas
Por otro lado, la factura electrónica en España está regulada por varias normativas. Leyes concretas que establecen su uso y requisitos:
- Real Decreto 1619/2012. Regula las obligaciones de facturación, incluyendo las que son relativas a las facturas electrónicas.
- Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece). Establece la obligatoriedad de la factura online en todas las relaciones comerciales B2B. O sea, entre empresas.
- Ley 11/2021 (Ley Antifraude). Impulsa el uso de sistemas de facturación compatibles con la plataforma Verifactu. Además, prohíbe los llamados software de doble uso.
Plazos de implementación
Al mismo tiempo, estas leyes que se han ido aprobando en los últimos años han instaurado (o van a hacerlo) la factura electrónica obligatoria en nuestro país. Pero, ¿desde o a partir de cuándo?
- Empresas con una facturación superior a 8 millones €. Presumiblemente, empezarán a facturar electrónicamente en 2026. La ley fija un plazo de un año desde la publicación del reglamento de facturación electrónica. Por lo tanto, la fecha exacta dependerá de cuándo se apruebe dicho reglamento. Si, por ejemplo, se publica en 2025, será efectivo en 2026.
- Resto de empresas y autónomos. Por la misma razón, todo apunta a que la obligación será efectiva en 2026, aunque, igualmente, todo dependerá del desarrollo del reglamento.
¿Por qué es obligatoria la factura electrónica en España?
El caso es que la implementación obligatoria de la factura electrónica tiene tres claros objetivos:
- Reducir la morosidad. La facturación online facilita el seguimiento y el control de pagos, tanto a las propias empresas como a la Administración Pública.
- Combatir el fraude fiscal. Precisamente, al aumentar la transparencia en las transacciones por esa visibilidad y seguimiento, se lucha contra el fraude fiscal.
- Fomentar la digitalización. Con este funcionamiento de las facturas electrónicas se impulsa la modernización de todo el tejido empresarial.
¿Y a nivel internacional como se ha adoptado la factura electrónica
En todo caso, España no es el primer país que instaura estas medidas. De hecho, ya hay varios países que han implementado la factura electrónica obligatoria. Vemos varios casos:
- Italia, que con FatturaPA ha reducido el fraude fiscal en un 17% tras su implementación.
- Francia, que ya la ha instaurado como obligatoria en todas las transacciones B2B.
- Alemania, que este año ya está inmersa en su aplicación total.
Incluso, en Latinoamérica hay países como México, Chile y Colombia que están adoptando sistemas similares para su facturación electrónica.
Cómo easyap facilita la facturación electrónica
En este punto aparecemos nosotros: easyap. Nuestras soluciones a medida te ayudan a controlar el funcionamiento de tu facturación electrónica de principio a fin. Además, nos adaptamos a las necesidades de cada empresa para ofrecer:
- Cumplimiento legal integral. Actualizaciones constantes para alinearnos con las regulaciones locales e internacionales de cada cliente.
- Escalabilidad y personalización. Nuestras soluciones se adaptan al tamaño y sector de cada empresa.
- Soporte técnico. Te damos asistencia continua para resolver dudas y optimizar el uso del software.
- Integración con sistemas existentes. Nos integramos con los principales ERP, CRM y demás herramientas empresariales.
- Contabilización automática. Automatizamos el registro contable de todas tus facturas, lo que reduce y elimina errores y, por ende, mejora la eficiencia operativa.
- Multidispositivo y despliegue flexible. Puedes acceder al software desde diferentes dispositivos, ya que trabajamos en la nube.
Por todo ello, la transición hacia la factura electrónica es un paso necesario para las empresas que quieren eficiencia, cumplimiento y sostenibilidad. Así que comprender cómo funcionan las facturas electrónicas y contar con soluciones como las de easyap marcará la diferencia en la gestión financiera y operativa de cualquier organización. Si quieres saber más, solo tienes que contactarnos.
