La digitalización ha traído muchos beneficios a las empresas, pero también nuevas regulaciones y límites. Una de ellas es la EN 16931, un estándar europeo para la factura electrónica que trata de mejorar la interoperabilidad, la eficiencia y la transparencia en transacciones entre entidades públicas y privadas. Por ende, afecta a la emisión de facturas electrónicas y su papel es vital si operas en entornos B2G y, cada vez más, en B2B. Te explicamos qué es la EN 16931 y qué ventajas tiene.
¿Qué es la norma EN 16931?
Para empezar, la norma EN 16931 es una especificación técnica desarrollada por el Comité Europeo de Normalización (CEN). En concreto, define el modelo de los datos semántico de la factura electrónica.
En cuanto a su origen, fue adoptada oficialmente por la Unión Europea en 2017 y tiene como objetivo establecer un formato común para las facturas que se emiten y reciben entre empresas y administraciones públicas dentro del Espacio Económico Europeo (EEE).
Asimismo, entre las principales características de la EN 16931, destacaríamos que:
- Es una norma armonizada a nivel europeo.
- Define un modelo de datos semántico, no un formato específico. Por lo tanto, se puede implementar en diferentes lenguajes de marcado como son UBL (Universal Business Language) o CII (Cross Industry Invoice).
- Está diseñada para garantizar la interoperabilidad entre los sistemas de facturación.
- Es compatible con redes de intercambio como Peppol, lo que facilita enormemente el tráfico de facturas a nivel internacional.
Marco legal: normativa europea de facturación electrónica
A su vez, la EN 16931 está respaldada por la Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo. Una directiva que obliga a las administraciones públicas de todos los Estados miembros a aceptar facturas electrónicas conforme a esta norma.
En España, donde también tiene su marco legal, la directiva se transpone mediante la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.
Por su parte, la norma EN 16931 fija una serie de obligaciones legales derivadas, entre las que llaman la atención las siguientes:
- Las administraciones públicas están obligadas a aceptar facturas en formato electrónico.
- Las empresas proveedoras del sector público deben emitir facturas que cumplan con esta normativa.
Lo cierto, o el resultado más palpable, es que esta situación ha acelerado la necesidad de adaptación tecnológica y la transformación digital en el tejido empresarial. Sobre todo, en empresas que trabajan o en las que desean trabajar con el sector público y que operan en entornos internacionales.
Niveles de cumplimiento de la norma EN 16931
En cuanto al cumplimiento de la EN 16931, se puede entender desde diferentes niveles. Para eso, hay que tener en cuenta la madurez tecnológica y los requerimientos del entorno de cada negocio:
1. Cumplimiento básico
- Utilización de un formato estructurado como UBL o CII.
- Inclusión de los elementos semánticos obligatorios que define la norma.
- Generación de facturas compatibles con el modelo de datos común europeo.
2. Cumplimiento intermedio
- Incorporación de elementos opcionales para mejorar la información que contiene cada factura.
- Capacidad de validación automática mediante herramientas de verificación de sintaxis.
- Integración parcial con redes como la ya citada Peppol.
3. Cumplimiento avanzado
- Automatización total del ciclo de facturación:
- Integración completa con sistemas ERP y otras plataformas.
- Capacidad para gestionar grandes volúmenes de facturas con trazabilidad.
| Cumplimiento | Formato estructurado | Validación automática | Integración Peppol | Automatización ERP |
| Básico | Sí | No | No | No |
| Intermedio | Sí | Sí | Parcial | Parcial |
| Avanzado | Sí | Sí | Completa | Completa |
Cómo se aplica la norma EN 16931: procesos y condiciones
En todo caso, a la hora de cumplir la EN 16931 e implementar un software que se amolde a ella, hay que seguir un proceso y dar una serie de pasos con el que garantizar el cumplimiento efectivo de la norma. Así que el paso a paso sería:
1. Diagnóstico inicial
- Evalúa tu sistema de facturación actual.
- Identifica la compatibilidad con los formatos oficiales.
- Analiza la capacidad de interoperabilidad de tu software.
2. Selección del proveedor de software
- Escoge una solución que te asegure un cumplimiento pleno de las normativas europeas de facturación en general y con la EN 16931 en particular.
- Valora funcionalidades como la automatización, la integración con ERPs, las actualizaciones legales y, por supuesto, el soporte.
3. Adaptación de procesos internos
- Forma al personal administrativo y financiero en el manejo de la solución que escojas y haz que conozcan y entiendan la propia normativa.
- Redefine los flujos de trabajo contables en función de lo que te ofrece tu sistema.
4. Pruebas y validación
- Primero, genera tus facturas electrónicas en un entorno de pruebas.
- Después, valídalas en distintas plataformas de certificación (como la herramienta EU eInvoicing) para comprobar que son correctas y cumplen con el estándar.
5. Despliegue definitivo
- Con el paso anterior bien, toca activar el sistema en el entorno real.
- Haz un seguimiento y una monitorización continua para garantizar la actualización normativa.
Ventajas de adoptar la norma EN 16931
Como venimos diciendo desde el principio, adoptar esta normativa no solo es una cuestión legal. También supone una oportunidad estratégica para mejorar la eficiencia en todo el ámbito empresarial.
Justamente, los mayores beneficios (operativos, tecnológicos, legales y fiscales) que aporta el implementar un software acorde a la EN 16931 son:
- Menos errores en la emisión y recepción de facturas.
- Ahorro de costes en papel, envíos y gestión documental.
- Más agilidad en los pagos y un menor plazo medio de cobro.
- Cumplimiento legal europeo y nacional.
- Facilita la auditoría y el control fiscal gracias al estandarizado semántico.
- Interoperabilidad con sistemas europeos.
- Integración con sistemas ERP y plataformas de contabilidad.
- Mejora la trazabilidad y seguridad de la información financiera.
Casos prácticos
Para entender mejor qué supone la norma EN 16931 y qué impacto real tiene, pongamos dos ejemplos concretos:
- Una empresa que exporta bienes a Alemania puede emitir facturas directamente en formato UBL y sin tener que hacer adaptaciones locales.
- Un proveedor que trabaja con la administración pública española puede automatizar la generación de facturas cumpliendo con FACe a través de Peppol.
¿Es easyap compatible con la norma EN 16931?
Es en este punto donde hay que mencionar a easyap. En un entorno legal tan exigente y cambiante, contar con un proveedor tecnológico que te garantice la conformidad con los estándares europeos es fundamental.
Nosotros te ofrecemos una solución de facturación electrónica que es 100% compatible con la norma EN 16931. Al mismo tiempo, está pensada para cubrir tanto las necesidades legales como las carencias operativas que tengas. Sin ir más lejos:
- Emites y recibes de facturas en formatos UBL y CII.
- Se integra con otros sistemas, así como con la red Peppol, lo cual es ideal si operas a nivel internacional y transfronterizo.
- Valida automáticamente el contenido semántico conforme a la norma.
- Automatizas completamente el ciclo de cuentas a pagar y cuentas a cobrar.
- Archivas digital y según la ley todas tus facturas y documentos.
Y todo esto sin entrar en detalles ni en sectores o volúmenes concretos, ya que son “solo” beneficios generales de easyap. Por lo tanto, si tu empresa quiere cumplir con las normativas europeas para la facturación y ganar en eficiencia, somos la solución.
Por resumir, la norma EN 16931 es mucho más que un requisito legal: es un catalizador para la transformación digital de los procesos financieros. Su adopción permite a las empresas mejorar su competitividad, adaptarse al nuevo entorno digital y crear relaciones comerciales más fluidas y seguras en toda Europa.
Ahí tener la ayuda de una herramienta como easyap, que cumple con los estándares y optimiza procesos contables y financieros, es vital. Contáctanos y descubre más.
