Lorsqu'une entreprise commence à se développer et à augmenter son chiffre d'affaires, une attention particulière est accordée à l'adaptation de la production et du service à la clientèle à cette demande accrue. Souvent, cependant, l'évolution du service des comptes fournisseurs de l'entreprise ne fait pas l'objet d'une attention suffisante au cours du processus d'établissement des comptes fournisseurs, et la stratégie se limite à augmenter le nombre d'employés dans le service des comptes fournisseurs.
Processus de comptabilité fournisseurs
Mais à mesure que le volume des factures augmente, et en raison de la taille de la structure du personnel qui doit gérer, valider et exécuter les différentes étapes du processus, la complexité peut devenir le pire ennemi des professionnels de la comptabilité fournisseurs et, par extension, du reste de l'entreprise. C'est pourquoi un processus de comptabilité fournisseurs organisé et optimisé peut être un allié de taille pour toute entreprise.
"Moins, c'est plus", et dans le domaine de l'AP, la simplicité et la clarté sont essentielles pour que tout se passe bien.
Processus de comptabilité fournisseurs : 4 étapes vers la simplicité
Il existe un ensemble de concepts qui doivent être présents à tout moment dans la comptabilité fournisseurs au quotidien, et une fois qu'ils seront opérationnels et stabilisés dans un cycle permanent et constant, l'ensemble du service des comptes fournisseurs bénéficiera d'un processus plus propre et plus efficace.
1. définir les objectifs
En partant des objectifs de base et en approfondissant la conception de la manière dont vous souhaitez que le processus de comptabilité fournisseurs se déroule, cette étape est fondamentale pour le reste des mesures à prendre. Il est bon de faire appel à des spécialistes dans ce domaine, et il ne faut pas oublier qu'il s'agit de quelque chose de dynamique, qui sera modifié et adapté au fil du temps en vue d'une amélioration constante.
2. identifier les données clés
La capacité à mesurer et à extraire des informations sur ce qui se passe dans le processus de comptabilité fournisseurs est l'un des points forts de ce processus. Simplifier la collecte de ces données et les réduire à deux ou trois variables clés, en leur donnant un contexte ou en leur attribuant des valeurs cibles, sera le moyen de faire comprendre aux chefs de service la direction dans laquelle toutes leurs actions doivent être orientées.
3. Automatisation des processus
Les entreprises ignorent encore largement les avantages de l'automatisation des processus AP, mais celles qui ont déjà intégré des systèmes qui résolvent les flux de travail en quelques secondes, alors qu'il fallait auparavant plus d'une semaine pour le faire manuellement, comprennent l'avantage concurrentiel de l'adoption de l'automatisation pour améliorer les performances du département.
4. Contrôle
Disposer du bon outil de comptabilité fournisseurs, qui permet d'agir sur les variables principales de chaque processus de comptabilité fournisseurs et qui résout automatiquement la complexité découlant des relations entre ces variables, est la véritable valeur future que l'entreprise doit rechercher en vue d'améliorer les tâches du service de comptabilité fournisseurs.
Ces quatre étapes clôturent un cycle qui doit régir toutes les procédures du département PA, de manière périodique et continue. Lorsque vous souhaitez ajuster un facteur ou mettre en œuvre une amélioration, vous devez les intégrer dans ce cycle, et non en parallèle. Il doit être configuré au cœur de l'automatisation, même si cela implique un effort ou des heures d'immobilisation technique. Mais le fait d'avoir tout intégré vous permettra de poursuivre un processus simple et agile dans le département. L'ajout de procédures parallèles et de correctifs aux processus ajoute de la complexité et entraîne une perte d'efficacité, qui est si précieuse dans les entreprises d'aujourd'hui.
