Faire passer l'analogique au numérique. C'est ce que nous faisons, dans une certaine mesure, chez easyap. Mais surtout, et c'est bien plus important, c'est à cela que vous devriez consacrer vos efforts en tant que gestionnaire ou propriétaire d'entreprise. L'administration publique est déjà numérique et encourage l'ensemble du monde des affaires à l'être. C'est pourquoi nombre de vos concurrents sont probablement déjà numériques eux aussi. Et dans tout ce processus, il y a ce qu'on appelle la la numérisation certifiée. En quoi consiste-t-elle exactement ? Comment fonctionne-t-elle ? Qui peut la mettre en œuvre dans votre entreprise ? Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquemment posées sur ce concept.
Qu'est-ce que la numérisation certifiée ?
Commençons par répondre à la question fondamentale et initiale qui sous-tend le sujet : qu'est-ce que la numérisation certifiée ? Il s'agit du processus par lequel un document numérique acquiert une validité juridique aux yeux de n'importe quel organisme.
Parallèlement, dans le cas des entreprises, la numérisation certifiée des documents doit être effectuée conformément aux normes établies par l'autorité fiscale correspondante. Mais pour cela, il est nécessaire de disposer d'un logiciel de numérisation de fichiers homologué pour répondre à la législation.
En termes de facturation en ligne la numérisation certifiée est la plus utile, car elle donne un statut officiel à toute facture émise et reçue dans un système, sans qu'il soit nécessaire de la gérer sur papier, avec tout ce que cela implique.
En même temps, l'e-digitalisation dépasse également le cadre des entreprises. En effet, en tant que particulier, vous avez certainement déjà été confronté à des procédures bureaucratiques au cours desquelles on vous demande votre carte d'identité électronique ou une signature numérique. En d'autres termes, ce qui se faisait auparavant en signant avec un stylo dans un bureau se fait désormais numériquement et de n'importe où.
Dans quels cas un scan certifié est-il utilisé ?
Comme indiqué plus haut, il est de plus en plus fréquent de voir des entreprises et des particuliers utiliser des certifications numériques. Qu'il s'agisse de la carte d'identité électronique ou de la signature numérique pour les démarches personnelles, ou encore des logiciels d'entreprise qui gèrent la la numérisation certifiée de documents et des fichiers, comme c'est le cas de la solution d'easyap.
De même, en tant que personne morale ou représentant d'une entreprise, il est très fréquent que vous deviez présenter des certifications numériques pour des procédures courantes telles que les suivantes
- Signature de documents officiels avec l'administration publique.
- Déclaration et règlement des impôts.
- Dépôt de plaintes ou recours de quelque nature que ce soit.
- Pour donner une validité juridique aux factures que vous devez présenter ou qui sont demandées par un organisme public.
Il est également courant aujourd'hui de devoir utiliser des certifications numériques pour certaines procédures bureaucratiques personnelles, telles que le contrôle des amendes de la circulation, le recensement, le recensement, etc. comme les amendes pour infraction au code de la route, le recensement, le recensement, etc.
Un certificat numérique a-t-il la même valeur qu'un certificat physique ?
En ce qui concerne la validité juridique, la numérisation des certificats offre toutes les garanties, pour autant que vous l'appliquiez correctement dans votre entreprise. En d'autres termes, faites confiance à des entreprises qui savent vous proposer des logiciels répondant aux normes de base et nécessaires. En ce sens, le système easyap s'adapte aux exigences fiscales de la zone géographique dans laquelle votre entreprise opère.
Avec notre solution la numérisation certifiée de vos factures et documents sera toujours adaptée à la législation correspondante. En outre, le processus de numérisation de vos factures ne se limite pas à "transférer" au format électronique ce que vous aviez auparavant sur papier et dans des dossiers physiques. La valeur juridique est donc la même, la valeur juridique est la même, pour autant que, comme nous le disons, ces fichiers numériques soient conformes aux normes établies par chaque organisme public compétent.
Quels sont les avantages de la numérisation certifiée des factures et des documents ?
Une autre raison pour laquelle nous recommandons la numérisation certifiée des archives est qu'elle offre de nombreux avantages. La numérisation numérisation certifiée de factures et d'autres types de documents d'entreprise présente une longue liste d'avantages qui peuvent vous être utiles (et pas seulement sur le plan bureaucratique) :
- Optimisation des équipements et des ressources humaines dédiés aux processus de facturation et de taxation, qui peuvent se consacrer à d'autres tâches.
- Il s'agit d'une une économie de coûts pour l'entrepriseElle élimine les coûts de papier et d'impression, par exemple, ou les coûts liés aux dossiers, aux classeurs, etc.
- Il s'agit également d'une l'automatisation d'un processus d'entrepriseCela signifie un traitement plus efficace des questions courantes telles que les déductions de TVA. L'entreprise devient ainsi plus rentable.
- Les économies d'espace de stockage sont considérables. Les économies d'espace de stockage sont considérables, puisque le logiciel stocke toutes les factures et tous les documents et qu'il n'est pas nécessaire de disposer de grands bureaux ou d'étagères.
- Les informations sur la facturation et la fiscalité sont beaucoup mieux organisées et plus accessibles. Les informations sur la facturation et la fiscalité sont beaucoup mieux organisées et plus accessibles. et sont plus accessibles aux équipes ou aux personnes que vous autorisez.
- Cela signifie une réduction de l'impact environnemental et est conforme à la norme ISO14001.
Cela signifie un gain considérable sur deux aspects essentiels à la survie de toute entreprise : le temps et l'argent.
La numérisation de documents ou de factures est-elle la même chose que la numérisation certifiée de documents ?
Absolument pas. En effet, la nuance du mot "certifié" est essentielle pour répondre à cette question. En pleine transformation numérique il est essentiel d'utiliser des systèmes électroniques pour tout processus d'entreprise. Qu'il s'agisse de facturation ou autre, la numérisation des documents et des processus présente de multiples avantages. Cependant, ce n'est pas parce que vous numérisez vos documents qu'ils sont certifiés.
Pour la numérisation des documents, il suffit d'avoir un logiciel qui le fait.. C'est-à-dire un programme qui permet de transformer un document, une image ou un fichier physique en n'importe quel format numérique. Cependant, n'importe quel document n'est pas valable à des fins fiscales. Cette certification est établie par un organisme de l'administration compétent à cet effet. à cet effet. Ainsi, la numérisation certifiée d'un document désigne non seulement le fait de disposer du fichier au format numérique, mais aussi le fait qu'il est conforme aux exigences légales.
Expiration des documents certifiés numériquement
Une autre question importante et différenciatrice est la durée de la validité juridique. Dans le cas de factures ou d'autres types de documents que vous certifiez numériquement, ceux-ci doivent en même temps être conservés sur papier pendant 5 ans, doivent également être conservés sur papier pendant 5 ans. Ils serviront ainsi de preuve de leur validité juridique en cas de contrôle.
En revanche, si vous utilisez un logiciel tel qu'easyap, vous utilisez déjà un système qui comprend la numérisation certifiée de factures et de documents adaptés aux normes légales correspondantes. Vous pourrez donc détruire des documents, des factures ou des dossiers en vous pourrez détruire des documents papier, des factures ou des dossiers instantanément, puisque toutes vos informations seront parfaitement enregistrées dans le système.
Qui est responsable de la certification ?
Cette question est un peu plus ambiguë. C'est l'autorité fiscale compétente qui effectue les certifications et vérifie la validité juridique d'un document ou d'un dossier. Ainsi, en Espagne, c'est l AEAT (agence fiscale) qui détermine comment et quels documents sont certifiés numériquement en fonction de ses critères.
En ce sens, pour demander une certification numérique, il sera nécessaire de la demander à cet organisme public. Toutefois, il faudra passer par l'institution qui les émet, à savoir la Monnaie nationale (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre)..
À leur tour, les organes régionaux compétents, lorsqu'ils existent, ont également leur mot à dire en matière de fiscalité et d'imposition. Il s'agit par exemple des communautés autonomes qui disposent de leur propre régime fiscal, comme le Pays basque avec son populaire TicketBAI.
Cependant, la meilleure façon et la plus pratique pour votre entreprise est de mettre en place un système tel qu'easyap. Nous développons et mettons en œuvre nos logiciels depuis plus de vingt ans. Notre logiciel est adapté aux exigences légales de chaque territoire et de chaque marché. De plus, avec easyap, vous pouvez oublier la date d'expiration d'une certification que vous avez faite il y a 3, 4 ou 5 ans pour un document.
Quel est le coût de la numérisation certifiée ?
Il est difficile d'établir le coût de la numérisation certifiée de toute la documentation d'une entreprise. coût de la numérisation certifiée de toute la documentation d'une entreprise. Il dépend de plusieurs facteurs : l'entreprise spécialisée à laquelle vous faites appel pour réaliser ce processus, son mode de fonctionnement, les solutions qu'elle propose, les autres applications qu'elle peut inclure, etc.
Ce que nous pouvons faire, c'est vous expliquer combien coûte la numérisation certifiée de votre entreprise avec easyap. le coût de la numérisation certifiée de votre entreprise avec easyap. A cet égard, ce que nos clients soulignent le plus en termes de prix, ce sont ces deux aspects :
- Votre facturation passe d'un coût fixe à un coût variable.. Nous facturons chaque facture que vous traitez avec notre système. Nous proposons donc une solution qui s'adapte à tout type d'entreprise et de volume d'affaires.
- Contrairement à d'autres entreprises du secteur, chez easyap nous ne facturons pas de frais d'installation initiaux.
En outre, et pour conclure, nous aimerions que vous sachiez que le processus de mise en œuvre du logiciel dans votre entreprise est inférieur à une semaine. Le processus d'implémentation du logiciel dans votre entreprise est de moins d'une semaine. En d'autres termes, vous pourrez commencer la numérisation certifiée de vos factures et documents en quelques jours seulement. Alors n'hésitez pas et contactez-nous dès que possible pour franchir une nouvelle étape dans la nécessaire transformation numérique.
