La transformation numérique ne devrait plus être une option pour les entreprises du 21e siècle, mais une réalité. Cependant, la transformation ne consiste pas seulement à disposer de la meilleure technologie, mais aussi à opérer des changements qui favorisent de nouvelles façons de faire les choses, comme le processus de comptabilité fournisseurs.
Les processus qui ne sont pas alignés sur l'objectif principal de l'entreprise et les tâches qui n'apportent pas de valeur ajoutée sont susceptibles d'être délégués à des tiers spécialisés.
L'un des processus répondant à cette définition est, entre autres, le processus de comptabilité fournisseurs. processus de comptabilité fournisseursIl est également bien connu que les tâches de traitement(réception des factures, affectation à la personne responsable, résolution des incidents, codification, mise en forme, classement, etc.) et de comptabilisation des factures fournisseurs nécessitent un volume important de personnel administratif, puisqu'en moyenne une ressource est employée pour 10.000 factures.
Externalisation du processus de comptabilité fournisseurs
Aux États-Unis, 96% des entreprises du Top 100 ont externalisé tout ou partie de leur processus AP*, alors qu'en Espagne, seules 17% des entreprises de l'IBEX 35 ont externalisé certaines tâches du processus de facturation des fournisseurs. Quelle en est la raison ? Notre expérience de plus de 16 ans en matière d'externalisation de ce processus nous a permis d'identifier une raison principale pour laquelle les directeurs financiers conservent au sein de la structure du service comptable du personnel chargé de la comptabilisation des factures fournisseurs: "Mes factures sont très compliquées, qui mieux que moi va savoir comment les comptabiliser ? En revanche, lorsque nous voulons envoyer des documents, confidentiels ou non, à des clients ou à des délégations, par exemple, nous ne nous demandons jamais comment le faire en interne. Nous faisons appel à une société de courrier agréée avec laquelle nous avons des accords de prix et des délais de livraison garantis.
Le processus de comptabilité fournisseurs et le cycle de vie de l'ERP
D'autre part, les entreprises changent leur ERP, en moyenne tous les 8 ans, et l'une des tâches les plus chronophages dans l'analyse de l'adaptation au nouveau système est le processus d'achat et de facturation des fournisseurs ou comptes fournisseurs (AP), qui représente plus de 18% du temps de mise en œuvre. C'est trop de temps passé à adapter un processus manuel et imparfait au nouveau système. En outre, les fabricants d'ERP de première génération n'accordent pas encore suffisamment d'attention au processus d'enregistrement des factures entrantes et, dans de nombreux cas, ne disposent pas de technologies telles que la la facturation électronique o la numérisation certifiéeLorsqu'ils en disposent, elles nécessitent des développements supplémentaires et sont le fruit d'une collaboration avec des entreprises tierces, et ce à des coûts qui les rendent difficiles à acquérir pour de nombreuses entreprises.
Générer de la valeur dans le processus de comptabilité fournisseurs
Chez easyap, grâce à notre haut degré de spécialisation, nous nous engageons à optimiser l'ensemble du processus de facturation des fournisseurs (PA). Externaliser l'ensemble du processus (pas les tâches partielles telles que la numérisation ou la saisie de données), en s'assurant que le coût par facture est connu à l'avance, avec la garantie du temps de publication, quel que soit le volume ou la saisonnalité de l'entreprise, et tout cela SANS avoir besoin d'investir.
L'utilisation de technologies telles que la facture électronique, Invoice Workflow et les mécanismes de comptabilisation automatique pour la comptabilisation des factures des fournisseurs, entièrement intégrés à l'ERP, confèrent une certaine solidité au processus. L'automatisation des tâches de rapprochement (rapprochement des factures avec les commandes et/ou les reçus) et de codification (attribution des comptes et critères analytiques) favorise l'augmentation de la productivité.
En outre, l'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs de manière spécialisée et externalisée réduit considérablement les délais de mise en œuvre de l'ERP (et les coûts associés), qui passent de plus de 18 % du temps moyen de mise en œuvre à 2 %-3 %.
Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider à transformer et à optimiser votre processus de comptabilité fournisseurs.
(Source : IAPP International Accounts Payables Professionals)
