Innovation dans l'émission de factures électroniques

Commodité, rapidité, économies.... La vérité est que la numérisation du monde en général a constitué une percée dans tous les domaines de la société. Le monde des affaires ne fait pas exception à la règle. Pour les entreprises, quel que soit leur domaine d'activité, la systématisation et l'automatisation des processus est une aide précieuse, et nous, qui sommes impliqués dans l'innovation en matière d'émission de factures électroniques, pouvons en témoigner. Pour parvenir à un bon système de facturation électronique comme celui que nous proposons, il faut effectuer des recherches, des tests, mesurer les résultats, savoir s'appuyer sur toutes les bonnes choses que le monde numérique a à offrir et, surtout, connaître les besoins réels tant de l'émetteur de la facture que du client qui la reçoit.

Avantages de l'émission de factures électroniques

Papier, stylo, calculatrice et griffonnage sur un cahier pendant des heures au cours desquelles les additions et les soustractions étaient un casse-tête pour tout homme d'affaires, freelance ou contrôleur financier. Sans parler du travail fastidieux consistant à remplir, signer, tamponner et envoyer des montagnes de documents, dont la réception prenait souvent encore plus de temps. Cependant, l'ère numérique est arrivée pour changer ces processus ardus que beaucoup ont endurés.

Nous sommes déjà plongés dans un panorama totalement numérique, et la facturation électronique est une réalité qui a aidé et continue d'aider de nombreuses entreprises à numériser leurs processus. En effet, les progrès réalisés dans le secteur ces dernières années sont très importants et offrent les avantages suivants lors de l'émission d'une facture électronique :

• Un gain de temps considérable, tant au niveau des heures dédiées qu'au niveau du cycle de facturation et d'encaissement. Avec les économies de ressources humaines et matérielles qui en découlent.
• Amélioration des flux de trésorerie ou, en d'autres termes, des flux de liquidités entre les émetteurs et les récepteurs, qui sont beaucoup plus souples.
• Cette agilité favorise une relation plus harmonieuse entre les clients et les fournisseurs.
• L'automatisation des processus grâce à des outils numériques tels que les CRM qui permettent d'économiser encore plus de ressources dans des opérations similaires et récurrentes.
• Sécurité des transferts grâce à une innovation constante dans le secteur.

Cependant, le simple fait de numériser et d'automatiser un processus tel que l'émission d'une facture électronique ne signifie pas que nous l'appliquons correctement pour nos clients. Il est fondamental de savoir comment l'utiliser et profiter de ses avantages, ce que toute entreprise qui commercialise ce type de services doit garder à l'esprit au moment de les concevoir et de les vendre.

Que doit comporter un bon système de facturation électronique aujourd'hui ?

C'est pourquoi un bon système de facturation électronique doit avant tout être centré sur le client, c'est-à-dire qu'il doit rendre le processus d'émission de factures électroniques aussi facile que possible pour l'utilisateur. En d 'autres termes, un système qui rend le processus d'émission de factures électroniques aussi facile que possible pour l'utilisateur, en tenant compte à la fois des implications du processus pour l'entreprise elle-même et pour le processus de notre propre client :

• Adéquation de la facture au bon de commande reçu et/ou aux livraisons effectuées.
• Utilisation de formats juridiquement valables et facilitant en même temps le processus de comptabilisation de la facture pour notre client.
• Adaptation des canaux d'envoi aux besoins de chaque client, FTP (File Transfer Protocol), peppol, email et même dans certains cas papier, etc...
• Intégration électronique des informations jointes à la facture pour faciliter sa validation par notre client.
• Le rapprochement et l'enregistrement de la collection.

En bref, un processus de facturation électronique qui ne tient pas compte des besoins de nos clients aura un degré de mise en œuvre insuffisant et une amélioration productive limitée.

Ce sont les 4 piliers sur lesquels repose un service de facturation électronique. Si l'utilisateur qui sera en charge du processus est pris en compte lors de la planification, un bon système de facturation sera proposé. Aussi numérisé soit-il, il doit être accessible et intuitif pour le client. Sinon, quelles que soient les innovations et les évolutions technologiques mises en œuvre, il finira par être inefficace.

La facturation électronique sécurisée est désormais une réalité

S'adapter ou mourir. Sur le marché actuel, il faut se renouveler en permanence. Pour ce faire, il est essentiel de tester et de rechercher, et le secteur financier ne fait pas exception. L'accent mis ces dernières années sur l'innovation en matière d'émission de factures électroniques, y compris par les gouvernements et les institutions publiques, en est un bon exemple.

L'émission de factures et le transfert d'argent instantané dans un monde globalisé et numérique exigent une étude constante et permanente des améliorations et des avancées en matière de sécurité. Ainsi, l'étude et l'approfondissement constant de l'innovation ont donné naissance à des normes sûres et fiables telles que FACE, UML ou Peppol, le système utilisé pour l'émission de factures électroniques par des administrations gouvernementales de l'envergure de l'Union européenne et des gouvernements qui en font partie, ainsi que par des entreprises privées du secteur, comme c'est le cas d'easyap.

Cependant, compte tenu de la rapidité du secteur financier actuel et de l'évolution du nouveau scénario numérique, il est essentiel d'innover en matière de sécurité des systèmes de facturation électronique et d'importance de l'automatisation des processus... Pourquoi ? Pour la simple raison que dans le monde d'aujourd'hui, que ce soit par dévotion ou par obligation d'opérer avec les clients et les fournisseurs, toutes les entreprises doivent aujourd'hui être numériques ou, directement, elles ne le seront pas.