Nous connaissons tous la réponse à la question : qu'est-ce qui est potentiellement externalisable ? Les processus et les tâches qui n'apportent pas de valeur ajoutée à l'entreprise ou qui ne sont pas alignés sur l'objectif principal de l'entreprise sont susceptibles d'être délégués à des tiers. L'externalisation est une option pour laquelle de plus en plus d'entreprises optent.
Qu'est-ce que l'externalisation ?
Il s'agit du processus par lequel une entreprise ou une institution confie l'exécution d'une partie de ses tâches ou de ses services à une autre entreprise.
Externalisation : processus de comptabilité fournisseurs
L'un des processus répondant à cette définition est, entre autres, le processus de comptabilité fournisseurs. processus de comptabilité fournisseursIl est également bien connu que les tâches de traitement (réception, affectation à la personne responsable, résolution des incidents, codification, conformation, archivage, etc.) et de comptabilisation des factures fournisseurs nécessitent un volume important de personnel administratif, puisqu'en moyenne une ressource est employée pour 10 000 factures.
Dans ce contexte, quelle est la raison fondamentale pour laquelle, aux États-Unis, 100 % des entreprises du Top 100 ont externalisé leur processus AP*, alors qu'en Espagne, seules 17 % des entreprises de l'IBEX 35 ont externalisé certaines tâches du processus de facturation des fournisseurs ?
Externalisation des services comptables
Nos 16 années d'expérience dans l'externalisation de ce processus nous ont permis d'identifier une raison principale pour laquelle les directeurs financiers conservent au sein de la structure du service comptable du personnel chargé de la comptabilisation des factures des fournisseurs: "Mes factures sont très compliquées, qui mieux que moi peut savoir comment les comptabiliser ?
Cette conviction conduit à lancer des projets d'amélioration interne pour automatiser les tâches au fur et à mesure de leur exécution, à entreprendre des projets de numérisation, de facturation électronique, etc... des projets qui finissent par s'éterniser, par nécessiter un investissement élevé, par exiger des ressources informatiques importantes et par ne pas apporter les améliorations attendues en termes de productivité et d'économie. De plus, le processus lui-même, une fois automatisé, devient rapidement obsolète en raison des changements réglementaires et technologiques (évolution des exigences légales en matière de facturation électronique, évolution des logiciels d'ocr, des gestionnaires de documents, évolution de l'erp, etc.)
En revanche, lorsque nous voulons envoyer de la documentation, confidentielle ou non, à des clients ou à des délégations, nous ne nous posons jamais la question de le faire en interne. Nous passons un contrat avec une société de courrier agréée avec laquelle nous avons des accords de prix et des délais de livraison garantis.
Le même schéma d'externalisation est possible pour le processus de facturation des fournisseurs. L'externalisation de l'ensemble du processus, et non de tâches partielles telles que la numérisation ou la saisie de données, est une solution recommandable. Il est possible de connaître le coût à l'avance et d'avoir un délai de publication garanti, quel que soit le volume ou la saisonnalité.
Chez easyap, nous garantissons à nos clients le coût de chacune de leurs factures et le temps de traitement de chacune d'entre elles et nous garantissons que, comme nous ne traitons que des factures, nous sommes l'entreprise qui sait mieux qu'eux comment traiter leurs factures.
*(Source : IAPP International Accounts Payables Professionals)
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